La solution de comptabilité de caisse SmartRec suit les écritures de journal lors de la réception des paiements, comptabilise les revenus une fois les paiements conciliés et enregistre les ajustements de revenus dans les postes comptables du plan comptable lorsque des crédits (notes de crédit) sont créés ou utilisés.
Avant de commencer
🔑 Vous devez disposer du permission « Rapports de comptabilité » pour consulter les écritures de journal. Cliquez ici pour en savoir plus.
Les écritures de caisse sont générées lors des événements suivants :
✅ Paiement/Remboursement/Dépôt sur compte
✅ Lors de la conciliation
✅ Suppression d'une conciliation
✅ Création d'un crédit
💡 Le revenu est comptabilisé dès qu'un paiement est concilié avec un item de facture.
Les écritures de caisse ne sont pas générées lors des événements suivants :
✖️ Création d'une facture (sauf pour les ventes de cartes-cadeaux)
✖️ Rendement du service
✖️ Utilisation ou expiration d'un laissez-passer
❗ Aucun revenu n'est reporté, car le revenu est comptabilisé dès la conciliation du paiement.
1. Scénarios d'écritures de journal en comptabilité de caisse
En comptabilité de caisse, le conciliation fait référence au numéro de paiement (et non au numéro de la facture). Nous allons voir comment certains événements de facturation génèrent des écritures de journal en comptabilité de caisse (en utilisant vos postes comptables de revenus personnalisés et les postes comptables générés par le système), telles que :
Lors d'un paiement
Les écritures de journal pour la comptabilité de caisse sont générées lors de la saisie des paiements dans SmartRec. Cependant, le revenu n'est pas encore comptabilisé.
Lors de la saisie d'un paiement, des écritures de Paiement sont générées :
1- Pour suivre un montant reçu, un débit est porté au compte d'actif - Compte d'encaisse.
2- Tant que le montant n'est pas concilié avec une facture, un crédit est porté au compte de passif - Dépôt au compte.
🎗️ En comptabilité d'exercice, les écritures de journal sont générées dès la création de la facture, le revenu étant comptabilisé immédiatement ou différé. Cliquez ici pour des exemples.
Lorsqu'un paiement est concilié
En comptabilité de caisse, les revenus sont comptabilisés lorsqu'un paiement est concilié avec un item de facture. De plus, toute taxe de vente applicable (ex: TPS, TVP, etc.) est enregistrée au compte de taxe de vente approprié.
Lors de la conciliation d'un paiement, des écritures de conciliation sont générées :
1- Quand un montant est déplacé à la suite d'une conciliation, un débit est porté au compte de Passif - Dépôt au compte.
2- Quand les revenus sont comptabilisés, un crédit est porté au compte de revenu de l'item.
3- Si la taxe sur les ventes s'applique, un crédit est porté au(x) compte(s) passif de taxes de vente.
🎗️ En comptabilité d'exercice, les paiements conciliés diminuent les comptes à recevoir, mais ne sont pas comptabilisés dans un compte de revenu.
Lorsqu'une conciliation est supprimée
Une conciliation est supprimée lorsque deux transactions (facture, paiement, note de crédit, remboursement) précédemment conciliées sont dissociées.
Plusieurs raisons peuvent expliquer ce phénomène :
Échec d'un paiement ACH
Annulation d'un paiement
Annulation d'une facture, suivie d'un remboursement
Suppression/ajustement manuel d'une conciliation
En comptabilité de caisse, quand le statut de conciliation change, le revenu correspondant est annulé. Cette annulation est immédiate et non rétroactive. Cela génère les écritures de Conciliation supprimée :
1- Le jour du changement de statut de la conciliation, un débit est porté au compte de revenu de l'item. Le revenu n'est plus comptabilisé.
2- Si les taxes sur les ventes ont été appliquées, un débit est porté au(x) compte(s) passif de taxes de vente. Ces montants dus sur les taxes ne sont plus comptabilisés. 3- Les paiements non conciliés portent toujours un crédit au compte de Passif - Dépôt au compte.
