Je kunt in OnRent betalingen aannemen op orders voor rekeningklanten en niet-rekeningklanten (Contantklanten), en op één centrale plek alle betalingen beheren. Dit is ideaal voor bedrijven die rechtstreeks met klanten aan de balie of in een winkel handelen.

Allereerst moeten de juiste gebruikersopties worden ingesteld voor de gebruikersrol. Als je een bestaande OnRent-klant bent en dit voor de eerste keer instelt, dan is dit onderdeel belangrijk:

Betaalmethode:

Schakel deze opties in om de gebruikersrol toe te staan betaalmethoden aan te maken en te wijzigen. Lees hieronder meer over wat dit inhoudt. Deze worden meestal eenmalig ingesteld wanneer het systeem wordt opgezet, en deze worden hierna zelden gebruikt, dus het beheer van deze machtigingen zullen normaal gesproken bij een systeembeheerder liggen.

Betaling:

Hiermee kan de betalingsoptie in het order-en de factuurschermen worden opgenomen. Als deze niet aanwezig is, kan de gebruiker binnen deze rol, geen betaling accepteren.

Belangrijk: Er zijn rechten voor Maken, Lezen, Schrijven en Verwijderen. Vink deze allemaal aan in het gedeelte Betaling om gebruikers in staat te stellen betalingen te beheren.

Betaalmethoden vindt je in Systeeminstellingen > Betaalmethoden. Er staan twee standaard methoden in het systeem, contant en creditkaart – Je wilt deze waarschijnlijk niet toevoegen of wijzigen, en indien dit het geval is, kun je doorgaan naar het volgende onderdeel.

Het systeem is standaard opgezet met volgende twee methoden:

Betaalmethoden zijn selecteerbaar wanneer je een betaling in OnRent accepteert. Je kunt instellen welke methode standaard is, je kunt de standaardmethoden in het systeem hernoemen en je kunt meer methoden toevoegen.

Wanneer je een methode wijzigt of toevoegt, dan krijg je het volgende te zien:

Voer gewoon een naam of omschrijving in, kies het soort betaling (contant of kaart) en of deze actief is, en de standaard invoer voor wanneer een gebruiker een betaling aanneemt. Dit alles dekt het onderwerp betaalmethoden.

Er bestaan een aantal opties die je kunt instellen via Systeeminstellingen > Bedrijfsgegevens.

De eerste is "Standaard contantklant klantnummer"

Het kan zijn dat je alle facturen naar een speciaal aangestelde contantrekening in jullie financiele pakket wilt overzetten. Dit kan nuttig zijn omdat:

Alle facturen komen hierna op deze CONTANT-rekening in jullie boekhoudprogramma terecht, wat betekent dat er een één-op-veel-koppeling is met de financiele rekening. Eén contant-rekening in de boekhouding voor verschillende contantklanten in OnRent, elk met hun eigen saldo en mogelijkheid om te betalen, factuur-en orderhistorie, enz.

Ga hiervoor naar Systeeminstellingen > Bedrijf, en kies het tabblad Voorkeuren, zoals hieronder weergegeven:

Normaal gesproken, wanneer je een Standaard Contantklant hebt, zul je deze optie op NEE zetten. Zo zorg je ervoor dat niet alle eenmalige contantklanten naar het geintegreerde boekhoudprogramma worden verzonden.

Wanneer er een verbinding bestaat met Exact Online, dan kun je betalingen boeken en in mindering brengen op facturen. Dit is ook mogelijk met een koppeling met Xero Payments of Sage Business Cloud.

Als je betalingen op de integratiepagina van Xero wilt boeken tegen facturen en creditnota's in Xero, zodat deze worden afgestemd, schakel je 'Betalingen boeken' in op JA en wijzig je de standaardfactuurstatus in Geautoriseerd.

Betalingen kunnen alleen worden geboekt tegen facturen met de status Geautoriseerd (dit is een Xero-status). Als de facturen niet zijn geautoriseerd, moet je dat eerst in Xero doen voordat een betaling kan worden geboekt. Door dit in te stellen op Geautoriseerd bespaar je jezelf een paar stappen.

