Kontaktpersoner repræsenterer de individer, som din virksomhed interagerer med. Ved at registrere og administrere kontaktpersoner i webCRM kan du holde styr på vigtige oplysninger som:

Ved at have en god oversigt over dine kontaktpersoner kan du sikre en mere personlig og effektiv kommunikation, hvilket styrker dine forretningsforbindelser og øger chancerne for succesfulde samarbejder.

Du kan oprette en ny kontaktperson på flere måder. Da intet kan eksistere i webCRM uden at være tilknyttet en organisation, vil du først blive bedt om at oprette en organisation, hvis kontaktpersonen ikke oprettes direkte fra en organisation eller en enhed, der er knyttet til en organisation.

Opret fra hovedfanen (listevisningen for alle kontaktpersoner):

1. Gå til listevisningen for organisationer og vælg derefter personer på toggleknappen i øverste højre hjørne af listen.

2. Klik på det blå plus (+) for at oprette en ny kontaktperson.

3. Udfyld organisationen, som personen hører til, og de efterfølgende felter. Som standard er felterne "Organisation", "Fornavn" samt "Efternavn" obligatoriske (markeret med røde stjerner).

På forskellige entiteter:

1. Du kan f.eks. oprette en person direkte på den organisation, som du ønsker personen skal kobles til. Find den aktuelle organisation og opret fra overbliksbilledet, hvis personpanelet er tilføjet, ellers gå til personlisten, som du finder på organisationens fane.

2. Klik på det plus (+) for at oprette en ny kontaktperson.

3. Når kontaktpersonen oprettes i forbindelse med en organisation, er feltet automatisk udfyldt - du udfylder blot resten.

Hurtigopret:

1. Opret flere entiteter (flere organisationer, en organisation og en kontaktperson osv.) på én gang. Hurtigopret-funktionen findes i øverste højre hjørne.

2. Klik på den ønskede entitet, udfyld formularen og gem.

3. Tilføj så mange entiteter, du ønsker, og få overblik i højre panel.

Se en kort gennemgang i videoen herunder.

webCRM sikrer, at personer, der ikke ønsker masseudsendelser, ikke modtager dem ved en fejl. Feltet "Bloker masse-e-mails" forhindrer, at en person modtager masseudsendte e-mails, selvom de opfylder søgekriterierne. Individuelle e-mails kan stadig sendes normalt.

For at ekskludere en person helt fra at modtage e-mails, skal du slette personens e-mailadresse fra systemets e-mail felt. Hvis du stadig har brug for at beholde e-mailadressen, anbefales det at oprette et brugerdefineret felt til e-mailadressen.

Her får du en generel introduktion til det nye billede på kontaktpersoner. Det nye layout er velkendt fra blandt andet Pipeline og Ordrer, samt den nye forside, og kommer derfor også med lignende funktionalitet.

Vi gennemgår alle delene af de opsætningsmuligheder du har herunder:

1. Funktioner

2. Detaljefane

3. Layout panel

4. Personinformation (sidepanel)

Øverst til højre kan du se ikoner og knapper, som du kender fra de andre layouts.

I detaljefanen finder du tre faste faner, som du kan opsætte, så de indeholder det, der er relevant for dig og din virksomhed.

1. Gå til aktioner → rediger opsætning.

Du vil nu se et panel med alle dine faner, som består af to typer:

Vi gennemgår, hvordan du opsætter layoutet (indholdet) for de to faner i næste sektion. Inden da, har du et par opsætninger, du kan foretage på panelerne. Til forskel fra organisationskortet er det ikke muligt at tilføje flere faner eller bytte om på rækkefølgen af fanerne.

1. Vælg standardfane: Åbn drop-down menuen. Fanen du vælger, vil være defaultsiden, du ser som det første, når du går ind på personkortet.

2. Omdøb fanerne: Klik på tandhjulet for at redigere fanerne. Ønsker du at omdøbe de to faner, kan du gøre det ved at klikke på tandhjulet. Husk at trykke Tilføj for at gemme de nye navne.

