El “Disparador Manual” es uno de los dos disparadores que puedes elegir al crear una automatización en webCRM.
Puedes leer la introducción a la función (Automatizaciones), además de descubrir cómo crear tu primera automatización aquí.
Al usar el disparador manual, tu automatización generará un botón, en el que se debe hacer clic, antes de que comience la automatización. Este tipo de disparador se puede utilizar, por ejemplo, en una persona de contacto o una oportunidad, para crear otras entidades, cuando se hace clic en la automatización.
Tomemos un ejemplo, donde un empleado del departamento de finanzas está revisando facturas impagas y necesita informar al gerente de cuenta. El compañero de trabajo de finanzas puede acceder a la oportunidad de la empresa en webCRM, y con el clic de un botón, informar al Responsable de la Oportunidad u Organización de la factura impagada. La información puede ser enviada por correo electrónico, notificaciones o incluso creando otras entidades al respecto.
¡Configuremos esta automatización!
Crear flujo
Haz clic en el icono azul "+" en el lado derecho de la página “Automatizaciones” y asigna un nombre a la Automatización y elige usar el disparador manual.
Definir disparador
Define el disparador eligiendo las siguientes configuraciones:
Elige Oportunidad como Tipo de entidad. Esto hará que el botón Automatización aparezca en todas las oportunidades.
Utiliza el campo "Descripción" y elige el tipo de campo que será texto, además de hacerlo obligatorio. El campo Descripción puede ser utilizado por el departamento de finanzas para escribir más información sobre la factura o el cliente.
Agrega otro campo y llámalo "¿Enviar correo electrónico?". Elige el tipo Checkbox para este campo, pero deja vacía la opción obligatoria. Esto le da al empleado en cuenta la opción de enviar un correo electrónico al responsable del cliente.
Configurar la primera acción (Crear actividad)
Elige una nueva acción haciendo clic en el icono azul "+" debajo del nuevo disparador y elige la acción Crear.
Ordena las configuraciones de la acción como se muestra a continuación:
Asigna un nombre a la acción, por ejemplo, "Crear actividad"
Elige qué entidad debe crearse en la acción: en este ejemplo, vamos a elegir Actividad.
Elige una fecha y hora para la Actividad. En este ejemplo hemos elegido Fecha actual + hora, con una extensión de 1 día.
¿A qué Organización debe pertenecer la Actividad? Aquí puedes elegir la Organización a la que está vinculada la Oportunidad.
La Acción para la actividad se establece en Seguimiento de factura. Es posible que tengas tu propia terminología para Acciones sobre actividades, que la que se muestra en el ejemplo anterior.
El Tipo de actividad se establece en "Alta prioridad", porque es un asunto urgente.
La persona de contacto en la Actividad creada debe ser en este caso la misma persona, que aparece como Contacto de oportunidad. Por lo tanto, elegimos el campo Oportunidad --> Contacto de oportunidad. Por supuesto, tienes la opción de elegir a cualquier persona que desees.
El Responsable de la Actividad es el mismo Usuario, que también es Responsable de la Oportunidad.
Al final agregamos la Descripción, que hicimos en la sección Disparadores. De esta manera, podemos agregar la misma descripción sin tener que escribir manualmente el texto dos veces.
Configurar la segunda acción (Enviar notificación)
Con la Actividad creada, ahora podemos enviar una notificación al Responsable de la notificación, informándole de esta nueva Actividad. Las configuraciones en Enviar notificación deben verse de la siguiente manera:
Asigna un nombre a la acción
Elige a quién se debe enviar la notificación. En este ejemplo elegimos el Responsable de la Oportunidad en cuestión.
Elige un título para la notificación. En el pequeño icono de configuración que puede elegir si el título debe ser un valor fijo o de un campo. En este ejemplo, elegimos el valor que debe ser del campo Descripción en el disparador.
Puedes escribir alguna información sobre la Actividad al Usuario. Como para ser utilizado en plantillas de correo electrónico, también aquí tienes la oportunidad de acceder a campos de fusión. Por lo tanto, en este ejemplo hemos utilizado el campos de fusión para vincular directamente a la actividad. El campo se ve así:
Configurar la tercera acción (Crear la condición para enviar correo electrónico)
Ahora vamos a añadir otra acción, haciendo clic en el azul "+" undet la acción de notificación.
Al crear el disparador, creamos la casilla de verificación "¿Enviar correo electrónico?". Es una condición, que la casilla de verificación esté marcada en la sección de activación, para que la automatización envíe un correo electrónico al responsable. En la configuración de la condición, ¿los campos de datos deben ser Disparador--> Mandar e-mail? con el criterio "Iguales", y se ha marcado un valor de coincidencia que muestre que se ha marcado la casilla de verificación.
Configurar la cuarta acción (Enviar correo electrónico - si se cumple la condición)
Si se cumple la Condición mencionada anteriormente, se enviará un correo electrónico al Responsable de la Organización, que está vinculado a la Oportunidad. Haga clic en el icono azul "+", que está marcado con un "Sí", para crear la acción.
En este ejemplo no tomaremos medidas, si la condición NO se cumple (icono rojo "+").
Asigna un nombre a la acción
La dirección del remitente del correo electrónico debe ser el Usuario que activó el flujo de automatización en la oportunidad. Por lo tanto, el campo debe ser Disparador --> Usuario --> E-mail.
El receptor debe ser el Responsable de la Orden.
El tipo de entidad y el ID de entidad se generan automáticamente a partir del desencadenador.
Elige una plantilla de correo electrónico para enviar. Para este ejemplo, hemos creado una plantilla específica.
El flujo completo no se realiza, y cuando se active la Automatización, se enviará una notificación al Responsable de la Organización. Si se cumple la Condición, también se enviará un correo electrónico al Responsable de la Oportunidad.
Creación de actividad
Notificación al Usuario Responsable de la actividad:
Correo electrónico recibido por el Responsable de la Oportunidad:
