Dans cet article, nous expliquons comment utiliser l'agenda d'Aimy. Nous nous concentrerons sur la création et la modification de rendez-vous, de tâches et d'absences.
Attention! Vous pouvez seulement utiliser l'agenda si des employés, des disponibilités et des services (ou traitements) ont été créés.
Création d'un rendez-vous dans l'agenda
Pour prendre un rendez-vous, vous pouvez cliquer sur l'agenda. Ensuite, une fenêtre contextuelle apparaîtra où vous pouvez choisir entre un nouveau rendez-vous, une tâche, une pause ou une absence en utilisant la flèche en haut. Pour prendre un rendez-vous, choisissez l'option "nouveau rendez-vous".
Pour prendre un rendez-vous, vous devez remplir les champs suivants (ou ils seront remplis automatiquement) :
Date : est prise de l'agenda sur lequel vous cliquez. Vous pouvez évidemment toujours le modifier. Vous pouvez également planifier des rendez-vous récurrents en cliquant sur l'icône de répétition à côté de la date.
Client : entrez ici le nom du client. Si le client est déjà dans la base de données, les informations s'afficheront automatiquement. Vous pouvez également ajouter un nouveau nom à la base de données des clients en entrant un nom et en cliquant sur "ajouter". Vous pouvez alors également entrer un numéro de téléphone et une adresse e-mail. Si vous souhaitez uniquement prendre un rendez-vous pour un "client sans rendez-vous", vous pouvez cocher cette option. Les informations sur le client ne seront alors pas sauvegardées dans le système.
Lors du rendez-vous, vous pouvez maintenant trouver différentes étiquettes (voir image ci-dessus):
A : Client avec un abonnement
B : Nombre de non-présences
C : Dernière fois que le client a eu un rendez-vous. Le premier chiffre indique le nombre de semaines et le second le nombre de jours.
Si un client vient pour la première fois, une étiquette "Nouveau client" sera affichée.
Ajouter un ou plusieurs services : ici, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs services. Attention ! Assurez-vous toujours de sélectionner plusieurs services pour un rendez-vous avec plusieurs traitements, ou de choisir une combinaison de traitements. Vous pouvez le faire en cliquant sur la catégorie souhaitée ou en recherchant un service via la barre de recherche. Sur le côté droit, vous verrez un aperçu des services sélectionnés. Cliquez ensuite sur "Ajouter".
Le traitement a été ajouté :
L'employé est rempli en fonction du clic dans l'agenda. Vous pouvez modifier cela en cliquant sur la flèche vers le bas à droite et en sélectionnant un autre employé.
La couleur de l'icône du calendrier indique si l'employé est disponible (vert), occupé (rouge) ou si un service non spécifique à cet employé est prévu (orange).
Les horaires des services sont remplis en fonction du temps de travail du traitement et du temps d'adaptation possible (également appelé temps intermédiaire).
Si un client ne vient pas spécifiquement pour un employé, vous pouvez l'indiquer en décochant l'étoile. (Si un client vient spécifiquement pour un employé, cela sera indiqué dans l'agenda par une icône de créneau
Note: ici vous pouvez également retrouver les notes précédemment faites.
Histoire: Ici, vous pouvez voir les deux derniers rendez-vous du client et les copier directement pour le nouveau rendez-vous. (Attention ; non disponible pour les clients sans rendez-vous)
Rendez-vous pris par (optionnel) : indiquez ici qui a planifié le rendez-vous.
Envoyer des notifications: indiquez ici si vous souhaitez envoyer des notifications au client. Découvrez comment configurer ces notifications.
Sauvegarder : le rendez-vous est ajouté à l'agenda.
Que signifient les icônes du calendrier ?
Comment modifier un rendez-vous ?
Vous pouvez modifier un rendez-vous de plusieurs manières :
Via le clic droit : en faisant un clic droit sur un rendez-vous, les options suivantes s'ouvrent . Ici, vous pouvez rapidement supprimer, couper, coller ou copier une partie ou la totalité d'un rendez-vous. Vous pouvez également rapidement marquer un client comme présent, spécifier le rendez-vous pour un employé ou payer directement le rendez-vous.
En cliquant sur le rendez-vous: un aperçu du rendez-vous est affiché et via les boutons "modifier le rendez-vous" et "supprimer le rendez-vous", vous pouvez apporter des modifications.
Enfin, vous pouvez toujours glisser le rendez-vous dans la vue quotidienne ou hebdomadaire en le maintenant cliqué et en le déplaçant sur l'agenda. Lorsqu'un rendez-vous est prolongé après la durée initialement prévue pour le traitement, une ligne pointillée rouge apparaît dans le rendez-vous :
Ajouter ou modifier une tâche
Une tâche peut être utilisée pour des activités qui doivent être mentionnées (par exemple, pour l'administration) dans l'agenda et qui bloquent l'agenda.
Pour ajouter une tâche, cliquez sur l'agenda et choisissez l'option "Tâche" en haut. Pour ajouter une tâche, indiquez le nom de la tâche, le temps, pour quel employé et éventuellement à quelle fréquence cela se produit (répétitif). Vous pouvez également ajouter une note à la tâche.
Une tâche peut être facilement modifiée en la maintenant cliquée et en la faisant glisser. Vous pouvez également modifier et/ou supprimer la tâche avec le clic droit.
Ajouter ou modifier une absence (hors bureau)
Il est également possible d'ajouter une absence dans l'agenda. Vous pouvez utiliser cela si vous partez plus tôt, si vous n'êtes pas dans le salon pendant quelques heures et/ou s'il s'agit d'un jour férié.
Pour ajouter une absence, cliquez sur l'agenda et sélectionnez "Hors du bureau". Pour ajouter une absence, indiquez le nom de l'absence, le temps, pour quel employé et éventuellement à quelle fréquence cela se produit (répétitif). Vous pouvez également ajouter une note à l'absence.
Une absence peut être facilement modifiée en la maintenant cliquée et en la faisant glisser. Vous pouvez également modifier et/ou supprimer l'absence avec le clic droit.
Ajouter ou modifier une pause
La dernière possibilité dans l'agenda est d'ajouter des pauses supplémentaires. Ce sont des pauses qui sont en dehors de la pause dans l'horaire standard.
Pour ajouter une pause, cliquez sur l'agenda et sélectionnez "Pause". Pour ajouter une pause, indiquez les heures et éventuellement à quelle fréquence cela se produit (répétitif).