Avec les Autorisations et les codes d’accès, vous déterminez ce que chaque type de compte (entreprise, salon ou collaborateur) peut voir et faire dans Aimy. Vous pouvez configurer les paramètres en une seule fois pour tous les salons, puis définir des exceptions pour un compte ou un salon spécifique si nécessaire.
Qui peut modifier les paramètres ?
Par défaut, le compte entreprise gère les paramètres. Si vous gérez une chaîne de salons, vous pouvez également modifier ce paramètre depuis le compte chaîne afin de centraliser la gestion au niveau de la chaîne. Seul le compte chaîne pourra alors effectuer des modifications.
Rendez-vous dans Paramètres > Autorisations. En haut de la page, vous trouverez Choix du compte. Vous pouvez y définir qui est autorisé à gérer les autorisations et les codes d’accès :
Compte chaîne : seul le compte chaîne peut modifier les paramètres. (Cette option ne peut être activée que depuis le compte chaîne.)
Compte entreprise : les comptes entreprise peuvent modifier les paramètres.
Où configurer les autorisation et les codes d’accès ?
Rendez-vous dans Paramètres > Autorisation. Vous y trouverez trois onglets :
Autorisation : détermine les fonctionnalités d’Aimy auxquelles un compte peut accéder.
Codes d’accès : détermine les actions qui nécessitent un code à 6 chiffres.
Changer de salon : détermine les salons vers lesquels un compte salon peut basculer.
Autorisation
Dans l’onglet Autorisations vous pouvez autoriser chaque type de compte à utiliser certaines fonctionnalités. En haut de la page, vous pouvez choisir entre les vues Droits (configuration pour tous les comptes simultanément) et Comptes (exceptions par compte).
Configurer les autorisations pour tous les comptes simultanément
Rendez-vous dans Paramètres > Autorisations et ouvrez l’onglet Autorisations.
Cliquez sur Autorisations en haut à droite.
Pour chaque fonctionnalité, cochez le ou les types de comptes auxquels vous souhaitez accorder l’accès : Collaborateur, Salon et/ou Entreprise.
Le paramètre s’applique immédiatement à tous les comptes du type sélectionné. Tous les comptes salon disposent donc des mêmes autorisation, tout comme les comptes collaborateur et les comptes entreprise.
Important !
Les autorisation contenant le terme « collaborateur » dans leur nom (par exemple, Agenda collaborateur) sont uniquement disponibles pour les comptes collaborateur. Ils apparaissent en grisé pour les comptes salon et entreprise et ne peuvent pas être activés pour ces comptes.
Si vous gérez les autorisation depuis un compte entreprise, vous ne pouvez configurer que les comptes salon et collaborateur. Le compte entreprise dispose toujours de tous les autorisations.
Définir une exception pour un compte
Un salon ou un collaborateur a besoin de autorisation différents de ceux des autres comptes ? Vous pouvez modifier les autorisations uniquement pour ce compte.
Cliquez sur Comptes en haut à droite.
Recherchez le compte à l’aide de Rechercher un compte.
Cliquez sur les trois points à côté du compte, puis sélectionnez Modifier.
Dans la fenêtre Autorisations personnalisés, cochez ou décochez les autorisation souhaités.
Cliquez sur Enregistrer.
Pour rétablir les autorisation par défaut correspondant au type de compte, cliquez sur Rétablir les paramètres d’origine, puis enregistrez.
Cochez Afficher uniquement les autorisations personnalisés pour identifier rapidement les comptes qui disposent d’exceptions.
Que signifient les différents Autorisations ?
Pour les autorisation allant de Agenda à Disponibilités, le fonctionnement dépend du type de compte. Si vous activez ces autorisations pour un compte entreprise, celui-ci peut consulter toutes les informations de l’entreprise. Pour un compte salon ou collaborateur, l’accès concerne les informations de son propre salon et des salons associés.
