Wat zijn documentontvangers?
Documenten zoals orderbevestigingen, facturen, leveringsbonnen en werkorders moeten vaak naar specifieke personen binnen de organisatie van jouw klant worden verstuurd.
Normaal gesproken rond je het document af, selecteer je 'E-mail' en kies je wie het moet ontvangen.
Met 'Documentontvangers' kun je dit proces automatiseren. Je kunt per klant bepalen welke e-mailadressen automatisch een specifiek type document moeten ontvangen.
Zodra de configuratie is voltooid, verstuurt OnRent Go het document bij afronding automatisch per e-mail naar de betreffende ontvangers, waarbij gebruik wordt gemaakt van het door jou geselecteerde e-mailsjabloon.
Dit bespaart tijd, verkleint het risico dat documenten worden vergeten of naar de verkeerde persoon worden gestuurd, en biedt jouw klanten een constantere stroom aan documenten.
Waarin verschilt dit van handmatig e-mailen?
Documentontvangers werken naast de bestaande e-mailoptie, in plaats van deze te vervangen.
Wanneer je een document opent en 'E-mail' selecteert, blijft het e-mailvenster op de gebruikelijke wijze functioneren. Het standaard e-mailadres van de klant wordt automatisch ingevuld; je kunt de ontvangers, het onderwerp en het bericht naar wens aanpassen voordat je het e-mailbericht verstuurt.
Documentontvangers vormen een apart automatisch proces. Wanneer 'Automatische e-mail' (Auto Email) is ingeschakeld, verstuurt OnRent Go het document automatisch zodra de betreffende actie plaatsvindt. Er wordt geen e-mailvenster getoond en er is geen verdere actie vereist.
Een factuur of bestelorder kan bijvoorbeeld per e-mail worden verstuurd zodra deze definitief is, terwijl documenten voor leveringen, retourzendingen en ruilingen per e-mail kunnen worden verstuurd op het moment dat ze worden afgedrukt.
Gebruik de standaard e-mailoptie wanneer je wilt bepalen wanneer en hoe een document wordt verzonden. Gebruik 'Documentontvangers' (Document Recipients) wanneer hetzelfde document telkens automatisch moet worden verstuurd.
Welke documenten kunnen automatisch worden verstuurd?
Documentontvangers kunnen worden geconfigureerd voor de volgende documenttypen:
Inkooporders (Order) voor orderbevestigingen / huurcontracten
Factuur (Invoice)
Werkorder (Works Order)
Verkooporder levering (Order Delivery) voor bestelbonnen
Bestelorder retourneringen (Order Return) voor retournota's
Orderbericht uitwisseling (Order Exchange) voor bestelruil
Je kunt voor elk documenttype op een klantaccount één vermelding voor een documentontvanger aanmaken.
Documentontvangers instellen
Open het account van de klant en selecteer het tabblad 'Automatic Document Recipients', via het 3-puntjes menu.
Voeg een nieuw item toe en vul het volgende in:
Documenttype
Selecteer het type document dat OnRent Go automatisch moet versturen, zoals een Invoice (factuur) of Order Delivery (leveringsbon).Email Template
Selecteer het e-mailsjabloon dat moet worden gebruikt voor het onderwerp en het bericht.Recipients
Voer het e-mailadres of de e-mailadressen in die het document moeten ontvangen. Je kunt meer dan één ontvanger toevoegen.Auto Email
Schakel 'Active Flag' in om het automatisch versturen van e-mails voor het geselecteerde documenttype te activeren.
Sla het item op.
Zodra 'Auto Email' is ingeschakeld, verstuurt OnRent Go dat documenttype automatisch naar de geconfigureerde ontvangers telkens wanneer de betreffende actie plaatsvindt.
Goed om te weten
Ontvangers worden toegevoegd aan het veld 'Aan'. Bij automatische e-mails worden 'CC' of 'BCC' niet gebruikt.
Het onderwerp en de inhoud van de e-mail worden overgenomen uit het geselecteerde e-mailsjabloon, waardoor de formulering telkens consistent blijft.
Documenten voor Order Delivery, Order Return en Order Exchange worden telkens wanneer ze worden afgedrukt, verstuurd. Als het document opnieuw wordt afgedrukt, wordt er nog een e-mail verstuurd.
Voor facturen vervangt de automatische e-mail de standaard e-mail voor factuurgoedkeuring, in gevallen waarin die anders wel verstuurd zou zijn. Hiermee wordt voorkomen dat de klant twee e-mails voor dezelfde factuur ontvangt.