Organisationer repræsenterer de virksomheder, samarbejdspartnere eller enheder, som din virksomhed interagerer med. Ved at registrere og administrere organisationer i webCRM kan du holde styr på vigtige oplysninger som kontaktpersoner, kommunikationshistorik og forretningsmuligheder.

Du kan oprette en ny organisation på flere måder:

1. Klik på det blå plus (+) på listevisningen eller forsiden for at oprette en ny organisation.

2. Udfyld de nødvendige detaljer. Obligatoriske felter er markeret med en rød stjerne.

Hurtigopret-funktionen findes i øverste højre hjørne.

1. Brug hurtigopret til at oprette en organisation, personer og andre entiteter på én gang.

2. Klik på den ønskede entitet, udfyld formularen og gem.

3. Tilføj så mange entiteter du ønsker, og få overblik i højre panel. De vil automatisk være koblet sammen.

Se en kort gennemgang i videoen herunder.

Her får du en generel introduktion til det nye billede på organisationer. Det nye layout er velkendt fra blandt andet Pipeline og Ordrer, samt den nye forside, og kommer derfor også med lignende funktionalitet.

Vi gennemgår alle delene af de opsætningsmuligheder du har herunder:

1. Funktioner

2. Detaljefane

3. Layout panel

4. Listevisning

5. Organisationsinformation (sidepanel)

Øverst til højre kan du se ikoner og knapper, som du kender fra de andre layouts.

I detaljefanen finder du en oversigt over alle entiteter tilknyttet organisationen, såsom personer, ordrer, aktiviteter og pipelines. Skræddersy din detaljefane, så den indeholder præcis det, der er relevant for dig og din virksomhed.

1. Gå til aktioner --> rediger opsætning.

2. Klik på tandhjulet redigér faner.

Du vil nu se et panel med alle dine faner, som består af to typer:

3. Du kan nemt fjerne layout faner ved at klikke på X'et i deres høre side. Ønsker du at tilføje flere layoutsider, kan du klikke "+ Tilføj", navngive den nye layoutside og tryk Tilføj lige under.

4. Nu er layoutfanen tilgængelig til ændring af rækkefølge og opsætning af indhold.

5. Du kan selv bestemme rækkefølgen på dine faner. Brug drag & drop-funktionen til at trække fanerne i den ønskede rækkefølge. Den første fane på listen vil være den, du ser som standard. Det kan derfor være en god idé at placere den fane, du oftest bruger, øverst.

6. Hvis man har aktiveret "Individuel opsætning" på organisationer, kan man både lave en opsætning, der skal gemmes til sig selv og en, der skal gemmes til alle brugere.

Er "Individuel opsætning" deaktiveret, vil du ikke se denne mulighed.

Individuel opsætning aktiveres under konfiguration --> hovedfunktioner (kræver admin rettigheder):

Layoutfanerne er tilgængelige, så du selv kan opbygge dem med det indhold og de paneltyper, du ønsker. Måden at opbygge dem på minder meget om forsider. Få lidt inspiration i artiklen her.

For at redigere opsætningen af organisationskortet:

1. Gå til en vilkårlig organisation, find aktioner og vælg rediger opsætning.

2. Du ankommer nu til opsætningssiden, hvor du her vælger den fane, du vil redigere (se markeringen på billedet herunder) hvor du har to muligheder:

Indsæt paneler

Du kan vælge forskellige typer af paneler til din forside. Du kan kombinere listevisninger af entiteter og informationspaneler på samme fane. Tilpas organisationskortet præcist efter dine behov og præferencer:

4. Vælg et panel og træk det fra højre side til din fane (drag-and-drop).

Når du har indsat et panel i dit layout, skal du konfigurere det. Dette kan gøres direkte efter indsættelse eller ved at trykke på redigering direkte på panelet (blyanten).

I toppen af hvert panel kan du give det et nyt navn. Hvis dette undlades, får det entitetens panelnavn som standard.

Tilføj felter fra organisationen ved at trykke +Tilføj, vælg feltet i listemenuen og husk at trykke Tilføj, når alle felter er på plads.

