Je kunt een verscheidenheid aan documentatie met betrekking tot jouw order afdrukken in OnRent. Als verhuursoftware nieuw voor je is, ben je misschien niet bekend met alle documenten die bij OnRent zijn inbegrepen. In deze handleiding nemen we enkele order documenten door en waarom je ze zou kunnen gebruiken.

De volgende documenten zijn beschikbaar tijdens het proces van de order:

Snelle tip ⭐️ Onthoud dat je rechtstreeks vanuit OnRent kunt e-mailen. Selecteer eenvoudig het e-mailpictogram wanneer je het document hebt gegenereerd en stuur het rechtstreeks naar jouw prospect of klant.

Een offerte is een document dat je aan een potentiële klant geeft met details over de producten en diensten die je aan hen kunt leveren en de bijbehorende kosten. Je kunt alleen een offerte maken terwijl jij je in de offertefase van het order proces bevindt. Zodra je de offerte omzet naar een order, wordt de optie om een offerte aan te maken niet meer beschikbaar.

Een huurovereenkomst biedt een overzicht van de goederen en diensten die je levert, samen met een ruimte om een handtekening vast te leggen. Je zou het een "huurcontract" of "order" kunnen horen noemen. Dit is beschikbaar gedurende de hele orderfase, van offerte tot order.
​

Een picklijst is een document dat je naar jouw magazijnmedewerkers stuurt om een klantorder uit te voeren. Met een picklijst kunnen ze de producten identificeren en voorbereiden die ze uit de opslag moeten halen. Zodra de lijst is gegenereerd, kun je met het orderafhandeling-proces beginnen.

Bij het ophalen van goederen kun je een ophaalbon aanleveren waarin staat wat je moet ophalen. Je kunt dit gebruiken om de ontvangst van de goederen te bevestigen en een handtekening te verkrijgen van de contactpersoon ter plaatse.

Bij het leveren van goederen wil je doorgaans een afleverbon verstrekken waarin staat wat er is geleverd. En biedt ruimte voor de klant om te ondertekenen om de ontvangst van de artikelen te bevestigen. Deze wordt automatisch gegenereerd wanneer je de artikelen 'te huur' boekt. Dit kun je ook opnieuw printen van het scherm transporten, in het scherm orders.

Bij het ophalen of huureinde van jouw product wil je een retourbon kunnen afdrukken. Dit wordt automatisch gegenereerd wanneer je jouw artikelen 'uit huur' boekt. Je kunt deze ook opnieuw afdrukken in het orders-transportenscherm.

Als je jouw order wilt factureren, kan je vanuit het orderscherm een enkele factuur genereren. Hierin worden de berekeningen opgesplitst, worden eventuele opschortingen weergegeven en worden de betalingsvoorwaarden geschetst.

Er zijn nog veel meer documenten in OnRent om te verkennen, vergeet niet dat je ook de kleuren en het lettertype kunt wijzigen. Je kan ons zelfs vragen naar documentatie op maat.

Is een van deze documenten verplicht?

Nee, deze documenten zijn optioneel, hoewel ze allemaal erg handig zijn in hun eigen gebieden, dus je kan deze zo veel of zo weinig gebruiken als je wilt.

Kan ik deze sjablonen zelf wijzigen?

Je kan hiervoor basiswijzigingen aanbrengen via Systeeminstellingen > documentsjablonen als je het Pro+-pakket hebt. Houd er rekening mee dat we ook een op maat gemaakte documentatieservice aanbieden.

Kan ik deze documenten digitaal ondertekenen?

Chauffeurs kunnen tekenen voor documenten die te maken hebben met verplaatsingen, zoals een afleverbon of een ophaalbon, en digitale handtekeningen kunnen in de toekomst worden uitgebreid naar andere documenten, zoals offertes of huurovereenkomsten.

Als je hulp nodig hebt, begin dan een gesprek met behulp van de blauwe helpballon in de rechterbenedenhoek van je scherm.