Spring videre til hovedindholdet
Aktiviteter
Opdateret i dag

Hvad er en Aktivitet

Aktiviteter i webCRM hjælper dig med at holde styr på alle interaktioner og opgaver relateret til dine kunder og kontakter. De omfatter møder, opkald, e-mails, opgaver og andre handlinger.

Hvorfor er Aktiviteter smarte?

  1. Organisering: Få et klart overblik over alle opgaver og interaktioner.

  2. Tidsstyring: Prioriter dine opgaver og sæt deadlines.

  3. Kundeservice: Log alle interaktioner for bedre opfølgning.

  4. Samarbejde: Del aktiviteter med teammedlemmer og frem samarbejde.

  5. Analyse: Track aktiviteter og generer rapporter for indsigt og optimering.

Aktiviteter i webCRM hjælper dig med at arbejde mere effektivt og forbedre din kundeservice. Har du brug for mere information om, hvordan du opretter og administrerer aktiviteter?


Opret en Aktivitet

Du kan oprette en ny aktivitet på flere måder. Vi anbefaler altid at tilføje en kontaktperson, så du har konteksten og ved, hvem du skal række ud til:

  • Hovedfanen: Gå til listevisningen for aktiviteter.

  • Forsiden: Brug enhedspanelet for aktiviteter, hvis det er indsat.

  • Hurtigopret: Opret flere entiteter på én gang. For eksempel kan du oprette en aktivitet sammen med en ny organisation.

  • På andre enheder: Opret en aktivitet direkte fra en kontaktperson, så de automatisk er linket sammen, eller fra et tilbud, så du kender konteksten af aktiviteten. Du har mange muligheder.

1. Klik på det blå plus (+) på listevisningen eller forsiden for at oprette en ny organisation.

2. Udfyld de nødvendige detaljer. Obligatoriske felter er markeret med en rød stjerne.

Tip!💡Tilføj flere felter til oprettelsespanelet ved at trykke på tandhjulet.

Hurtigopret

Hurtigopret-funktionen findes i øverste højre hjørne.

1. Brug hurtigopret til at oprette en organisation, personer, aktiviteter og andre entiteter på én gang.

2. Klik på den ønskede entitet, udfyld formularen og gem.

3. Tilføj så mange entiteter du ønsker, og få overblik i højre panel. De vil automatisk være koblet sammen.

Se en kort gennemgang i videoen herunder.


Opsætning af Aktivitetsiden

Her får du en generel introduktion til det nye layout for aktiviteter. Dette layout er velkendt fra blandt andet Pipeline og Ordrer samt den nye forside, og det kommer derfor med lignende funktionalitet.

Vi gennemgår alle delene af de opsætningsmuligheder, du har herunder:

  1. Funktioner

  2. Detaljefane

  3. Layout panel

  4. Listevisning

  5. Aktivitetsinformation (sidepanel)


1. Funktioner

Øverst til højre kan du se ikoner og knapper, som du kender fra de andre layouts.

  1. Links: På dette ikon finder du links, som fx personens eller organisationens LinkedIn-profil eller andre relevante sider.

  2. Favorit: Her markerer du aktiviteten som favorit, så du nemt kan tilgå denne i din favoritmenu.

  3. Abonner: Her kan du abonnere på aktiviteten og få en notifikation, hver gang en ændring foretages på aktiviteten.

  4. Aktionsknap: Fungerer som på de andre entiteter i systemet. Her kan du kopiere og flette data, redigere opsætning for siden og slette.

  5. Gem: Her gemmer du de ændringer, du har foretaget på siden.


2. Detaljefane

I detaljefanen finder du fire faste faner. Du kan tilpasse detaljer og e-mails, så de indeholder det, der er relevant for dig og din virksomhed.