Tilføj kriterier såsom hvilken status de viste entiteter skal have (åbne, igangværende eller lukkede), sorteringsrækkefølgen osv. I de fleste tilfælde kan du indsætte ekstra felter til visning på den pågældende entitet. Husk at gemme ved at trykke Tilføj.

Primære felter vælges, hvis du ønsker at se feltet uden at skulle klikke for visning.

I eksemplerne herunder har vi opsat nogle forskellige faner med forskellige funktioner (Overblik, KPI og Rediger felter) se resultatet til venstre og opsætningen til højre.

Overblik

KPI

Redigér felter

Listevisninger er den anden type panel, som du kan opsætte på dit organisations-/kundekort: Listevisninger viser de enkelte entiteter i et listeformat, men du har nogle muligheder for at ændre opsætning og filtreringer. For at tilgå opsætningen af disse, skal du gå til den aktuelle entitetsfane, direkte fra organisationens kundekort.

Generelle funktioner for hver entitet som Aktiviteter, Ordrer, Supportsager, Produkter, Varelinjer og Møder fungerer på samme måde. Her er nogle funktioner:

Log viser en historik over alle ændringer og aktiviteter relateret til organisationen.

Dokumenter indeholder alle dokumenter tilknyttet organisationen. Du kan søge i dokumenterne og sortere dem i mapper. Brug drag&drop-funktionen eller klik på "+" for at tilføje nye dokumenter.

E-mails viser alle e-mails relateret til organisationen. Du kan filtrere e-mails efter type og søge efter specifikke e-mails.

Hvis man har aktiveret "Individuel opsætning" på organisationer, kan man både lave en opsætning, der skal gemmes til sig selv og en, der skal gemmes til alle brugere.

Ellers vil du ikke se denne mulighed.

Individuel opsætning aktiveres under konfiguration --> hovedfunktioner (kræver admin rettigheder):

Til højre på organisationskortet har du organisationsinformation, som er placeret i sidebaren. Sidebaren er ikke så fleksibel som de andre opsætninger, og du kan kun sætte én sidebar op, som gælder for alle faner på organisationer.

1. Gå til en vilkårlig organisation, find aktioner og vælg rediger opsætning.

Når du kommer ind på den første layoutside på din fane, vil organisationsinformationerne være placeret i sidebaren længst til højre. Uanset hvad du gør, er dette panel altid en fast og standard del af sidebaren.

1. Aktivér/deaktivér sociale links ved at åbne redigeringen af panelet "Organisation".

2. Indsæt nye paneler ved at finde dem, der er til rådighed på panellisten til højre. Vælg og træk panelet ind på den ønskede placering i sidebaren.

3. Skift placering ved at trække panelet til den ønskede placering.

Med dubletvalidering på organisationer kan du sikre, at det ikke er muligt at oprette dubletter. Kriterierne for, hvad der anses som dubletter, kan variere, og det er op til jer at definere disse.

Hvis du forsøger at oprette en organisation, som ifølge jeres definition er en dublet, vil en advarsel vises øverst på skærmen. Du vil blive informeret om, hvilken indtastning der udløser advarslen, og du vil ikke kunne oprette organisationen, før dette er rettet.

1. Du kan ændre dubletkriteriet ved at gå til Konfigurationer → Brugerbestemte felter → Organisationer. Klik på dubletter i toppen af siden.

2. Du har nu mulighed for at vælge to unikke felter, som tilsammen skal udgøre din validering. Hvis I f.eks. har behov for at oprette to organisationer med samme navn, men forskellige afdelinger, kan I benytte divisions- eller stednavn i divisionsfeltet.

1. For at flette eller flytte en organisation skal du gå til den organisation, du ønsker at flette med.

2. Tryk på aktioner og vælg flet.

3. Søg efter den organisation, du ønsker at flytte data fra, og vælg, om denne skal slettes efter fletningen.

4. I vinduet kan du se, hvilke relaterede data der vil blive flyttet til den førstvalgte organisation.

5. Efter fletningen vil du se en bekræftelsesboks, der viser, at fletningen er fuldført.