¿Cuánto Tiempo Conservará Mi Empleador el Formulario I-9?
Según la ley federal, los empleadores están obligados a conservar el Formulario I-9 durante un período específico para cumplir con las regulaciones de verificación de elegibilidad de empleo. Este plazo de retención garantiza un adecuado registro y cumplimiento de las normativas legales en caso de auditorías o inspecciones.
¿Cuáles Son los Requisitos de Retención para el Formulario I-9?
Los empleadores deben conservar el Formulario I-9 durante uno de los siguientes períodos, lo que ocurra más tarde:
Tres Años Después de la Fecha de Contratación:
Esto aplica si el empleado permanece activo en la empresa.Un Año Después de Finalizado el Empleo:
Si el empleado deja la empresa, el empleador debe mantener el Formulario I-9 por al menos un año después de la fecha de terminación.
Por ejemplo:
Si un empleado trabaja dos años y luego deja la empresa, el empleador debe conservar el Formulario I-9 durante tres años desde la fecha de contratación.
Si el empleado trabaja cinco años y luego se retira, el empleador debe conservar el Formulario I-9 durante seis años (cinco años de empleo más un año adicional tras la salida).
¿Por Qué los Empleadores Conservarán el Formulario I-9?
Conservar el Formulario I-9 es fundamental por las siguientes razones:
Cumplimiento con la Ley Federal:
La Ley de Reforma y Control de Inmigración (IRCA) exige que los empleadores verifiquen la identidad y autorización de trabajo de todos los empleados y mantengan estos registros.Auditorías e Inspecciones:
El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) u otras agencias federales pueden solicitar los registros del Formulario I-9 durante una auditoría o inspección. Los empleadores deben presentar estos documentos de manera inmediata para demostrar cumplimiento.Protección Legal:
Una retención adecuada ayuda a los empleadores a evitar sanciones o multas por registros incompletos o ausentes durante las revisiones regulatorias.
¿Cómo Almacenan los Empleadores el Formulario I-9?
Los empleadores pueden almacenar el Formulario I-9 en formatos físicos o electrónicos, siempre que aseguren acceso seguro y una adecuada organización.
Almacenamiento Físico:
Los formularios suelen guardarse en un archivador seguro con llave, separado de otros archivos de personal.Almacenamiento Electrónico:
Los registros digitales deben almacenarse en un sistema seguro con acceso controlado, garantizando la integridad y confidencialidad de los datos.
¿Qué Sucede Después del Período de Retención?
Una vez que finaliza el período de retención, los empleadores pueden desechar los registros del Formulario I-9 de manera segura. Es importante que cualquier método de eliminación, como triturar formularios físicos o eliminar registros electrónicos, evite el acceso no autorizado a información sensible del empleado.
Puntos Clave para los Empleados
Los empleadores están legalmente obligados a conservar el Formulario I-9 durante el período especificado para cumplir con los requisitos de cumplimiento.
Tu Formulario I-9 contiene información sensible, por lo que tu empleador lo almacena de manera segura.
Si tienes inquietudes sobre cómo se maneja tu Formulario I-9, consulta con tu empleador sobre sus prácticas de almacenamiento y retención.
Preguntas Frecuentes
1. ¿Puedo solicitar una copia de mi Formulario I-9 a mi empleador?
Sí, puedes solicitar una copia de tu Formulario I-9 para tus registros, pero el empleador no está legalmente obligado a proporcionarla a menos que se requiera como parte de un proceso legal o auditoría.
2. ¿Qué sucede si mi empleador no conserva mi Formulario I-9?
El incumplimiento de conservar el Formulario I-9 puede resultar en multas, sanciones u otras consecuencias durante una auditoría o inspección federal.
3. ¿Se aplica la regla de retención a empleados remotos?
Sí, los requisitos de retención se aplican a todos los empleados, independientemente de si trabajan en la oficina o de forma remota.
Puntos Clave
Los empleadores deben conservar el Formulario I-9 durante tres años después de la contratación o un año después de la terminación, lo que ocurra más tarde.
Una retención adecuada asegura el cumplimiento de las regulaciones federales y protege a los empleadores durante auditorías.
Los empleadores son responsables de almacenar y eliminar de forma segura los registros del Formulario I-9 después del período de retención.
Al comprender las reglas de retención del Formulario I-9, puedes sentirte seguro de cómo se manejan tus registros laborales en cumplimiento con las leyes laborales de los EE. UU.