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En este articulo vas a aprender a dar de alta nuevos legajos en tu empresa en E-sueldos, y poder incluirlos en la liquidación de sueldos.
Nota importante: Para poder avanzar con los siguientes pasos necesitas tener una empresa previamente creada en E-sueldos y un usuario de acceso.
Ahora si, ¡manos a la obra!
Existen dos formas de dar de alta legajos (de forma masiva y manual) vamos a revisar ambas opciones para que lo puedas hacer de la manera que te resulte mas practica.
Opción 1. Subir Legajos de forma Masiva:
Importante: Para usar esta opción debes tener la planilla de Legajos con todos los campos completos. Si quieres saber como completarla, te lo contamos en el siguiente articulo
Ingresa con tu usuario y contraseña a tu empresa en E-sueldos
Entra a Nomina desde el menú izquierdo, y luego al sub modulo Legajos UP
3. Una vez dentro de Legajos Up, tenes que subir la planilla de Legajos desde el botón seleccionar
A tener en cuenta:
En la parte superior del desplegable se detallan los siguientes ítems:
Registros: Cantidad de Legajos que se acaban de migrar al sistema
Errores: Cantidad de Legajos que no tienen completo algún dato solicitado en la planilla, o el dato ingresado no es correcto (lo veremos en detalle mas adelante)
Modificados: Cantidad de Legajos que modificaste de forma manual por falta de datos o datos errados.
Actualizados: Cantidad de Legajos que incorporaste a la nomina.
4. En unos segundos te aparecerán en el desplegable todos los legajos que completaste en la planilla de la siguiente forma:
Podes en este paso verificar que todos los legajos que completaste en la planilla se encuentren incluidos y sin errores, si es así podes seleccionarlos desde "Todos" y Pulsa el botón actualizar.
5. Cuando el estado de los legajos subidos digan Actualizado quiere decir que ya se encuentran incorporados a tu nomina de empleados activos. En este ultimo paso revisa siempre que la cantidad de registros sea la misma que la cantidad de actualizados, de esta manera están incorporados todos los legajos que completaste en la planilla.
Errores
Cuando el estado del Legajo que subiste aparece con una X quiere decir que tiene algún dato incorrecto, o que le esta faltando un dato solicitado en la planilla de legajos.
El panel te dice cuantos legajos tienes con datos inválidos
El sistema te deja un mensaje en color rojo por cada legajo, indicado cual es el motivo del error:
Se puede modificar de forma manual tildando el lápiz debajo del titulo Acciones.
Después de seleccionar el lápiz, el sistema nos muestra la ficha del legajo y lo primero que vemos es el detalle del error en color rojo, o si tiene mas de un error (en este ejemplo tiene dos errores: "No existe la categoría indicada en la planilla para este convenio" y el "Id sector indicado en la planilla no existe en el sistema" ) desde acá en la ficha se pueden modificar estos datos y cualquier otro error que arroje el sistema, para que puedan migrar bien los legajos. Solo hay que seleccionar desde las opciones disponibles en cada casilla.
Luego de modificar los datos que tenían algún error, seleccionas guardar y automáticamente se va a actualizar el desplegable de la siguiente forma.
Nota: Cada legajos que edites para corregir un error, te aparecerá contabilizado en el ítem modificados que vemos en la parte superior de la lista desplegable
Cuando aparezca en estado el check list color verde, ya se puede seleccionar el botón Actualizar para incorporarlo a la nomina de empleados activos.
Para visualizarlos hace clic en ficha de legajos, desde el modulo Nomina. y tendrás el listado de todos los legajos que acabas de subir.
Opción 2. Subir Legajos de forma manual:
Esta opción no es la mas recomendable si vas a subir muchos legajos, porque te va a llevar un poco mas de tiempo que hacerlo de forma masiva. Es recomendable si solo vas a subir uno o dos legajos, y no tienes los datos en la planilla.
Entra a Nomina desde el menú izquierdo, y luego al sub modulo Ficha de Legajo
2. Selecciona el botón Nuevo Legajo y desde acá vas a poder ir cargando cada campo de la ficha del nuevo legajo:
Se deben ingresar los datos de los empleados en cada campo:
3. Una vez termines de llenar todos los campos que pide el sistema, seleccionas el boto Guardar que está al final y ya tendrás la ficha del legajo en tu nomina de empleados.
Ambas opciones son muy fáciles de manejar, y así podes tener tu nomina actualizada cada vez que tengas un nuevo empleado para incluir en la liquidación.
A continuación podes ver un video explicativo del proceso antes descripto, de nuestro canal de YouTube:
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