Hvis man har aktiveret "Individuel opsætning", kan man både lave en opsætning, der skal gemmes til sig selv og en, der skal gemmes til alle brugere. Hvis "Individuel opsætning" er deaktiveres, vil du ikke se denne mulighed.

Layoutfanerne er tilgængelige, så du selv kan opbygge dem med det indhold og de paneltyper, du ønsker. Måden at opbygge dem på minder meget om forsider. Få lidt inspiration i artiklen her.

For at redigere opsætningen af personkortet:

1. Gå til en vilkårlig kontaktperson, find aktioner og vælg rediger opsætning.

2. Du ankommer nu til opsætningssiden. Vælg den fane, du vil redigere (se markeringen på billedet herunder), hvor du har to muligheder:

Der er forskel på, hvilke paneler du har tilgængelige til henholdsvis felter og detaljer. Så snart et felt ikke er tilgængeligt på grund af fanetypen eller fordi panelet allerede er valgt, vil de være gråtonede.

3. Vælg et panel og træk det fra højre side til din fane (drag&drop).

Når du har indsat et panel i dit layout, skal du konfigurere det. Dette kan gøres direkte efter indsættelse eller ved at trykke på redigering direkte på panelet (blyanten).

4. I toppen af hvert panel kan du give det et nyt navn. Hvis dette undlades, får det entitetens panelnavn som standard.

5. Tilføj felter fra personen ved at trykke +Tilføj, vælg feltet i listemenuen og husk at trykke Tilføj, når alle felter er på plads.

6. Tilføj kriterier såsom hvilken status de viste entiteter skal have (åbne, igangværende eller lukkede), sorteringsrækkefølgen osv. I de fleste tilfælde kan du indsætte ekstra felter til visning på den pågældende entitet. Husk at gemme ved at trykke Tilføj.

7. Husk at gemme dine ændringer.

I eksemplerne herunder har vi opsat de to faner med forskellige funktioner:

Felter: Indeholder information om personen, når disse skal ses eller redigeres/udfyldes, såsom navn, adresse, telefonnummer og brugerdefinerede felter. Du kan vælge, hvilke felter der skal vises, være åbne til redigering eller udelukkes fra visning.

Detaljer: Viser entiteter, som personen er relateret til, såsom Supportsager, Ordrer og Møder. Loggen viser ændringer foretaget på kontaktpersonen, hvem der har foretaget dem, og hvornår. Du kan også se organisationens historik.

Listevisning er den anden type panel, som du kan opsætte på dit personkort. For personer er der kun e-mails. For at tilgå denne, skal du gå til den aktuelle entitetsfane direkte fra personkortet.

Til højre på personkortet har du personinformation, som er placeret i sidebaren. Sidebaren er ikke så fleksibel som de andre opsætninger, og du kan kun sætte én sidebar op, som gælder for alle faner på kontaktpersoner.

Med dubletvalidering på personer kan du sikre, at det ikke er muligt at oprette dubletter. Kriterierne for, hvad der anses som dubletter, kan variere, og det er op til jer at definere disse.

Hvis du forsøger at oprette en person, som ifølge jeres definition er en dublet, vil en advarsel vises. Du vil blive informeret om, hvilken indtastning der udløser advarslen, og du vil ikke kunne oprette personen, før dette er rettet.

1. Du kan ændre dubletkriteriet ved at gå til Konfigurationer → Brugerbestemte felter → Personer.

2. Klik på dubletter i toppen af siden.

3. Vælg én eller to unikke felter, som alene eller tilsammen skal udgøre din validering. For eksempel, hvis I ønsker, at samme person ikke må oprettes med samme e-mail, men godt må eksistere med forskellige e-mails, kan dette sættes op som validering.

Denne funktion opretter en kopi af personen i en anden organisation. Alle datafelter hos den aktuelle person bliver automatisk kopieret til den nye person i den anden organisation. Skal du kopiere en kontaktperson i systemet? Følg disse trin for trin instruktioner:

3. Fremsøg og vælg den organisation, du ønsker at kopiere personen til.