Contactez-nous par clavardage pour créer vos assignations !
Les assignations de postes comptables vous donnent le contrôle sur le suivi des activités financières dans votre grand livre. Vous pouvez :
Créer différents types de postes comptables dans le plan comptable (comme les comptes à recevoir, les comptes rabais, les comptes de rabais reportés, les comptes de revenus reportés, les créances irrécouvrables et les comptes d’encaisse).
Assigner vos postes comptables dans le fichier d’assignations afin qu'à chaque transaction de revenu, Amilia comptabilise les écritures de journal dans les postes assignés.
Assigner les postes comptables d'encaisse par mode de paiement, afin que l'argent comptant, les cartes de crédit, les chèques et les autres modes de paiement soient comptabilisés chacun dans leur propre poste comptable.
Idéal pour suivre vos finances par service, succursale ou programme 
Autrement, les transactions sont comptabilisées dans les postes comptables générés par le système. |
Fonctionnement et limitations
La fonctionnalité d'assignation des postes comptables permet de créer des types de postes comptables supplémentaires. Le fichier d'assignations Excel associe chaque poste comptable de revenu aux postes de revenus reportés, comptes à recevoir, rabais et rabais reportés souhaités, ainsi que chaque mode de paiement à un poste comptable d'encaisse, pour comptabiliser les transactions au bon poste dans les écritures de journal.
Utilisez cette fonctionnalité si vous en avez besoin de suivre plus d'un poste comptable pour :
les comptes à recevoir
les revenus reportés
les rabais et / ou les rabais reportés
les créances irrécouvrables, par poste comptable de revenu
les comptes d'encaisse, par mode de paiement (en Bêta)
Si les postes comptables générés par défaut par le système vous conviennent, vous n'avez pas à configurer les assignations : les postes par défaut d'Amilia continueront de fonctionner tels quels dans vos écritures de journal.
Quand configurer ou mettre à jour les assignations
Vous devez garder les assignations de postes comptables à jour.
Configurer les assignations de postes comptables dès que possible. Les items utilisent l'assignation en vigueur au moment de la vente, et non les changements apportés par la suite.
Lorsque vous créez ou désassignez un poste comptable archivé, réexportez, mettez à jour, puis réimportez le fichier d'assignations.
Comment assigner vos postes comptables et permissions requises
Avant de commencer, assurez-vous que le plan comptable est à jour et comprend tous les postes comptables requis. La configuration des assignations de postes comptables se fait en trois étapes. Les changements s'appliquent aux écritures de journal à venir. Des permissions sont requises.
🔑 Nom de la permission | Pourquoi vous en avez besoin |
Réglages de l'organisation Paramètres de facturation, de ventes et du grand livre | Requise pour consulter, créer et modifier les postes comptables dans le plan comptable, y compris pour exporter et importer le fichier d'assignations. |
Finance et rapports Rapports de comptabilité | Facultative pour accéder à tous les rapports comptables, incluant, sans s'y limiter, les sommaires des ventes et des paiements, les rapports par poste comptable, et plus encore. |
Limitations ⚠️
Les assignations de postes comptables s'appliquent uniquement aux écritures de journal pour la comptabilité d'exercice.
L'association de plusieurs postes comptables de revenu à un même item n'est pas prise en charge. Un seul poste de revenu est permis par item.
Vous ne pouvez pas ajouter ou modifier des postes comptables directement dans le fichier d'assignations.
Les laissez-passer sont suivis dans un poste comptable par défaut dédié et ne peuvent pas être assignés dans le fichier d'assignations.
Si vous modifiez vos assignations plus tard, cela ne met pas à jour rétroactivement les écritures de journal passées.
Si une transaction passée est annulée ou créditée plus tard, l'annulation ou le crédit utilise les assignations en vigueur au moment de la transaction d'origine, et non vos assignations les plus récentes.
Les assignations Mode de paiement vers Encaisse et Créance irrécouvrable sont accessibles en démarrant une discussion avec notre équipe de soutien.
Chaque compte de revenu ne peut être assigné qu'à un seul compte de créance irrécouvrable.
Il n'existe aucun compte de créance irrécouvrable par défaut. Si aucun compte de créance irrécouvrable n'est assigné à un compte de revenu, une radiation débite directement le compte de revenu à la place.
Les assignations de comptes de créance irrécouvrable n'affectent que les radiations effectuées après la mise en place de l'assignation. Les radiations passées ne sont pas reclassées.
Le revenu reporté n'est pas affecté par une radiation ou par la configuration d'un compte de créance irrécouvrable.