Je moet ook de betaalmethoden die je hebt aangemaakt, toewijzen aan een grootboekrekening in Xero.

Om een grootboekrekening hier te laten verschijnen, moet je er eerst een vlaggetje voor instellen in Xero met de tekst 'Betalingen naar deze rekening inschakelen', zoals hieronder weergegeven. Je vindt dit vlaggetje onder het menu Boekhouding > Rekeningschema, wanneer je een grootboekcode selecteert en 'Rekeninggegevens bewerken' kiest.

Zodra dit is gebeurd, ben je helemaal klaar: de betalingen worden nu bijgeschreven op de rekening die aan de betaalmethode is gekoppeld en de facturen en creditnota's kunnen nu worden betaald.

Zodra je verbinding hebt, open je de Sage Business-cloudinstellingen op de integratiepagina.

Daar zie je een knop voor het boeken van betalingen. Om betalingen en terugbetalingen te boeken naar het Sage Business Cloud-systeem, kun je dit vakje aanvinken.

Onderaan de pagina moet je vervolgens de juiste accountcodes en betaalmethoden toewijzen aan de OnRent-betaalmethoden:

Om de grootboekcode in de vervolgkeuzelijst weer te geven, moet je eerst de Sage Business Cloud-grootboekrekening zo instellen dat het volgende selectievakje 'Bank' wordt getoond, zoals hieronder weergegeven. Om een grootboekrekening met de bank-vlag op te slaan, moet je deze ook in de categorie 'Bank' of 'Creditcard' plaatsen.

Selecteer vervolgens eenvoudig de gewenste betaalmethode uit het keuzemenu.

Er zijn twee instellingen op de klantenkaart die je kunnen helpen het gedrag van deze klanten te beheren.

Bij het aanmaken van een klant kun je de klant markeren als "Contantklant".

Je kunt een aanbevolen borg instellen voor een artikel of product.

Wanneer je ze opzet tegen een product, dan krijgen alle artikelen in dat product standaard de aanbevolen borg ingesteld die bij het aannemen van een betaling op een order automatisch wordt ingevuld.

ls een of meerder artikelen in een product een andere borg nodig hebben, dan kun je de borg instellen op artikelniveau. Om de borg te tonen, moet bij het aanmaken van een order direct het artikel worden toegevoegd i.p.v. het product.

Wanneer je een klant als contantklant hebt gemarkeerd, of hebt aangegeven dat betalingen kunnen worden aangenomen, dan zijn de betalingsknoppen zichtbaar op de order-en factuurpagina's:

Dit is de knop Betaling Aannemen op de werkbalk:

En dit is de plek in het Acties Menu:

De betalingssectie op een Order:

Aanbevolen borg:

Wanneer je de aanbevolen borg op de producten hebt ingesteld, dan toont de aanbevolen borg de totale borg voor alle artikelen op deze order:

Aangehouden borg:

Wanneer je een borg heeft aangenomen op een order, wordt deze getoond in Aangehouden Borg

Uitstaande terugbetaling:

Hier wordt de waarde getoond van creditnota's waarop geen terugbetaling heeft plaatsgevonden.

Terugbetaling ontvangen:

Dit is de totale waarde van terugbetalingen die op een order hebben plaatsgevonden.

Betaling openstaand:

Hier wordt de totale waarde van geboekte en onbetaalde facturen voor de order weergegeven.

Betaling ontvangen:

Hier wordt de totale waarde van de ontvangen betalingen voor de facturen met betrekking tot een order weergegeven.

In het geval dat je klanten waardevol materiaal levert en om risico's te beperken, kun je een waarborgsom vragen voor huurorderartikelen. De aanbevolen waarborgsommen voor het product worden gebruikt om de waarde te berekenen die de gebruiker op het scherm ziet.

Een waarborgsom vragen is een optionele stap, je hoeft deze niet te gebruiken om later betalingen te kunnen doen voor facturen.

Borgsommen worden niet geboekt in het gekoppelde boekhoudsysteem omdat ze niet gerelateerd zijn aan een factuur. Ze worden gewoon vastgehouden in OnRent om te worden gebruikt voor toekomstige facturen voor die order, of indien nodig terugbetaald.

