webCRMs oversigter kan bruges til mange ting. Dog kan der ved specielle behov, være brug for en workaround, som kræver en krydsning af datafelter i oversigten. Dvs. at der skal oprettes flere oversigter, som kan samles i én.

Løsningen er brugbar hvis:

Har I specifikke retningslinjer for, hvornår en kontaktperson betragtes som inaktiv og derfor bør slettes fra webCRM?

I denne case, er kravet for inaktivitet, at der ikke har været nogen aktivitet eller nogle ordrer oprettet i løbet af det sidste år.

Med denne tilgang kan vi ikke inkludere alle kriterier i én enkelt oversigt. Det er heller ikke hensigtsmæssigt at oprette to separate oversigter, da tilstedeværelsen af det ene kriterie ikke udelukker det andet. Med andre ord kan en kontaktperson godt have haft en ordre inden for det seneste år, men ikke være linked som kontaktperson på en aktivitet.

For at sikre, at vi ikke sletter kontaktpersoner, hvor kun det ene kriterie er opfyldt, skal vi 'tagge' kontaktpersonen med begge kriterier, så vi kan filtrere efter disse tags i én samlet oversigt.

Felterne skal oprettes på det modul, du ønsker at slette - i dette tilfælde personer. Hvis feltet ikke oprettes korrekt, kan vi ikke filtrere på den korrekte person.

I denne case skal du oprette to skjulte felter til at tagge aktiviteterne på personer, så du kan se og sortere på de to kriterier: oprettede ordrer og aktiviteter det seneste år.

1. Gå til konfiguration → brugerbestemte felter → person

2. Opret felterne med typen tjekboks og med en skjult tilstand

For at massetagge personerne, skal du oprette oversigter på de enheder, der skal bestemme sletningen - i dette tilfælde aktiviteter og ordrer.

I følgende step gennemgår vi oprettelsen af oversigten for aktiviteter. Den samme procedure gentages for ordrer.

1. Gå til opsætning → oversigter → opret

2. Vælg aktiviteter som datatype

3. Opret oversigten med det ønskede datointerval

4. Gå til generel og aktivér avancerede handlinger. Dette åbner op for muligheden for massemodificéring af data

5. Gå til rapport → Aktioner → modificer

6. Find dit tag person: aktivitet og sæt hak i tjekboksen → modificer

Vi skal nu samle de personer, der imødekommer vores kriterie for inaktivitet. Hertil laves 1 oversigt.

1. Gå til opsætning → oversigter → opret

2. Vælg personer som datatype

3. Find dine 2 tags og sørg for at tjekboksfeltet står tomt

4. Gå til generel og aktivér avancerede handlinger. Dette åbner op for muligheden for massesletningen af data

5. Gå til rapport og tilføj dine tags i kolonneoversigten , så du kan verificere at oversigten er korrekt opsat

6. Klik på aktioner → slet resultat

7. Slet

Når du er færdig med processen, skal dine tags nulstilles, så de er klar til næste massesletning.

1. Gå til opsætning → oversigter → opret

2. Vælg personer som datatype

3. Sæt kriterierne til at finde alle med et tag på de felter som er oprettet

4. Gå til Rapport

5. Aktioner → modificer

6. Find tagget person: aktivitet og lad tjekboksen stå tom → modificer

7. Gentag proceduren med tagget person: ordre

Opret kampagne på alle organisationer med ordrer sidste år indeholdende bestemte varer

1. Opret et tag (brugerbestemt felt) på organisationen for hver bestemt vare

2. Opret en oversigt for hvert tag på varelinjer med pipelineniveau = vundet, hvor varen fremsøges på baggrund af varenavn eller varenummer samt pipelinedato som bestemmer tidsperioden

3. Hvert tag (tjekboks) på organisationen modificeres til at være udfyldt

4. En oversigt laves over typen organisation, som skal indeholde produkt 1 eller produkt 2 eller produkt 3

4. Nu kan der masseoprettes en aktivitet for de organisationer der har købt én af de tre produkter

Dette eksempel kunne også laves for udsendelse af nyhedsbreve til relevante personer.

I nogle tilfælde kan specielle filtre klare opgaven, hvis det handler om at finde data uden noget er oprettet.

Læs mere om specielle filtre her.

En nyere tilføjelse til Oversigterne er dato for seneste aktivitet, pipeline, ordre osv. eller antal af møder i en periode. Disse oplysninger kan bruges til at identificere enheder i en specifik tidsperiode eller til at søge efter dem, hvor der endnu ikke er oprettet noget.

Ovenstående er en manuel proces. Tjek webCRMs automationmodul ud, og få idéer til at automatisere jeres manuelle processer.

Få en introduktion webCRM's automationmodul her.
​

Læs mere om funktionerne i artiklen her:

Brugerbestemte felter

Slet data via oversigt

Massemodificering af data