Les types de postes comptables disponible avec la fonctionnalité d'assignation
Lorsque vous avez accès aux assignations, vous pouvez créer des types de postes comptables supplémentaires dans votre plan comptable lorsque vous créez un nouveau poste comptable (comptabilité d'exercice seulement). Les postes comptables de rabais, revenu reporté, rabais reporté et comptes à recevoir sont débloqués avec cette fonctionnalité. Encaisse et Créance irrécouvrable sont accessibles sur demande seulement.
Si la fonctionnalité d'assignation n'est pas activée, vous pouvez seulement créer des postes comptables de revenu et Amilia SmartRec utilisera les postes comptables par défaut générés par le système pour suivre les transactions dans vos écritures de journal.
Type de poste | Ce qu'il suit |
Revenu | Revenu généré par la vente d'items. Chaque item dans SmartRec nécessite un poste comptable de revenu. Disponible à tous par défaut. |
Revenu | La valeur des rabais appliqués aux factures. Apparaît dans les écritures de journal comme un compte de revenus en contrepartie (réduit les ventes brutes). |
Passif | Revenu pour des services non encore rendus, comme des séances de cours à venir, des événements à venir ou des affiliations actives. |
Passif | Rabais sur des items dont le revenu n'a pas encore été comptabilisé (c.-à-d. des occurrences futures). |
Actif | Suit les montants dus sur les items. |
Actif | Suit le paiement reçu, par mode de paiement. Démarrez une discussion avec nous pour en faire la demande! |
Dépense | Suit les montants facturés jugés irrécouvrables et radiés. Créez et assignez votre propre poste comptable par compte de revenu. Démarrez une discussion avec nous pour en faire la demande! |
Étape 1 - Exporter vos assignations
Avant que vous exportez vos assignations, assurez-vous que le plan comptable est à jour et comprend tous les postes comptables que vous avez de besoin (revenu, revenu reporté, comptes à recevoir, rabais, rabais reporté, et / ou encaisse).
Le fichier d'assignations reflète vos dernières assignations enregistrées. Vous devez l'exporter, le mettre à jour, puis le réimporter la première fois que vous configurez vos assignations ainsi qu'à chaque fois que vous créez un poste comptable ou désassignez un poste comptable archivé d'un item.
Étapes à suivre
- Pour exporter vos assignations dans Excel afin de les configurer -
1. Assurez-vous d'avoir les permissions appropriées.
2. Accédez à l'onglet Comptabilité et finance > Configuration du grand livre.
3. Cliquez sur Assignations.
4. Exportez les assignations pour télécharger le fichier.
5. Le fichier apparaîtra dans vos téléchargements récents. Cliquez pour l'ouvrir dans Excel.
6. Enregistrez le fichier sur votre ordinateur sous un nom facile à reconnaître.
Étape 2 - Assignez vos postes comptables sur le fichier des assignations
❗ Chaque fois que vous créez un nouveau poste comptable dans le plan comptable, ou que vous désassignez un poste comptable archivé, réexportez, mettez à jour, puis réimportez vos assignations.
Les assignations sont les instructions que vous donnez à Amilia SmartRec qui disent : « Lorsque je vends un item avec ce poste comptable, comptabilisez la transaction dans ces postes. » Elles déterminent quels postes comptables sont utilisés dans les écritures de journal. La configuration des assignations change seulement où les transactions futures seront comptabilisées, et non les écritures de journal déjà créées.
Avant de commencer
Les administrateurs ont besoin de la permission pour créer et assigner des postes comptables.
Assurez-vous que le plan comptable est à jour. Voir la FAQ n° 1 pour les instructions.
Assurez-vous d'utiliser la dernière version exportée du fichier.
Il y a 4 feuilles dans le fichier. Vous travaillerez dans jusqu'à 3* d'entre elles :
Revenus ➡️ RR & CR & CI* : associe les postes comptables de revenu aux postes de revenu reporté (colonne B), comptes à recevoir (colonne C) et Créance irrécouvrable (colonne D). Plus de détails ici.
Revenus ➡️ Rabais* : associe les postes comptables de revenu aux postes de rabais (colonne B) et de rabais reporté (colonne C). C'est également ici que vous assignez l'option de diminution des ventes, le cas échéant (voir la FAQ n° 5). Plus de détails ici.
Paiement ➡️ Comptant* : associe les modes de paiement aux postes comptables d'encaisse (colonne B). Plus de détails ici.
Plan comptable (lecture seule) : répertorie tous les postes comptables du plan comptable, classés par sous-type. Plus de détails ici.