🎗️ En comptabilité d'exercice, la conciliation
n'a aucune incidence sur la comptabilisation des revenus.
Création d'un crédit ou l'offre d'un rabais dans la facturation client
Dans la comptilibilité de caisse, lorsque vous créez un crédit ou offrez un rabais dans la facturation client, des écritures de Note de crédit sont générées :
Un débit est enregistré sur le compte de revenu associé au crédit.
Un crédit est enregistré sur le compte de passif - Dépôt au compte.
1- Un crédit réduit vos revenus. Un débit est porté sur le compte de revenu associé au crédit.
2- Si des taxes s'appliquent au crédit, un débit est porté sur le compte de passif - Taxes sur les ventes.
3- Lorsqu'un crédit n'est pas concilié, un crédit est porté sur le compte de passif - Dépôt au compte.
Lorsqu'un crédit au compte est utilisé pour payer un achat
Quand un crédit est utilisé pour payer l'achat d'un item :
Un débit est porté sur le compte de passif - Dépôt au compte.
Un crédit est porté sur le compte de revenu du nouvel item.
💡 Ce suivi des crédits permet d'ajuster les revenus du poste comptable
de revenu initial, vers le nouveau poste comptable de revenu
de l'item payé avec le crédit.
Quand un crédit est disponible sur le compte du client, il peut être utilisé comme mode de paiement à la caisse.
Un crédit de 5 $ est utilisé comme paiement pour un achat de 50 $ + taxes.
Lors du paiement, des écritures de Paiement sont générées. Lors de la conciliation du paiement, des écritures de Conciliation sont générées.
1- Un paiement est reçu. Un débit est porté sur le compte d'actif - Compte d'encaisse.
2- Le paiement n'est pas encore concilié. Un crédit est porté sur le compte de passif - Dépôt au compte.
3- Lorsque le paiement est concilié, un débit est porté sur le compte de passif - Dépôt au compte.
4- Suite à la conciliation, le revenu est comptabilisé (moins le crédit et les taxes si applicable). Un crédit est porté sur le compte de revenu de l'item.
5- Si les taxes sont applicables sur l'item, un crédit est porté sur le compte de passif - Taxes sur les ventes.
6- Lorsqu'un crédit est concilié, un débit est porté sur le compte de passif - Dépôt au compte.
7- Le montant du crédit (moins les taxes de vente si applicable) porte un crédit sur le compte de revenus de l'item.
8- Si la taxe sur les ventes est appliquée sur le crédit, un crédit est porté sur le compte de passif - Taxes sur les ventes.
Lorsqu'un item personnalisé est ajouté à une facture à la caisse
En comptabilité de caisse, quand un item personnalisé en forme de rabais est ajouté sur la facture à la caisse:
Un débit est enregistré sur le compte de revenu associé à l'item.
Suite à la conciliation du paeiement à la facture, le rabais personnalisé est enregistré dans les écritures de Conciliation générées. Le rabais est automatiquement associé au poste comptable de revenu associé à l'item.
Un rabais personnalisé de 3 $ + taxes est appliqué
à une facture de 10 $ + taxes lors du paiement. Payé en totalité
1- Lorsqu'un rabais est concilié, un débit est porté sur le compte de passif - Dépôt au compte.
2- Un rabais réduit le revenu. Un débit est porté sur le compte de revenu associé au crédit (celui de l'item de facture).
3- La valeur de la vente (avant rabais et taxes) est comptabilisée. Un crédit est porté sur le compte de revenus de l'item.
4- Si la taxe de vente s'applique sur le rabais, un crédit est porté sur le compte de passif - Taxes sur les ventes.
Lorsqu'un rabais automatisé est appliqué
Les rabais automatisés diminuent le prix facturé au client (ainsi que les taxes comprises). Elles n'apparaissent pas dans les écritures de journal, car la comptabilité de caisse ne prend pas en compte les factures (sauf pour les cartes-cadeaux).