Fanetyper

  1. Aktivitetsloggen og Organisationsloggen:

    • Aktivitetsloggen: Her kan du skrive noter og se de seneste opdateringer, inklusive ældre loginput og ændringer på aktiviteten. For eksempel kan du se, hvem, der har foretaget ændringer, hvis en dato er ændret, eller hvis der er tilføjet tags som status, aktion eller prioritet. Log opdateringerne er opdelt i perioder som "Indeværende år" og "Sidste år" for at give et overblik.

    • Organisationsloggen: Her kan du se ændringer på udvalgte detaljer registreret på organisationen, såsom ændrede felter, oprettede tilbud eller supportsager. Dette giver et komplet overblik over, hvad der er sket på kunden/organisationen, uanset hvilken entitet det drejer sig om.

  2. Detaljer:

    • Dette er en layoutfane, som du kan opbygge præcis, som du ønsker, ved at benytte de paneltyper du ønsker (felter, entiteter, information osv.). Vi gennemgår hvordan i punkt 3 i denne artikel.

  3. E-mail:

    • E-mails er en fane, der viser e-mails i et listeformat. Vi gennemgår opsætningen af denne i punkt 4 i denne artikel.

Tilpasning af Standardfane

Til forskel fra organisationskortet er det ikke muligt at tilføje flere faner eller bytte om på rækkefølgen af fanerne, men du kan vælge din standardfane, dvs. det første billede du møder, når du åbner en aktivitet. Du kan vælge mellem alle fire ovennævnte muligheder.

  1. Gå til Aktioner → Rediger opsætning.

  2. Vælg standardfane: Åbn drop-down menuen og vælg din standardfane.

Note! Hvis du arbejder med forskellige typer af aktiviteter, kan du vælge, hvilken type du vil ændre opsætningen for. Dette er aktiveret under konfiguration → hovedfunktioner → aktivitetstypeindstillinger (kræver adminrettigheder).

Gem Opsætning

Hvis man har aktiveret "Individuel opsætning" på aktiviteter, kan man både lave en opsætning, der skal gemmes til sig selv, og en, der skal gemmes til alle brugere. Ellers vil du ikke se denne mulighed.

Individuel opsætning aktiveres under konfiguration --> hovedfunktioner --> individuel opsætning for aktiviteter (kræver adminrettigheder).


3. Layout Panel

Layoutfanerne giver dig mulighed for at opbygge dem med det indhold og de paneltyper, du ønsker. Måden at opbygge dem på minder meget om forsider. Få lidt inspiration i artiklen her.

Rediger opsætningen af aktivitetskortet:

1. Gå til en vilkårlig aktivitet, find aktioner og vælg rediger opsætning.

2. Du ankommer nu til opsætningssiden, hvor du kan opsætte fanen detaljer ved hjælp af.

  • Layout: I venstre side kan du bestemme dispositionen af dine paneler.

  • Paneler: I højre side kan du vælge paneler og drag-and-droppe dem ind i dit layout.

Indsæt paneler

Du kan vælge forskellige typer af paneler til din detaljefane. Du kan bl.a. kombinere listevisninger af entiteter og informationspaneler på samme fane:

  • Felter: Indsæt de felter på aktiviteten, som du ønsker skal være tilgængelige til redigering/udfyldning på fanen.

  • Information: Til forskel fra Felter indsættes felter, så de er låst og kun kan læses.

  • Enhedspaneler: Viser alle de enheder, der er oprettet på den pågældende organisation, i listeform med specifikke kriterier sat af dig.

  • Log: Indsæt en log, så du frit kan se alle logentries samt tilføje vigtige informationer dertil, som automatisk vil få et datostempel og navnestempel.

4. Vælg et panel og træk det fra højre side til din fane (drag-and-drop).

Note: Læg mærke til, at sidebar i højre side af layoutet udelukkende kan indeholde paneltyper, som du finder under "sidebar paneler".

Rediger indhold i panel

Når du har indsat et panel i dit layout, skal du konfigurere det. Dette kan gøres direkte efter indsættelse eller ved at trykke på redigering direkte på panelet (blyanten).

