¿Cuál Es la Sanción por No Presentar el Formulario I-9 Completado a Tiempo?
El Formulario I-9 es un requisito legal para todos los empleados contratados en los Estados Unidos. No presentar un Formulario I-9 completado dentro del plazo requerido puede generar consecuencias significativas tanto para empleados como para empleadores. Las sanciones van desde la terminación del empleo hasta multas y posibles acciones legales. Comprender estos plazos y sus implicaciones es fundamental para cumplir con las leyes laborales federales.
Plazos para Presentar el Formulario I-9
El Formulario I-9 debe completarse y presentarse dentro de plazos estrictos:
Sección 1 (Empleado):
Los empleados deben completar y firmar la Sección 1 del Formulario I-9 en o antes de su primer día de trabajo.Sección 2 (Empleador):
Los empleadores deben verificar los documentos del empleado y completar la Sección 2 dentro de los tres días hábiles posteriores al primer día de trabajo del empleado.
Si estos plazos no se cumplen, tanto el empleado como el empleador pueden enfrentar sanciones.
Sanciones para los Empleados
Terminación del Empleo:
Los empleados que no presenten un Formulario I-9 completado dentro del plazo pueden ser considerados inelegibles para trabajar y enfrentar la terminación inmediata del empleo.
Retraso en Comenzar a Trabajar:
Los nuevos empleados no podrán iniciar sus labores hasta que el Formulario I-9 sea presentado y verificado.
Investigación por Fraude Potencial:
Los retrasos en proporcionar documentos válidos podrían generar preocupaciones sobre la autorización de trabajo, lo que podría llevar a un mayor escrutinio.
Sanciones para los Empleadores
Los empleadores son responsables de garantizar el cumplimiento del Formulario I-9 para cada empleado. No cumplir con los plazos puede resultar en:
Multas Civiles:
Los empleadores pueden enfrentar multas que oscilan entre $272 y $2,701 por infracción del Formulario I-9 en casos de primera infracción.
Las infracciones repetidas conllevan multas más altas, que pueden superar los $27,000 por infracción.
Cargos Penales:
Incumplir deliberadamente con los requisitos o contratar trabajadores no autorizados puede resultar en cargos penales contra el empleador.
Interrupción del Negocio:
El incumplimiento puede desencadenar auditorías por parte del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE), lo que puede interrumpir las operaciones del negocio.
Daño a la Reputación:
Los empleadores que no cumplan pueden enfrentar daños a su reputación, afectando futuras contrataciones y relaciones comerciales.
Cómo Evitar Sanciones
Para Empleados:
Completa la Sección 1 de Inmediato: Presenta tu Formulario I-9 a más tardar el primer día de empleo.
Proporciona Información Precisa: Verifica tus datos y asegúrate de proporcionar documentos válidos y no vencidos.
Comunícate con tu Empleador: Si anticipas retrasos para reunir los documentos requeridos, informa a tu empleador de inmediato.
Para Empleadores:
Monitorea los Plazos: Implementa un sistema para rastrear la finalización del Formulario I-9 y los plazos de verificación de documentos.
Ofrece Orientación: Educa a los nuevos empleados sobre la importancia de presentar el formulario a tiempo y ayúdales a entender los requisitos de los documentos.
Mantente Actualizado: Revisa regularmente las reglas de cumplimiento del Formulario I-9 en el sitio web I-9 Central del USCIS.
¿Por Qué Es Importante Presentar el Formulario a Tiempo?
Presentar el Formulario I-9 a tiempo es crucial para:
Garantizar el Cumplimiento Legal: Cumplir con los requisitos federales protege tanto a empleados como a empleadores de sanciones.
Facilitar la Incorporación: Completar el Formulario I-9 a tiempo previene retrasos en la contratación y asegura un proceso de incorporación fluido.
Evitar Riesgos Legales: Cumplir proactivamente con los plazos reduce el riesgo de auditorías, multas y otras complicaciones.
Puntos Clave
Los empleados deben completar la Sección 1 del Formulario I-9 antes de su primer día de trabajo, y los empleadores deben verificar y completar la Sección 2 dentro de los tres días hábiles.
No cumplir con los plazos puede llevar a la terminación del empleo para los empleados y multas, auditorías o acciones legales para los empleadores.
La comunicación clara y el cumplimiento de los plazos son esenciales para evitar sanciones y garantizar el cumplimiento.
Al comprender las sanciones y tomar medidas proactivas para cumplir con los plazos, tanto empleados como empleadores pueden garantizar el cumplimiento de las leyes laborales federales y mantener un proceso de contratación sin inconvenientes.