💡 En comptabilité de caisse, les rabais automatisés réduisent le revenu en portant un débit dans le poste comptable de revenu de l'item associé.
Lorsqu'un paiement est concilié avec un item de facture ayant bénéficié d'un rabais automatique, des écritures de Conciliation sont générées :
1- Quand un paiement est concilié, un débit est porté sur le compte de passif - Dépôt au compte pour le montant de l'achat (moins l'escompte).
2- Un rabais automatisé réduit le revenu. Un débit est porté sur le compte de revenu de l'item pour le montant du rabais automatisé.
3- Le paiement est comptabilisé comme revenu. Un crédit est porté sur le compte de revenu de l'item (moins l'escompte et les taxes applicables).
4- Si des taxes ont été appliquées à l'item, un crédit est porté sur le compte de passif - Taxes sur les ventes.
🎗️ En comptabilité d'exercice, les rabais automatisés sont comptabilisés dans le compte de revenus en contrepartie de Rabais, ou bien, comme étant un débit au compte. Cliquez ici pour voir une exemple.
Lors de l'achat et l'utilisation d'un laissez-passer
En comptabilité de caisse, les revenus d'un laissez-passer sont comptabilisés lors du paiement. L'utilisation de chaque passe n'entraîne aucune nouvelle écriture de journal. De même, son expiration ne génère aucune nouvelle écriture.
La conciliation d'un paiement pour un laissez-passer génère les écritures de Conciliation suivantes :
Un laissez-passer est acheté et payé en totalité
1- Un paiement est concilié. Un débit au même montant est porté sur le compte de passif - Dépôt au compte.
2- Lors de la conciliation d'un paiement, les revenus sont comptabilisés. Un crédit est porté au compte de revenus de l'item pour le montant du paiement (taxes déduites).
3- Si des taxes s'appliquent, un crédit est porté sur le compte de passif - Taxes sur les ventes.
🎗️En comptabilité d'exercice, le revenu d'un laissez-passer est reporté. Un montant proportionnel sera comptabilisé comme revenu à chaque utilisation d'une passe. Si un laissez-passer expire avant que tous ses passes n'aient été utilisés, la valeur restante est comptabilisée à l'expiration.
L'achat et utilisation d'une carte-cadeau
Le revenu d'une carte-cadeau est comptabilisé lorsqu'elle est utilisée pour payer un achat. Avant cela, la carte-cadeau constitue un passif (votre organisation doit un crédit sur la carte-cadeau) et doit être enregistrée comme telle dès l'achat initial. Autrement, vous auriez un revenu de 200 $ pour une vente de 100 $.
💡 Dans la comptabilité de caisse, la vente d'une carte-cadeau générera des écritures de Facture (exceptionnellement).
L'achat et le paiement d'une carte-cadeau génèrent exceptionnellement des écritures comptables de Facture et de Paiement.
Une carte-cadeau est achetée, payée, puis utilisée
pour payer un don d'une collecte de fonds.
Facture - Vente de carte-cadeau
1- Une carte-cadeau est vendue. Un débit est porté au compte d'actif - Compte à recevoir.
2- Comme il y a une possibilité qu'une carte-cadeau ne soit pas utilisée, sa vente est enregistrée comme un passif. Un crédit est porté au compte de passif - Cartes-cadeaux.
Paiement reçu en totalité
3- Un paiement est effectué. Un débit est posté sur le compte d'actif – Compte d'encaisse.
4- Le paiement n'est pas concilié. Un crédit est posté sur le compte de passif - Dépôt au compte.
Conciliation - Montant du paiement concilié avec l'item de facture
5- Lors de la conciliation d'un paiement, un débit est porté sur le compte de passif - Dépôt au compte.
6- Le paiement étant concilié, un crédit est porté sur le compte d'actif - Comptes à recevoir.
Paiement – La carte-cadeau sert à effectuer un achat.