Important ⚠️
⚠️ Vous n'avez pas à assigner chaque feuille ni chaque compte de revenu — seulement ceux que vous souhaitez suivre séparément. Les comptes non assignés sont comptabilisés dans les comptes par défaut générés par le système; pour les créances irrécouvrables, cela signifie que les radiations débitent directement le compte de revenu plutôt qu'un compte de créance irrécouvrable dédié.
⚠️ Si vous saisissez directement dans les cellules, la valeur doit correspondre exactement à ce qui apparaît dans le plan comptable.
⚠️ Vous ne voyez pas un compte dans le menu déroulant? Il n'existe probablement pas encore dans le plan comptable. Créez-le d'abord, puis exportez une nouvelle copie du fichier d'assignations.
Étapes à suivre
- Les étapes pour l'assignation sont les mêmes sur chaque feuille -
1. Ouvrez la dernière exportation des assignations dans Excel.
2. Repérez la ligne du poste comptable de revenu auquel vous souhaitez associer des postes comptables.
3. Cliquez dans la cellule adjacente appropriée, dans une des colonnes suivantes.
4. Choisissez le poste comptable approprié dans la liste déroulante.
Chaque liste déroulante affiche seulement les postes comptables du type/sous-type correspondant, tirés du plan comptable.
5. Répétez l'opération pour chaque ligne que vous souhaitez modifier.
6. Enregistrez le fichier sur votre ordinateur.
Renseignements sur chaque feuille (cliquer + pour dévélopper)
Cette section fournit plus de détails sur chaque feuille du fichier d'assignations. Les étapes à suivre sont les mêmes pour chaque feuille (sauf la feuille 4, qui est en lecture seule).
Feuille : Revenus ➡️ RR & CR & CI
Feuille : Revenus ➡️ RR & CR & CI
Cette feuille vous permet d'assigner chaque poste comptable de revenu à un poste comptable de revenu reporté (colonne B), un poste comptable de comptes à recevoir (colonne C), et / ou un poste comptable de créance irrécouvrable (colonne D).
Revenu reporté et comptes à recevoir
Revenu reporté : suit le revenu des services qui n'ont pas encore débuté ou qui n'ont pas encore été entièrement rendus (occurrences futures, événements à venir, affiliations sans expiration, etc.,).
Comptes à recevoir : suit les montants dûs, ainsi que les montants conciliés sur les items de facture.
Par défaut, Amilia SmartRec utilise des postes comptables de défaut générés par le système pour suivre les revenus reportés et les comptes à recevoir pour tous les items de facture.
Si vous voulez qu'Amilia SmartRec utilise un poste comptable différent pour le revenu reporté et les comptes à recevoir, sélectionnez le poste souhaité dans les listes déroulantes.
Ci-dessous, un administrateur a changé les postes par défaut pour des postes personnalisés de revenu reporté et de comptes à recevoir lorsqu'une affiliation avec ce poste de revenu est vendu.
⚠️ Exception pour les laissez-passer
Les laissez-passer sont toujours comptabilisés dans le poste comptable de passif **Laissez-passer** généré par le système (le défaut). Cette assignation ne peut pas être remplacée dans les écritures de journal.
Créance irrécouvrable
💬 Pour activer les créances irrécouvrables pour votre organisation, démarrez une conversation avec notre équipe de soutien.
Les créances irrécouvrables correspondent aux montants facturés jugés irrécouvrables et radiés. Il n'existe aucun poste de créance irrécouvrable par défaut. Vous devez créer au moins un poste de créance irrécouvrable pour l'assigner à un compte de revenu. Lorsqu'un poste de créance irrécouvrable est assigné à un compte de revenu, ce poste est débité. De plus, les taxes (le cas échéant) sont suivies dans un poste comptable généré par le système pour les ajustements de taxe sur créances irrécouvrables.
Si aucun poste de créance irrécouvrable n'est assigné à un compte de revenu, une radiation sur ce compte de revenu le débite plutôt directement.
Par défaut, la colonne Créance irrécouvrable est vide. Cela signifie que les radiations sont traitées comme une diminution des ventes, débitant directement le compte de revenu de l'item.
Dans l'exemple ci-dessous, chaque fois qu'un solde d'un item ayant le poste comptable 1-03-01-1110 Adhésion est radié, la transaction est enregistrée dans le poste YYY - radiation.
Feuille : Revenus ➡️ Rabais
Feuille : Revenus ➡️ Rabais
Cette feuille associe un compte de revenu aux comptes Rabais et Rabais reporté qui en font le suivi.
Rabais est un compte de contre-revenu. Il suit la valeur de chaque ligne de rabais sur les factures et indique de combien le revenu des ventes est réduit par les rabais.