Het idee van een borg is dat het een waarborgsom is voor een specifieke waarde die wordt vastgehouden op de order totdat je besluit een betaling aan te nemen voor een factuur - het kan zijn dat er een initiële waarborgsom van € 500 is gedaan voor enkele huurartikelen op een order. De klant heeft de apparatuur twee weken en de resulterende factuur is € 750.

Op het moment dat een factuur wordt opgemaakt, moet je nu een extra betaling aannemen. Je kunt de borg terugbetalen en de volledige € 750 aannemen, of de (ge)hele deel van de waarborgsom gebruiken voor de factuurbetaling.

De opties op het betalingsscherm maken dit mogelijk.

Om een aanbetaling te doen, klik je op de knop Betaling Aannemen (onder Acties):

Het betalingsscherm opent. Nu kun je een betalingsmethode selecteren. Het ordernummer wordt gebruikt als referentie, maar je kunt dit aanpassen indien nodig.

De transactie-datum is standaard de huidige datum, maar dit kan worden aangepast. Er kan ook een notitie worden ingevuld.

Het bedrag dat wordt weergegeven wanneer je Borg selecteert, is standaard de aanbevolen waarde als een som van alle aanbevolen borgsommen van de artikelen op een order. Je kunt dit bedrag naar eigen goeddunken verhogen of verlagen.

Wanneer je hebt gekozen voor een bepaald bedrag, klik je op Bevestigen. De borgsom wordt nu ter referentie opgeslagen op de order en bij de klant.

Je zult de waarde van de Aangehouden borg op de order vinden in de samenvatting van de order-betalingen die zijn ingevoerd:

En ook in het Order – Betalingen tabje, en tevens in het Activiteiten Logboek getoond wordt:

Aanbevolen borg waarschuwing:

Wanneer je probeert order-artikelen te verzenden of uit te boeken, en er is geen borg aangenomen, dan krijg je een waarschuwing te zien:

Wanneer een factuur is gemaakt voor een order, en deze is bevestigd en geboekt, dan is een uitstaand bedrag zichtbaar in de order. Dit is de Betaling Openstaand:

Dit bedrag kan hoger of lager zijn dan de borgsom, afhankelijk van de huurperiode en eventuele gefactureerde verkoopartikelen of diensten.

Druk op de knop betaling ontvangen:

Je kunt zien dat het bedrag van de betaling gelijk is aan Betaling Openstaand.

Wanneer een betaling verschuldigd is, kun je de optie Gebruik borg voor betaling zien. (klik op JA)

Als je dit doet, dan wordt een betaling gedaan vanuit de borgsom.

In dit voorbeeld hadden we een borg van €50 - als we Gebruik borg voor betaling aanzetten, dan wordt het gehele bedrag van de borg afgetrokken zodat deze nul is, en blijft er nog een bedrag van €17 over om te betalen. Je kunt het bedrag dat van de borg wordt afgetrokken niet aanpassen; hier wordt altijd het maximale bedrag gebruikt.

Nu is de aangehouden borg nul en heeft het bedrag bij Betaling Ontvangen een groen vinkje.

Op het tabje Betalingen van de order kun je zien dat onder het bedrag van de betaling staat hoeveel hiervan uit de borgsom is gehaald.

Wanneer je de borgsom aan de klant wilt terugbetalen, dan klik je op de knop Betaling aannemen:

Je kunt nu de Aangehouden borg zien. Wanneer je nu klikt op Terugbetaling borg JA, dan springt het bedrag direct op het volledige borgbedrag. Je kunt deze waarde aanpassen indien nodig.

Klik hierna op de knop Bevestigen, en de borg wordt geretourneerd. Deze actie vind je terug bij Betalingen.

In onderstaand voorbeeld, zie je dat de waarde van Betaling Openstaand, hoger is dan de Aangehouden Borg. Dat betekent dat er een extra betaling nodig is om de totale waarde van Betaling Openstaand te voldoen.