7- Lorsqu'un achat est effectué avec une carte-cadeau, un débit est porté sur le compte de passif - Cartes-cadeaux.
8- L'utilisation de la carte-cadeau constitue un reçu de paiement. Un crédit est alors porté sur le compte de passif - Dépôt au compte.
Conciliation - Paiement par carte-cadeau concilié avec l'item de facture
9- Lorsqu'un paiement est concilié, un débit est porté sur le compte de passif - Dépôt au compte.
10- Lorsque le paiement est concilié, le revenu est comptabilisé dans le compte de revenu de l'item.
2. Rapports de comptabilité de caisse pour les écritures de journal
Les administrateurs disposant de la permission « Rapports de comptabilité » peuvent consulter les écritures de journal et leur sommaire dans l'onglet Rapports, dans la section Finance et rapports.
❗ Seuls les postes comptables personnalisés de revenu et les postes comptables générés par le système pour la comptabilité de caisse figurent dans ce rapport. Par exemple, les postes comptables de rabais sont exclus, car la comptabilité de caisse n'y enregistre pas ce type de poste comptable.
Ces deux rapports sont disponibles pour une période maximale de 12 mois
Écritures de journal pour la comptabilité de caisse
Les écritures de journal pour la comptabilité de caisse sont disponibles sous forme de fichier Excel téléchargeable. Si de nouvelles transactions surviennent après son téléchargement, vous devrez télécharger de nouveau le rapport pour qu'il tienne compte des transactions les plus récentes.
💸 Avantages des écritures de caisse vs le rapport Paiement par item
Suivi plus précis des paiements par bourse
Les écritures de caisse facilitent le suivi des crédits (grâce au compte de passif - Dépôt au compte).
Alors que le rapport de Paiement par item affiche des données en temps réel avec les postes comptables utilisés actuellement, les écritures de journal constituent une source historique fiable qui demeure inchangée même en cas de modification du conciliation bancaire.
Le rapport affiche les transactions les plus anciennes en premier, les plus récentes à la fin.
Nom de la colonne | Description |
| Date et heure de l'évènement. Cliquez ici pour consulter la liste des évènements générant des écritures de journal de caisse. |
Type | Indique l'un des six types d'écritures journal. |
| Numéro de transaction du paiement ou note de crédit.(Pour les cartes-cadeaux, nous référons au numéro de transaction de la facture). |
Nom du compte | Nom du responsable du compte (même si la transaction a été effectuée pour une autre personne). |
| L'identifiant du compte est visible dans l'URL de facturation du client. |
Type de l'item | Type de compte (revenu, actif ou passif) |
Poste comptable | Compte dans lequel la transaction est suivie. |
Débit | Montant du débit porté sur le poste comptable. |
Crédit | Montant du crédit porté sur le poste comptable. |
| Dans des circonstances exceptionnelles, un développeur peut avoir besoin de modifier une entrée. Le cas échéant, la colonne affichera « oui ». Généralement, elle affichera « non », indiquant qu'aucune correction n'a été apportée. |
Sommaire des écritures de journal
Le sommaire des écritures de journal présente les soldes de débits et de crédits de chaque compte du plan comptable, et uniquement ceux utilisés à des fins de comptabilité de caisse, pour une période donnée.
❗ Seuls les comptes de revenus personnalisés et les comptes générés par le système et utilisés pour la comptabilité de caisse apparaissent dans ce rapport.
Ce tableau comporte 5 colonnes et une rangée pour chaque poste comptable du plan comptable, utilisé dans les écritures de journal de caisse.
Nom de la colonne | Description |
Type de l'item | Compte de type revenu, d'actif ou de passif. |
Code comptable | Code associé au poste comptable. |
Poste comptable | Nom du poste comptable. |
Débit | Balance débiteur total du poste comptable. |
Crédit | Balance créditeur total du poste comptable. |
3. FAQ
1) Quelles permissions ai-je besoin pour consulter les écritures de journal de caisse ?