5. I toppen af hvert panel kan du give det et nyt navn. Hvis dette undlades, får det entitetens panelnavn per default.

6. Tilføj felter fra aktiviteten ved at trykke +Tilføj felt, vælg feltet i listemenuen og husk at trykke Tilføj, når alle felter er på plads.

7. Tilføj kriterier såsom hvilken status de viste entiteter skal have (åbne, igangværende eller lukkede), sorteringsrækkefølgen osv. I de fleste tilfælde kan du indsætte ekstra felter til visning på den pågældende entitet. Husk at gemme ved at trykke Tilføj.

Tip! 💡Primære felter vælges, hvis du ønsker at se feltet uden at skulle klikke for visning.


4. Listevisning

Listevisning er den anden type panel, som du kan opsætte på din aktivitetsside. For Aktiviteter er der kun e-mails. For at tilgå denne, skal du gå til den aktuelle entitetsfane direkte fra personkortet.

  • Søgefunktion: Hvis der har været en stor korrespondance med personen, kan du benytte søgefunktionen til at finde den specifikke e-mail, du søger.

  • Filtrering: Filtrer efter ansvarlig, status eller andre kriterier.

  • Kopier opsætning til alle brugere: Gør det nemt at anvende samme opsætning for alle brugere.

  • Vis alle: Se alle e-mails uanset alder.

  • Drag og drop e-mail for at importere: Spar tid ved at trække din e-mail direkte fra din indbakke til webCRM.


5. Aktivitetsinformation (sidepanel)

Til højre på aktiviteten har du organisations- og personinformation, som er placeret i sidebaren. Sidebaren kan kun indeholde de nederste paneltyper, og fremgangsmåden for opsætning er den samme som i punkt 3.

Fast indhold i sidepanelet:

  • Organisationsnavn: Ved at trykke på organisationsnavnet går du til selve kundekortet.

  • Rediger organisationsinformation: Du kan redigere organisationsinformationer herfra.

  • Adresse: Ved at trykke på adressen åbner du organisationens placering på et kort.

  • Hjemmeside: Ved at trykke på hjemmesiden navigeres du til denne i en ny fane.

  • Telefonnummer: Det første telefonnummer er til organisationens hovednummer.

  • Sociale medie links: Kan sættes op til LinkedIn, Facebook m.m.

  • Ansvarlig: Den webCRM-bruger, der er ansvarlig for aktiviteten. Denne kan skiftes ved lejlighed.

  • Dato: Hjælper dig med at overholde dine deadlines og prioritere dine opgaver. Sørg for at rykke dem frem, når en ny opgave/aftale gælder.

  • Aktion: Den type af aktivitet du har.

  • Kontaktperson: Personen du er i kontakt med hos kunden.

  • Send e-mail: Ved at trykke her, kan du sende en mail direkte fra webCRM.

  • Opret møde: Du kan oprette et møde direkte herfra.

  • E-mailadresse: Åbner en ny mail til personen uden for webCRM, for eksempel i Outlook.

  • Telefonnumre: Mobil og direkte nummer er klikbare og kan bruges, hvis du har opsat IP-telefoni i dit webCRM-system.

Få lidt inspiration til opsætningen her:


Kopier en Aktivitet

Denne funktion opretter en kopi af aktiviteten i en anden organisation. Alle datafelter på aktiviteten bliver automatisk kopieret til den nye person i den anden organisation.

  1. Gå til aktiviteten du vil kopiere.

  2. Tryk på Aktioner og vælg Kopier.

3. Fremsøg og vælg den organisation og evt. person, du ønsker at kopiere aktiviteten til.

Note! Intet relateret data som aktiviteter, tilbud mv. kopieres eller flyttes i processen.

Flyt en Aktivitet

  1. Gå til aktiviteten du vil flytte eller flette.

  2. Tryk på aktioner og vælg flyt.

  1. Find og vælg den organisation og person, du ønsker at flytte aktiviteten til.

  2. Tryk flyt for at gennemføre handlingen.

Besvarede dette dit spørgsmål?