I supportmodulen kan du svara på dina supportärenden och göra arbetet enkelt och snabbt genom att bland annat använda mallar och sammanfogningsfält.
Arbetsytan, där du kan se hela korrespondensen, är upplagd i chattform, så att du snabbt kan få en överblick över kundens och dina svar, men det är viktigt att poängtera att det är mejl som skickas, och en e-postkorrespondens kan du se!
Förutom att svara på förfrågningar och skicka ut mejl har du möjlighet att skriva interna anteckningar på supportärendet som mottagaren inte kan se. Detta görs genom att använda knappen Notera, som ändrar svarsfältet till gult. Det gula svarsfältet indikerar att du skriver en intern anteckning om ärendet. Dessutom kommer lappen också att markeras med gult i korrespondensen.
När du vill svara på en kundförfrågan/supportuppsättning måste du använda Svarsfunktionen. Textfältet har olika alternativ:
Lägg till fler mottagare i e-postmeddelandet
Bifoga filer
Förstora svarsfältet till helskärm, där du vid behov får fler formateringsalternativ i din e-post
Formatera text till fet, kursiv, understruken eller genomstruken
Välj en mall att svara med
Använd en mall för att svara på förfrågan
När du använder en mall för att svara på ditt supportärende säkerställer du ett enhetligt svar, som med fördel kan innehålla ärendenummer, produkten ärendet avser, och t.ex. namnet på den användare som besvarar förfrågan.
Du kan dra nytta av mallar för de vanligaste förfrågningarna/frågorna du ofta får. På så sätt sparar du mycket tid och behöver inte alltid skriva allt från grunden.
Se exemplet nedan på en mall för att besvara supportärenden med sammanfogningsfält:
(*EMAIL-CONTENT*) sammanfogningsfältet hittar du under Diverse och kan användas för att infoga ditt svar på supportärendet i mallen när du skickar svaret.
Obs: Vi rekommenderar att du använder detta sammanslagningsfält om du använder mallar för signaturer och allmänna svar på supportärenden.
Låt oss titta på ett konkret exempel där sammanfogningsfältet (*EMAIL-CONTENT*) används:
Genom att trycka på ögat bredvid mallen kan du välja om du vill se mallen i svarsfältet, eller om den ska vara dold, och du ser bara den text du skriver (och infogar i mallen).
Obs: Om (*EMAIL-CONTENT*) inte används i denna mall, kommer du bara att se själva mallen och kommer inte att ha möjlighet att visa/inte visa den.
Skriv sedan ditt svar i fältet och tryck på Skicka. Nedan ser du att en mall har valts, men att den inte syns i svarsfältet.
Efter att du har besvarat supportärendet kommer ditt svar att fortsätta att visas utan mallen, om du inte väljer att visa det genom att trycka på det lilla ögat bredvid mallen.
Kunden får svaret via e-post, där den valda mallen kommer att synas.
Exemplet på vår mall som en del av svaret kommer att se ut som nedan när kunden får det i inkorgen:
Se mer om mallar, autosvar och hur du bygger dem här.