Manuel Trigger - eller den knapbaserede trigger - er en af de to triggers, du kan vælge imellem, når du opretter en Automatisering i webCRM.
Du kan læse vores introduktion til funktionen samt se, hvordan du opretter en Automatisering her.
Ved brug af den knapbaserede trigger vil din Automatisering generere en knap, som skal trykkes på, før Automatiseringen startes. Denne form for trigger kan for eksempel bruges på en Kontaktperson eller Ordre, til at oprette en Aktivitet på Organisationen, når Automation knappen bliver trykket på.
Lad os tage et eksempel hvor en medarbejder fra regnskabs afdelingen, gennemgår de udestående fakturaer hos kunder. Hvis Virksomhed A ikke har betalt, kan medarbejderen trykke på Automation trigger knappen, på den kontaktperson, som står på fakturaen, og en aktivitet vil blive oprettet til den ansvarlige for Virksomhed A, samt en e-mail og notifikation vil blive sendt afsted. På den måde kan medarbejderen i regnskabs afdelingen give sine kollegaer et digitalt prik på skulderen, og sørge for at kunderne bliver informeret om deres manglende betaling af faktura.
Lad os opsætte denne automatisering!
Opret flow
Tryk på det blå "+" ikon i højre side af Automatiseringssiden, og giv Automatiseringen et navn samt vælg den knapbaserede trigger.
Definér trigger
Definér triggeren ved at vælge følgende opsætning for denne:
Vælg Ordrer som entitetstype. Dette medfører at knappen for Automatiseringen vil blive vist på en Ordre.
Tilføj feltet "Beskrivelse" og vælg at typen af feltet skal være Tekst samt Obligatorisk. Feltet med beskrivelse kan bruges af regnskabs afdelingen til yderligere information vedr. den pågældende kunde.
Tilføj endnu et felt og navngiv det "Send e-mail?". Vælg at dette felt skal være af typen Tjekboks, men ikke nødvendigvis obligatorisk. Dette felt giver medarbejderen mulighed for at sende en e-mail afsted til den Ansvarlige for kunden.
Opsæt første aktion (Opret aktivitet)
Vælg en ny aktion ved at trykke på det blå "+" under din nye trigger, og vælg "Opret".
Opsæt derefter konfigurationerne for den nye aktion som vist herunder:
Navngiv aktionen med for eksempel "Opret Aktivitet"
Vælg hvilken entitet som skal oprettes - i dette eksempel er det en Ordre. Det kunne også være på Person- eller Organisationskortet.
Vælg dato og tid for den oprettede Aktivitet. I dette eksempel har vi valgt det skal være Dags dato + dags tidspunkt, med en forlængelse på 1 dag.
Hvilken Organisation skal Aktiviteten tilhører? I dette eksempel har vi valgt at Aktiviteten skal tilhører den Organisation, som Ordren tilhører.
Aktionen for Aktiviteten kalder vi Salgsopfølgning i dette testsystem. I har måske jeres egen terminologi, og kan derfor vælge præcis, hvilken Aktion i ønsker Aktiviteten skal have.
Aktivitetstypen sætter vi til at være af "Høj prioritet", så vi kan få betalt fakturaren hurtigst muligt.
Ordre kontaktpersonen er her sat til at være Kontakt på Aktiviteten. Det betyder, at den Kontaktperson som står som Ordre Kontakt, på den Ordre hvor den knapbaseredde trigger bliver trykket på, bliver Kontakt på den nyoprettede Aktivitet. Du har selvfølgelig mulighed for at vælge lige præcis den Kontaktperson du ønsker i systemet.
Den Ansvarlige for Aktiviteten skal i eksemplet her være den samme Bruger som også er Ansvarlig for Ordren.
Sidst tilføjer vi den Beskrivelse vi lavede i starten, til feltet Beskrivelse på Aktiviteten. På den måde slipper vi for at skulle indtaste, hvad Aktiviteten handler om to gange.
Opsæt anden aktion (Send notifikation)
Ved oprettelse af Aktiviteten kan vi opsætte en aktion som sender en notifikation til den Bruger som er Ansvarlig for den nyoprettede Aktivitet. Konfigurationerne for Send notifikation ser ud som herunder:
Giv aktionen et navn
Vælg hvem notifikationen skal sendes til. I dette tilfælde vælger vi den Ansvarlige for Ordren.
Vælg en titel for notifikationen. På det lille tandhjul i feltet, kan du vælge om titlen skal være fra et Felt, eller være en Fast værdi. I dette eksempel har vi valgt at trække værdien fra feltet Beskrivelse i triggeren.
Skriv eventuelt en fritekst som giver yderligere information til Brugeren. Som i e-mail skabeloner har du her mulighed for at vælge Flettefelter. I dette eksempel har vi brugt et link direkte til den oprettede aktivitet. Flettefeltet ser derfor sådan ud:
Opsæt tredje aktion (Opret betingelse for send e-mail)
Vi skal nu opsætte en ny aktion, ved at trykke på det blå "+" under den første aktion.
Den næste aktion skal være en Betingelse. Da vi oprettede vores trigger, oprettede vi en Tjekboks for "Send e-mail?". Det er en Betingelse, at denne tjekboks skal være markeret, for at en e-mail sendes afsted til den Ansvarlige. I opsætningen af Betingelsen skal du i Datafeltet vælge Trigger --> Send e-mail?, med kriteriet "Lig med", og en match værdi som viser den afkrydsede tjekboks.
Opsæt fjerde aktion (Send e-mail - hvis betingelse er opfyldt)
Hvis ovenstående Betingelse bliver opfyldt, skal der sendes en e-mail til den ansvarlige for Ordren. Tryk derfor på det blå "+" som er markeret med et Ja, for at oprette aktionen. I dette eksempel foretager vi os ikke noget, såfremt Betingelsen IKKE bliver opfyldt (rødt "+").
Giv aktionen et navn
E-mailens afsender skal være den Bruger som trykker på den knapbaserede trigger. Derfor vil Fra feltet være Trigger --> Bruger --> E-mail.
I dette eksempel skal e-mailen sendes til den Ansvarlige for Ordren.
Entitestype og Enhed ID bliver automatisk genereret ud fra triggeren.
Vælg en e-mail skabelon som skal bruges til dette formål. Til dette eksempel har vi oprettet en skabelon til flowet.
Det endelige flow er nu færdigt, og når Automatiseringen bliver aktiveret, vil det sende en notifikation afsted til den Ansvarlige for Organisationen, samt en e-mail, såfremt der er sat kryds i dette felt ved igangsætning af flowet.
Oprettelse af aktivitet:
Notifikation til Ansvarlige bruger for Aktiviteten:
E-mail modtaget hos den Ansvarlige for Ordren:
