Este comprobante se utiliza para registrar facturas que son canceladas al momento de la venta. Para la carga de una factura de venta de contado, se debe hacer lo siguiente:
1- Ingresar al módulo Clientes, solapa Gestión de Clientes. En primer lugar, se debe seleccionar en el listado de la izquierda, el cliente al cual se le desea cargar el comprobante, luego hacer clic sobre el botón Agregar Factura.
Nota: Si aún no se ha registrado el cliente, debe hacer el clic en el siguiente link ¿Cómo cargar un nuevo cliente en Colppy?
A continuación se abrirá un menú con 4 opciones. Seleccionar Contado.
2- Al ingresar a la factura se deben completar los campos correspondientes:
• Fecha de factura (se podrá colocar manualmente o con la ayuda del calendario)
• Selección del Tipo de Factura (A,B,C,E,Z,I,M o X )
• Ingreso del Nro. de Factura (4 dígitos para el prefijo y 8 para el número)
• Descripción del comprobante (en este caso de la venta efectuada)
• Ítems Factura: para ingresar los ítems facturados, hay 3 opciones:
Opción 1: Cargar sólo la descripción de los ítems, aunque no estén dados de alta en el inventario.
Para ingresar ítems que no fueron dados de alta en el inventario, se debe ingresar el texto en el campo "Descripción" del ítem y luego detallar manualmente la Unidad de Medida, Cantidad, Precio Unitario, Porcentaje de Descuento y la alícuota de IVA (se cargará por defecto la alícuota ingresada en la solapa "Otra Información" del Cliente, si se definió la Cuenta de Ingresos; puede modificarse manualmente). Finalmente, hay que seleccionar la cuenta a la cual se va a imputar la venta (se cargará por defecto en el caso de haber definido la Cuenta de Ingresos en la solapa "Otra Información" del cliente).
🚩Las cuentas que se desplegarán para seleccionar en el campo Cuenta son las que tienen Tipo de Cuenta = "Ventas", "Otras Deudas", "Resultados Financieros", "Otros Ingresos y Egresos"
📌Importante
La Descripción tiene un límite de 100 caracteres, y a los 45 pasa al renglón de abajo. Si se desea incluir un texto más largo, se podrá incluir desde el Comentario del Ítem (globito celeste), que sale impreso debajo de la Descripción, pasa al renglón de abajo a los 45 caracteres y no tiene limitación.
Opción 2: Cargar ítems que fueron dados de alta en el inventario
La selección de ítems que fueron dados de alta en el inventario se puede realizar de dos maneras:
a) Buscar ítems por el campo Código:
Al hacer clic en el campo Código, se abre un menú desplegable con los códigos de los ítems que fueron dados de alta. Para una búsqueda más ágil, se puede ingresar la primera letra del código como filtro.
Al seleccionar el ítem, se cargan automáticamente la Descripción, la Unidad de Medida, la Cantidad (puede modificarse manualmente), el Precio Unitario (puede modificarse manualmente), el IVA y la Cuenta. Estos datos se obtienen de la información que fue cargada al dar de alta el ítem. Se podrá agregar un Porcentaje de Descuento.
b) Buscar ítems por el campo Descripción:
Al hacer clic en el campo Descripción, se abre un menú desplegable con las descripciones de los ítems que fueron dados de alta. Para una búsqueda más ágil, se puede ingresar la primera letra de la descripción como filtro.
Al seleccionar el ítem, se cargan automáticamente el Código, la Unidad de Medida, la Cantidad (puede modificarse manualmente), el Precio Unitario (puede modificarse manualmente), el IVA y la Cuenta. Estos datos se obtienen de la información que fue cargada al dar de alta el ítem. También se podrá agregar un Porcentaje de Descuento.
Depósito: campo obligatorio a completar en caso de que se trate de un ítem definido como "producto" y que la empresa esté configurada para administrar múltiples depósitos en el modulo Inventario > Solapa "Configuración de inventario".
📌Puedes consultar la disponibilidad del ítem, una vez seleccionado, con clic en la lupa:
Opción 3: Crear un nuevo ítem.
Para crear un nuevo ítem, se debe desplegar el campo Código y seleccionar la opción Crear nuevo ítem.
A continuación, se va a abrir la siguiente pantalla, que debe completarse siguiendo las instrucciones explicadas en este enlace referido al alta de nuevos ítems
3- En la parte inferior de la pantalla, se encuentra el sector destinado para la carga del Cobro de la factura, con el título "Medios de Pago". Los campos a completar son:
Medio de pago: puede ser Efectivo, Transferencia, Cheque Recibido Común, Cheque Recibido Diferido, Tarjeta, Echeqs.
Destino de Fondo: Seleccionar la cuenta de Tesorería correspondiente (por ejemplo Banco Citi, Caja en Pesos, Tarjeta VISA,) En caso de recibir cheques, el destino de fondos será la cuenta definida en el Modulo Configuración > Solapa Tesorería para Valores a Depositar.
Banco, Número de Cheque y Fecha de Pago: para los casos que lo requieran (por ejemplo cobro con cheque).
🚩Para que el sistema admita la registración de la "factura contado", es necesario que el campo Total Factura sea igual a Total Cobrado.
Una vez terminada la carga se podrá seleccionar el ESTADO de la factura: Cobrada (en cuyo caso la factura quedará registrada en la cuenta corriente del proveedor) o Borrador (el documento quedará guardado en dicho hasta que se pase al siguiente estado). Finalmente, presiona el botón Guardar.
Recorda que para poder visualizar las facturas en estado borrador deberá ir a la solapa Resumen Clientes.
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