Met het Retourverzoek voor orders kun je jouw bestellingen naadloos beheren en retourneren
Met de Order Return Request kun je jouw bestellingen naadloos beheren en retourneren. Retourneer apparatuur snel en efficiënt in OnRent. Bekijk de status van apparatuur, volg de voortgang van retourzendingen, leg handtekeningen vast met locatiegegevens en voer snel wijzigingen door terwijl je onderweg bent vanuit één centrale verhuuroplossing.
Het retourverzoek betekent dat wanneer jouw klant verzoekt om het ophalen van apparatuur, je Retourverzoek kunt selecteren om het proces voor het huren van de apparatuur te starten. Het betekent ook dat apparatuur retourverzoeken uit de facturering wordt verwijderd totdat je definitief bevestigt dat de apparatuur is geretourneerd.
Aan de slag
Wanneer jouw klant vraagt om apparatuur te retourneren op de order en je klaar bent om jouw ophaalopdracht te plannen, selecteer je eenvoudigweg Actie > Retouraanvraag 👇
Je kunt kiezen wanneer dit plaatsvindt in het veld Details retouraanvraag, wanneer het in rekening moet worden gebracht in het veld Einddatum doorbelasting en het toewijzen aan een van jouw chauffeurs in het veld Chauffeur.
Zodra je het retourverzoek hebt geaccepteerd, wordt er een retournota (ophaaldocument) weergegeven die klaar is voor jouw chauffeur om onderweg een digitale handtekening te zetten of af te drukken en een ondertekend exemplaar te krijgen.
Er is een optie binnen een gebruikersrol waarmee je kunt bepalen of de retournota op het scherm verschijnt wanneer je een retouraanvraag maakt. Het kan handig zijn dat het document op dat moment wordt weergegeven, zodat je het per e-mail naar de klant kunt sturen als bewijs van de retouraanvraag of als de klant op dat moment voor je staat. De kans is echter groot dat het document later door een klant wordt ondertekend.
Als je dit echter niet nodig hebt en je wilt het later nog eens bekijken/laten goedkeuren, kun je het opnieuw afdrukken via het tabblad Order > Transporten of via het menu Transporten.
Let op: Als je een retouraanvraag indient, worden de artikelen pas weer als beschikbaar gemarkeerd als de apparatuur daadwerkelijk is geretourneerd.
Wanneer de chauffeur klaar is om de apparatuur op te halen, ga dan naar order > transporten > Retouraanvraag transport.
Opmerking: Als je het retourverzoek wilt annuleren, kun je op de link Annuleren klikken op het transport, waardoor dit wordt gemarkeerd als Geannuleerd en de artikelen worden teruggezet naar de status In Huur. Je kunt ook afzonderlijke artikelen annuleren met behulp van de vervolgkeuzelijst Actie. Als je wijzigingen wilt aanbrengen, zoals het verplaatsen van de ophaaldatum, klik je op Weergeven > Bewerken > Inboekdetails > Retourdatum wijzigen op het transport.
Als jouw chauffeur digitaal ondertekent om de retourzending te finaliseren, selecteer je gewoon Afdrukken. Hiermee wordt de retourbon opnieuw afgedrukt en is deze klaar om te worden ondertekend. Selecteer Onderteken in de rechterbovenhoek. Hiermee ga je naar het scherm Retouraanvraag bestellen, waar je:
Een handtekening en een gedrukte naam vast kunt leggen
Eventuele itemaanpassingen kunt maken
Alle apparatuur als beschadigd of verloren kunt markeren
Geretourneerde hoeveelheden kunt bevestigen
Foto's of documenten eventueel kunt toevoegen
Zodra je ondertekenen hebt geselecteerd, wordt de apparatuur automatisch bijgewerkt naar een geretourneerde status en wordt de apparatuur niet meer verhuurd.
Let op: als je handmatig tekent, kun je bevestigen selecteren bij het transport en dit markeert ook de apparatuur als geretourneerd en verandert de apparatuur in Uit Verhuur. Dit zal ook een retournota afdrukken, die kan worden genegeerd als er al een handmatig ondertekend document is.
Je kunt artikelen annuleren op een retouraanvraag, hierdoor wordt de apparatuur teruggezet naar In Huur, waarna je een afspraak kunt maken voor het opnieuw ophalen.
Let op: Als een bulkartikel volledig retour is aangevraagd, wordt de status van het artikel weergegeven als Retouraanvraag, anders blijft de status van het artikel op In Huur. Vanuit de order kun je zien welke artikelen zijn geretourneerd, retour zijn aangevraagd of nog in huur zijn, en je kunt deze hoeveelheden voor elk artikel bijhouden. Zie het voorbeeld hieronder:
Wat als een klant van gedachten verandert over de collectie?
Als je een retourverzoek wilt annuleren, kun je het transport eenvoudig annuleren. De status van de artikelen wordt dan teruggezet naar Uitgeboekt.
Als je de voorgestelde ophaaldatum voor alle items in een transport wilt wijzigen, bewerk je eenvoudig het transport en wijzig je de datum van het retourverzoek. De nieuwe datum van het retourverzoek wordt opgeslagen en de voorgestelde ophaaldatum wordt gewijzigd voor alle artikelen in dat transport.
Voor meer inzicht in wat zich momenteel in de Retouraanvraagfase bevindt, kun je een aangepaste weergave voor Transporten maken waarbij het Type Retouraanvraag is.
Heb je hulp nodig? Start een gesprek met behulp van de blauwe helpballon rechtsonder