Automation: Manuell Trigger

Manual Trigger är en av de två triggers du kan välja mellan när du skapar en Automation i webCRM.

Du kan läsa introduktionen till funktionen, tillsammans med hur du skapar din första Automation här.

Genom att använda en Manuell Trigger kommer du att skapa en knapp som måste klickas på för att automationen ska starta. Denna typ av trigger kan till exempel användas på en kontaktperson eller en leverans, för att skapa andra enheter när du aktiverar Automationen.

Låt oss ta ett exempel, där en anställd från ekonomiavdelningen går igenom obetalda fakturor, och behöver informera försäljningsansvarig. Medarbetaren från bokföring kan komma åt företagets Order i webCRM och med ett knapptryck informera den ansvariga för leveransen eller organisationen om den obetalda fakturan. Informationen kan skickas via e-post, notifikationsmeddelanden eller till och med skapa andra enheter i det avseendet.

Låt oss sätta upp denna Automation!

Skapa flödet

Klicka på den blå "+" ikonen på högra sidan av Automationssidan, och ge denna Automation ett namn, och välj sedan Manuell Trigger.

Definiera Trigger

Välj Order som Entitettyp. Detta gör att knappen Automation visas på alla ordrar
Ange fältet "Beskrivning", och välj vilken typ av fält som ska vara Text, tillsammans med att göra fältet obligatoriskt. Beskrivningsfältet kan användas av bokföring för att skriva ytterligare information om fakturan eller kunden.
Lägg till ytterligare ett fält och kalla det "Skicka e-post?". Välj typen Kryssruta för detta fält, men lämna alternativet för obligatoriskt tomt. Detta ger den anställde på konto möjlighet att skicka ett e-postmeddelande till Ansvarig för kund.

Ställ in den första åtgärden (Skapa aktivitet)

Välj en ny åtgärd genom att klicka på den blåa "+" ikonen under den nya åtgärden, och välj åtgärden "Skapa".

Sedan sätter du upp inställningarna för denna åtgärd som visat nedan:

Ge åtgärden ett namn, t.ex. ”Skapa Aktivitet”.
Välj vilken Entitetstyp som ska bli skapad för denna åtgärd. I detta exempel ska vi välja Aktivitet.
Välj ett datum och tid för Aktiviteten. I detta exempel har vi valt Dagens datum + tid, med en förlängning på 1 dag.
Vilket Företag ska aktiviteten tillhöra? Här väljer du de Företag som Ordern ska vara kopplad till.
Åtgärden för Aktiviteten är satt på Skicka/Följ upp Offert.
Det kan hända att alternativen för åtgärder i aktiviteter ser annorlunda ut om ni har satt upp er egen terminologi i ert webCRM system.
På Aktivitetstyp har vi valt ”Hög prio” för detta är ett brådskande ärende.
Kontaktpersonen för den skapade Aktiviteten bör i detta fall vara samma person som är vald till Order ansvarig.
Den som är Ansvarig för aktiviteten är samma användare som är Försäljningsansvarig för denna Order.
Till sist lägger vi till Beskrivning, som vi lade till i Trigger sektionen. På detta vis kan vi då lägga till samma beskrivning utan att behöva skriva in samma text manuellt två gånger.

Tryck på kugghjuls-ikonerna på fälten för att välja vilket värde ni vill använda er av.

Ställ in den andra åtgärden (Skicka notifiering)

Nu när vi har skapat vår Aktivitet, kan vi nu välja att skicka en notifiering till den Ansvariga för Aktiviteten, och informera dom om denna nya aktivitet.

Ge åtgärden ett namn.
Välj vem som ska få notifieringen. I detta exempel väljer vi att den som är order ansvarig för ordern i fråga.
Välj en titel för notifikationen. På kugghjuls-ikonen kan du välja om titeln ska vara ett fixerat värde, eller från ett fält. I detta exempel väljer vi att värdet ska bestämmas utefter fältet Beskrivning i denna trigger.

4. Här kan du lägga till en beskrivning av notifieringen till användaren som är mottagare. Du har även möjlighet att använda dig av Sammanfogningsfält (Mergefields). I detta exempel har vi använt oss av ett Sammanfogningsfält som länkar oss direkt till Aktiviteten. Det ser ut som följande:

Ställ in den tredje åtgärden (Skapa Vilkor för Skicka E-post)

Låt oss nu lägga till nästa steg i automationen, genom att klicka på den blåa ”+” ikonen under Skicka notifiering åtgärden.

När vi skapade triggern skapade vi kryssrutan "Skicka e-post?". Det är ett villkor att kryssrutan är markerad i triggersektionen för att Automationen ska kunna skicka ut ett e-postmeddelande till Ansvarig. I konfigurationen av Villkoret ska datafälten vara Trigger --> Skicka e-post? med kriterierna "Lika med", och ett matchningsvärde som visar att kryssrutan har markerats.

Ställ in fjärde åtgärden (Skicka e-post - om villkoret uppfylls)

Om ovan nämnda Villkor är uppfyllt ska ett e-postmeddelande skickas ut till Ansvarig för Organisationen, som är kopplat till Ordern. Klicka på den blå "+"-ikonen, som är markerad med ett "Ja", för att skapa åtgärden.

I det här exemplet kommer vi inte att vidta några åtgärder om villkoret INTE är uppfyllt (röd "+"-ikon).

1. Ge åtgärden ett namn.

2. Avsändaradressen för e-post ska vara den användare som aktiverade
automatiseringsflödet på Ordern. Därför bör fältet vara Trigger --> Användare --> E-post.

3. Mottagaren bör vara den Ansvarige för Ordern.

4. Entitetstyp och EntitetID genereras automatiskt från Triggern.

5. Välj vilken e-post mall som ska användas för utskicket. För detta exempel har vi skapat en specific mall.

Det fullständiga flödet är inte klart, och när automatiseringen är aktiverad skickas ett meddelande till den ansvarige för Företaget Om Villkoret uppfylls kommer även ett e-postmeddelande att skickas ut till Order Ansvarig.