Når din import er gennemført opdateres to nøglefelter i webCRM; Oprettet af og Opdateret af. Disse felter indeholder vigtig information om hvem der har oprettet og opdateret entiteten og opdateres og gemmes automatisk af systemet.
Når data som normalt opdateres af en Bruger, viser felterne Brugerens navn. Når oprettelsen eller opdateringen er lavet via en import, får felterne følgende format:
IMP-20150802-14:32:18-EM
Dermed gemmes det på hver entitet, at den er oprettet eller opdateret via en import, med dato, tid og Brugeren der lavede importens initialer. Værdien er unik og den er ens for alle elementer, der er oprettet eller opdateret af en bestemt import. Tidspunktet er også identisk for alle entiteter fra samme import.
Sletning af entiteter oprettet af en Dataimport
Du kan bruge Oprettet af og Opdateret af felterne til at slette nye data, du har importeret. Det gøres ved hjælp af en Oversigt.
Du skal oprette (eller redigere) en Oversigt til at identificere entiteterne ved at opsætte relevante kriterier under Datafilter fanen. Under Avanceret fanen, skal du sætte Tilladte aktioner til Slet data, under Specielle aktioner. Du kan kun gennemføre denne handling, hvis du har et passende Adgangsniveau.
ADVARSEL: Du kan nemt fjerne nye elementer du har oprettet med en Dataimport, via ovenstående trin, men hvis du har opdateret eksisterende data med din import, kan du ikke slette opdateringerne du har lavet. I stedet slettes hele dataelementet, altså hele Organisationen/Personen/Aktiviteten osv.
Import relationer
Hvis du ønsker at oprette en stor mængde relationer på samme tid, kan du importere dem fra et regneark. Du skal oprette et regneark for hver relationstype du vil oprette.
Regnearket skal indeholde Organisationen, som relationen skal være fra, Personens navn (hvis det er en person relation), relationstypen (Organisation-Organisation, Organisation-Person, Person-Person eller Samhørende organisationer), relationen (som et tal fra drop down-listen), et kommentarfelt, relationens oprettelsesdato go tid, den organisation relationen er til og eventuelt en person.
Organisationerne og personerne skal eksistere i webCRM, før oprettelsen af realitioner. Organisations- og personnavn skal være nøjagtig de samme som i webCRM.
For at importere data, går til Konfiguration → dataimport og upload filen i CSV format.