Autorisation | Signification |
Agenda | Donne accès à l’agenda complet et à toutes les fonctionnalités associées. |
Agenda collaborateur | Donne accès à l’agenda du compte collaborateur connecté. |
Clients | Donne accès à la liste des clients dans le menu, y compris à toutes les données clients et aux fonctionnalités associées. |
Clients collaborateur | Donne accès à la liste des clients dans le menu, sans possibilité d’exporter les clients ni de leur envoyer des e-mails. |
Caisse | Donne accès à la caisse dans le menu et à toutes les fonctionnalités associées. |
Caisse collaborateur | Donne accès à la caisse dans le menu, mais affiche uniquement les factures du compte collaborateur connecté. |
Analyse générale | Donne accès à tous les rapports disponibles dans les sections Suivi des salons et Rapports du menu, ainsi qu’aux fonctionnalités associées, pour l’entreprise ou les salons associés. |
Analyse générale - collaborateur | Donne accès à tous les rapports disponibles dans les sections Suivi des salons et Rapports du menu, mais affiche uniquement les résultats du compte collaborateur connecté. |
Disponibilité | Donne accès aux disponibilités dans le menu. |
Disponibilités collaborateur | Donne uniquement accès aux disponibilités du compte collaborateur connecté. |
Produits | Donne accès à la gestion des produits dans le menu et aux fonctionnalités associées. |
Profil | Donne accès à Compte > Profil, notamment aux sections Collaborateurs, Prestations et ACTIVÉ/DÉSACTIVÉ. |
Paramètres | Donne accès aux paramètres généraux du compte. La possibilité de se déconnecter reste toujours disponible. |
Fonctionnalités d'entreprise | Donne accès aux paramètres et aux informations de l’entreprise, y compris à l’attribution des autorisations. |
Historique de paiement | Donne accès aux factures antérieures, avec la possibilité de les modifier ou de les supprimer. |
Historique de mise en caisse | Donne accès à une clôture de caisse antérieure, avec la possibilité de la modifier. |
Paramètres des objectifs | Donne accès aux paramètres des objectifs des collaborateurs. |
Supprimer définitivement | Autorise la suppression définitive des rendez-vous dans l’agenda. |
Modifier le prix | Autorise la modification des prix des prestations et/ou des produits lors de la création d’une nouvelle facture. |
Changer de salon | Autorise le passage d’un salon à un autre. Dans l’onglet Changer de salon, vous pouvez sélectionner les salons accessibles à chaque compte salon. Ce droit est toujours activé pour les comptes entreprise. |
Codes d’accès
Les codes d’accès permettent de sécuriser les actions sensibles, comme la suppression d’une facture ou l’ouverture du tiroir-caisse.
Lorsqu’un code d’accès est activé, le compte conserve l’accès à la fonctionnalité. Toutefois, une fenêtre contextuelle apparaît et l’utilisateur doit saisir le code correct pour pouvoir continuer.
Configurer les codes d’accès pour tous les salons simultanément
Rendez-vous dans Paramètres > Autorisations et ouvrez l’onglet Codes d’accès.
Cliquez sur Codes d’accès en haut à droite.
Pour chaque fonctionnalité, cochez les types de comptes qui devront saisir un code : Collaborateur, Salon et/ou Entreprise.
Dans la colonne Codes d’accès, saisissez un code à 6 chiffres.
Un code d’accès est actif uniquement lorsqu’un code a été renseigné. Si le champ reste vide, le code d’accès est désactivé.
Exemple : vous cochez les cases Collaborateur et Salon pour l’option Supprimer une facture, puis vous saisissez le code 123456. Les comptes collaborateur et salon devront saisir ce code pour supprimer une facture. Les comptes entreprise pourront effectuer cette action sans code.
Important !
Si vous gérez les codes d’accès depuis un compte entreprise, vous pouvez uniquement les configurer pour les comptes salon et collaborateur.
Définir un code différent pour un salon
Vous souhaitez utiliser un code différent pour un salon, par exemple 111111 au lieu de 123456 ? Vous pouvez modifier les codes séparément pour ce salon.
Cliquez sur Comptes en haut à droite.
Recherchez le compte du salon à l’aide de Rechercher un compte.
Cliquez sur les trois points à côté du compte, puis sélectionnez Modifier.
Dans la fenêtre Autorisations personnalisés, modifiez les cases cochées et les codes.
Cliquez sur Enregistrer.
L’option Rétablir les paramètres d’origine permet de rétablir les codes configurés pour l’ensemble des salons.
Cochez Afficher uniquement les codes personnalisés pour identifier les salons qui utilisent un code différent.
Que signifient les différents codes d’accès ?