Les mêmes permissions sont requises pour consulter les écritures de journal de comptabilité de caisse et d'exercice.
🔑 Finance et rapports |
Rapports de comptabilité (requis) : Accès à tous les rapports comptables tels que le sommaire des ventes ou des paiements, les rapports par poste comptable, etc. |
🔑 Clients |
Sommaire de facturation du client (facultatif) : cette autorisation permet aux administrateurs de consulter les transactions des clients dans la Facturation du client. |
2) Puis-je consulter les écritures de journal pour la comptabilité de caisse et d'exercice ?
Les organisations ont accès aux rapports d'écritures de journal pour les deux méthodes de comptabilité. Vous pouvez consulter chaque ensemble de rapports directement à partir de l'onglet Rapports.
3) Quels « événements » génèrent des écritures de journal pour la comptabilité de caisse ?
Tout événement impliquant un paiement, un crédit ou une conciliation bancaire génère des écritures de journal. Six types d'écritures couvrent les opérations de base de la comptabilité de caisse :
Paiement : tout montant (paiement ou crédit) réduisant un solde.
Conciliation : lorsqu'un montant est concilié avec un item de facture.
Conciliation supprimée : lorsque la conciliation est supprimée ou que la facture est annulée.
Remboursement : quand un paiement est annulé ou remboursé.
Note de crédit : quand un crédit est appliqué à un poste de facture (rabais personnalisé) ou quand une note de crédit est créée dans la facturation du client.
Facture : uniquement lors de la création d'une facture pour une carte-cadeau.
En comptabilité de caisse, ces types d'écritures comptables ont une incidence sur les comptes suivants :
comptes d'actifs | comptes de passifs | comptes de revenus |
|
4) Que se passe-t-il si une facture est créée, mais qu'aucun paiement n'est recu ?
En comptabilité de caisse, les factures ne génèrent pas d'écritures de journal. Par conséquent, si une facture est créée, elle n'apparaîtra pas dans les écritures de journal pour la comptabilité de caisse. Le revenu n'est comptabilisé que lorsqu'un paiement ou crédit est concilié avec la facture correspondante, ce qui génère des écritures de conciliation.
En comptabilité d'exercice, des écritures de journal sont créées lors de l'émission de la facture, même si aucun paiement n'a encore été reçu. Le revenu est comptabilisé lorsque le service est rendu.
5) Puis-je passer de la comptabilité de caisse à la comptabilité d'exercice, et vice-versa ?
Vous êtes libre de choisir la méthode de suivi de vos soldes comptables. SmartRec génère automatiquement des écritures de journal pour les deux méthodes, et les rapports correspondants sont accessibles à toutes les organisations dans l'onglet Rapports.
Vous pouvez même utiliser les deux méthodes pour obtenir une vue d'ensemble de votre santé financière !
6) Comment les versements sont-ils enregistrés en comptabilité de caisse ?
Lors de la saisie d'un paiement versement dans SmartRec, des écritures de journal de caisse sont créées :
Un débit est enregistré dans le compte d'actif de Défaut - Compte d'encaisse (indique l'encaissement).
Un crédit est enregistré dans le compte passif de Défaut - Dépôt au compte (en attendant la conciliation).
Note : Un paiement par versement ne génère d'écritures comptables qu'à son date d'échéance. Le revenu n'est comptabilisé qu'après la conciliation du paiement avec une facture.
7) Que se passe-t-il si un paiement et la conciliation interviennent à des dates différentes ?
Les écritures de type paiement sont enregistrées à la date du paiement. Les écritures de type conciliation sont enregistrées à la date du conciliation (comme en comptabilité d'exercice).
8) Que se passe-t-il si une facture est émise mais n'a pas encore été payée ?
En comptabilité de caisse, les écritures de journal ne sont enregistrées qu'après le paiement est reçu et concilié avec une facture. Tant que ces opérations n'ont pas eu lieu, aucune écriture n'est passée dans le journal de comptabilité de caisse.
* Dernière mise à jour en décembre 2025
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