For ikke at lave rod i dine data skal du ved ændring af værdierne i dine brugerbestemte felter følge nedenstående vejledning afhængig af felttypen:
Multivalgsliste (værdier kan ændres)
Værdierne i en multivalgsliste er sat op med et nummer foran, som fx.;
01: Kanin
02: Hund
03: Kat
Så længe du ikke ændrer på selve nummeret, kan du ændre i navnet på valgmuligheden (f.eks. rette stavefejl eller skrive et ord med stort). Du kan derfor ændre "Kanin" til "Hest", så længe tallet 01 fortsat bliver stående. Alle entiteter i systemet som før havde markering i "Kanin", vil nu have markering i "Hest".
Hvis du har behov for at reorganisere mulighederne kan du ændre rækkefølgen således:
03: Kat
01: Kanin
02: Hund
Skal du derimod tilføje en ny værdi og slette en anden, skal du først oprette den nye værdi som fx.; "04: Mus".
Hvis du fx. skal slette mulighed 03: Kat, skal du først via en oversigt foretage en massemodificering, hvor du enten fjerner eller tilføjer en ny værdi til multivalgslisten. Når der ikke længere er data med 03: Kat som markering, kan du slette denne værdi i multivalgslisten.
Liste (værdi kan IKKE ændres!)
Dette er en drop down-liste, hvor du kan vælge én mulighed. Mulighederne listes op, separeret af *. Den første mulighed på listen vælges som standard. En typisk liste kan derfor se sådan ud:
-- Vælg --* Mulighed A * Mulighed B * Mulighed C
Du kan altid tilføje flere muligheder til listen senere og flytte rundt på mulighedernes rækkefølge, men du må IKKE ændre i teksten for en mulighed (heller ikke engang fra små til store bogstaver), for hvis du har eksisterende data med denne mulighed valgt, forsvinder referencen og feltet vil blive sat til standard-muligheden.
Det er altså IKKE muligt bare at overskrive en værdi og derved ændre værdien.
Hvis du vil ændre fx. "Mulighed A" til "Mulighed a" så er dette i princippet en helt ny værdi, og du skal derfor oprette "Mulighed a", rykke alle entiteter hvor "Mulighed A" er valgt via en oversigt og en massemodificering, og når der ikke længere er data med "Mulighed A" markering, kan du slette denne værdi i listen.