Code d’accès | Quand le code est-il nécessaire ? |
Modifier la configuration de caisse (la clôture de caisse) | Lorsque l’utilisateur souhaite modifier une clôture de caisse enregistrée, qu’elle date d’aujourd’hui ou d’une date antérieure. |
Saisir la configuration de caisse | Lorsque l’utilisateur souhaite accéder à la fonctionnalité de clôture de caisse via le bouton Clôture de caisse. |
Ouvrir la caisse | Lorsque l’utilisateur souhaite ouvrir le tiroir-caisse via le bouton Ouvrir la caisse. |
Supprimer un ticket | Lorsque l’utilisateur souhaite supprimer une facture. |
Modifier le prix sur le ticket | Lorsque l’utilisateur souhaite modifier les prix des prestations et/ou des produits lors de la création d’une nouvelle facture. Ne s’applique pas aux prestations ou produits divers ni aux cartes cadeaux. |
Modifier les remises | Lorsque l’utilisateur souhaite modifier une règle de réduction standard. Ne s’applique pas aux réductions manuelles. |
Créer un avoir | Lorsque l’utilisateur souhaite créer un bon de retour via l’option Retour. |
Supprimer / modifier la disponibilités | Lorsque l’utilisateur souhaite modifier ou supprimer des disponibilités planifiées. |
Modification des congés | Lorsque l’utilisateur souhaite modifier ou supprimer des corrections d’heures de congé. |
Modifier les services | Lorsque l’utilisateur souhaite modifier des prestations dans la liste. |
Modifier le collaborateur | Lorsque l’utilisateur souhaite modifier les données d’un collaborateur. |
Exporter les produits | Lorsque l’utilisateur souhaite exporter les produits. |
Exporter les clients | Lorsque l’utilisateur souhaite exporter les clients. |
Modifier les stocks | Lorsque l’utilisateur souhaite modifier le stock des produits. |
Formulaires | Lorsque l’utilisateur souhaite envoyer un formulaire à un client ou ouvrir un formulaire rempli. |
Photo verrouillée | Lorsque l’utilisateur souhaite ouvrir une photo verrouillée d’un client. |
Photos | Lorsque l’utilisateur souhaite ouvrir les photos sur la fiche client ou dans les détails du rendez-vous. |
Modifier un rendez-vous | Lorsque l’utilisateur souhaite modifier ou supprimer un rendez-vous passé. |
Code d’accès ou Autorisations?
Il existe une différence pour l’option Clôture de caisse antérieure. Si le autorisation est désactivé, le compte ne peut pas modifier une clôture de caisse antérieure. Si le code d’accès est activé, il peut effectuer cette action, à condition de saisir le code correct.
Formulaires : le code d’accès fonctionne uniquement pour les formulaires pour lesquels cette option a été activée individuellement. Pour en savoir plus, consultez l’article Formulaires.
Photos verrouillées : si vous désactivez ce code d’accès, les photos verrouillées ne pourront plus être ouvertes tant que vous n’aurez pas réactivé le code.
Changer de salon
Dans l’onglet Changer de salon, vous déterminez vers quels salons chaque compte salon peut basculer. Cette option est pratique, par exemple, si un salon ne travaille qu’avec 3 des 5 salons de l’entreprise.
Rendez-vous dans Paramètres > Autorisations et ouvrez l’onglet Changer de salon.
Dans la section Vue d’ensemble des salons, à gauche, sélectionnez le salon. Vous pouvez utiliser Rechercher un salon si nécessaire.
Dans la section Paramètres de changement de salon, à droite, choisissez l’une des options suivantes :
Tous les salons : le compte salon peut basculer vers tous les salons de l’entreprise.
Paramètres de salon personnalisés : vous sélectionnez vous-même les salons vers lesquels le compte salon peut basculer.
Important !
Ce paramètre s’applique uniquement aux comptes salon.
Les collaborateurs peuvent toujours basculer entre les salons dans lesquels ils travaillent.
Le compte entreprise peut toujours basculer entre tous les salons de l’entreprise.
Un compte salon ne peut basculer vers un autre salon que si le autorisation Changer de salon est activé.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il lorsqu’un nouveau compte est créé ?
Un nouveau compte reçoit automatiquement les autorisations et les codes d’accès configurés pour son type de compte.
Cela fonctionne-t-il également dans l’application ?
Les autorisations, les codes d’accès et le changement de salon se configurent dans la version web d’Aimy, mais ils s’appliquent également aux comptes qui utilisent l’application mobile.
Un code d’accès doit-il toujours comporter 6 chiffres ?
Oui, un code d’accès comporte toujours 6 chiffres.
-------------------------------------------------------------------------
Vous avez des questions sur le logiciel ? N’hésitez pas à contacter l’équipe Aimy.