Dit zal nu een betaling tonen tegen de totale Betalingen Openstaand plus de Aangehouden Borg waarde:

Je kunt ook kiezen om de Aangehouden Borg niet te gebruiken als onderdeel van de betaling. Om dit te doen, kies je “Terugbetaling Borg” en JA, en vul je het bedrag in, in het betaalveld.

Je moet nu wel de borg aan de klant terugbetalen, en vervolgens de betaling innen. In het bovenstaande geval betalen we de volledige borg van .... terug (misschien heeft de klant ons hiervoor contant geld gegeven) en innen wij vervolgens een betaling van ... (misschien wil de klant dit per creditkaart betalen)

Nadat dit is gedaan, kun je de terugbetaling van de borg en de betaling zien als twee afzonderlijke transacties in de betalingsgeschiedenis van de order:

Als je alleen een deel of de gehele borg wilt terugbetalen, kun je dit doen door op de knop Betalingen te klikken. Het kan zijn dat de klant van gedachten is veranderd over de order en dat je de borg moet terugbetalen.

In het scherm zoals hierboven getoond, kun je de Betaal knop kiezen en vervolgens op Terugbetaling Borg klikken. Nu kun je een waarde invullen om terug te betalen, en hierna op Bevestig klikken.

Je kunt zien dat de borg nu is terug betaald.

Opm.: wanneer is een order eenmaal is geannuleerd, is het niet meer mogelijk om een betaling aan te nemen. Dus voltooi een borg-retour voordat dit kan gebeuren.

Wanneer een waarborgsom is aangenomen, en je het materiaal aan de klant wilt meegeven, dan kun je hierna kiezen voor Uitgeven of Uitboeken.

Wanneer je een betaling voor een order ontvangt, dan staat hier een factuur tegenover- als er een betaling wordt gedaan voor een bedrag lager dan die van de factuur, dan word er een gedeeltelijke toekenning aan de factuur gedaan.

Wanneer er meerdere facturen zijn, bijvoorbeeld een factuur voor €1000,- en een voor €150,-, en je ontvangt een betaling van €1100,-, dan wordt er eerst €1000,- toegewezen aan de eerste factuur, en hierna het resterende bedrag aan de tweede factuur, zodat er nog een saldo van €50,- overblijft.

Samengevat, wanneer je meerdere facturen voor een order hebt en een betaling ontvangt, wordt deze automatisch als eerste toegekend aan de oudste factuur.

Wanneer je een creditnota maakt op een order, kun je vervolgens een terugbetaling verwerken voor de waarde van deze creditnota.

Om een terugbetaling te doen, moet je er eerst voor zorgen dat er een creditnota bestaat op de betreffende order. Hierna kun je een terugbetaling verwerken voor de waarde van de creditnota.

De terugbetaling wordt getoond in de ordergeschiedenis, bij Betalingen.

As shown below, the outstanding balance is shown against the invoice and credit note for completeness, this allows you to see whether a partial or full amount has been paid against an invoice. Zoals hieronder getoond, wordt het openstaande saldo voor de volledigheid getoond

Als je een order hebt zonder open einde (je kunt kiezen voor Open Einde bij het aanmaken van een order) dan weet je wat de einddatum is – Het is mogelijk dat je een vaste termijn hebt afgesproken voor de huurovereenkomst. Dit verandert het gedrag van hoe het betalingsscherm getoond wordt.

Omdat een einddatum bekend is, worden de geschatte totale kosten geprojecteerd.

Je kunt een waarborgsom vragen voor een gewenst bedrag, of een voorschotfactuur maken tot aan de verwachte einddatum.

Wanneer er voor de order een factuur is gemaakt , worden de geprojecteerde kosten vervangen door de werkelijke factuur-waarden.

Als er in het onwaarschijnlijke geval een verbindingsprobleem is geweest met het geïntegreerde boekhoudsysteem, kunnen de betalingen mogelijk niet worden geboekt. Als dit gebeurt, kun je eenvoudig een niet-geboekte betaling vinden en naar Acties > Boeken gaan. Er wordt dan geprobeerd ze opnieuw te verzenden.