Rabais reporté suit la portion d'un rabais lié à des services qui n'ont pas encore eu lieu (occurrences futures, événements à venir, affiliations continus).
Par défaut, Amilia SmartRec utilise les comptes générés par le système Rabais - Par défaut et Rabais reportés - Par défaut pour chaque compte de revenu.
Revenu (lecture seule) | Rabais | Rabais reporté |
1-03-01-1110 - Revenu d'affiliation familiale | 1-00-00-0005 - Rabais - Par défaut | 1-00-00-0008 - Rabais reportés - Par défaut |
1-03-07-1110 - Revenu d'affiliation individuel | 1-00-00-0005 - Rabais - Par défaut | 1-00-00-0008 - Rabais reportés - Par défaut |
Si vous voulez qu'Amilia SmartRec utilise un compte de rabais ou de rabais reporté personnalisé pour un compte de revenu, sélectionnez le poste comptable désiré dans les menus déroulants.
Ci-dessous, un administrateur a changé le compte par défaut de rabais pour un autre poste comptable de rabais personnalisé, pour deux comptes de revenus. Le rabais reporté utilise toujours le compte par défaut pour les deux comptes de revenus.
Revenu (lecture seule) | Rabais | Rabais reporté |
1-03-01-1110 - Revenu d'affiliation familiale | 1-01-01-0005 - Rabais sur revenu d'affiliation familiale | 1-00-00-0008 - Rabais reportés - Par défaut |
1-03-07-1110 - Revenu d'affiliation individuel | 1-03-07-0005 - Rabais sur revenu d'affiliation individuel | 1-00-00-0008 - Rabais reportés - Par défaut |
💡 Vous préférez ne pas utiliser de comptes de rabais du tout? Vous pouvez suivre les rabais comme un débit sur ventes directement dans le compte de revenu. Assignez l'option Débit sur ventes dans les colonnes Rabais et Rabais reporté pour cette ligne. Voir la FAQ n° 5 pour plus de détails.
Feuille : Paiement ➡️ Comptant
Feuille : Paiement ➡️ Comptant
Cette feuille associe un mode de paiement au compte Encaisse (colonne B) qui en fait le suivi.
Les comptes d'encaisse suivent le montant reçu au moment du paiement, selon le mode de paiement utilisé.
Par défaut, Amilia utilise le compte généré par le système Encaisse - Par défaut pour chaque mode de paiement.
Modes de paiement en ligne : Répertorie ceux qui sont activés dans l'onglet Comptabilité et finances > Paiements. Si un mode de paiement est absent de la feuille, confirmez qu'il est activé à cet endroit. Les terminaux intégrés sont capturés avec les paiements en ligne (carte de crédit).
Modes de paiement en personne : Interac est un mode de paiement hors ligne offert au Canada seulement. Les paiements pris hors ligne sont répertoriés dans 'Autre'.
Si vous voulez qu'Amilia utilise un compte d'encaisse différent pour un mode de paiement, sélectionnez le compte désiré dans le menu déroulant. Le menu déroulant offre les comptes d'encaisse disponible dans votre plan comptable.
Ci-dessous, un administrateur a changé le compte par défaut utilisé lorsque des paiements par carte de crédit en ligne sont effectués. Lorsqu'un paiement est effectué par carte de crédit en ligne, il sera comptabilisé dans le compte d'encaisse personnalisé dans les écritures de journal.
Feuille : Plan comptable (lecture seulement)
Feuille : Plan comptable (lecture seulement)
Cette feuille répertorie chaque compte du grand livre personnalisé et généré par le système qui existe dans votre plan comptable, regroupés par type et sous-type dans des colonnes distinctes.
Utilisez-la pour confirmer qu'un poste comptable existe et pour trouver son nom et son code exacts, avant de remplir les menus déroulants dans les autres feuilles.
Elle est à titre de référence seulement. Vous ne pouvez rien associer, modifier ou sélectionner sur cette feuille.
Si vous ne voyez pas un compte du grand livre que vous attendiez, il n'a probablement pas encore été créé dans le plan comptable. Allez le créer là-bas d'abord, puis réexportez une copie à jour du fichier d'attribution. Le nouveau compte apparaîtra alors sur cette feuille et pourra être sélectionné dans les menus déroulants des autres feuilles.
Étape 3 - Sauvegarder et importer vos assignations dans Amilia SmartRec
Une fois que vous avez terminé d'assigner vos assignations et enregistré le fichier dans Excel, vous devez le réimporter dans Amilia SmartRec. Les assignations importées n'ont d'impact que sur les écritures de journal à venir.
Tant que vous n'importez pas un fichier d'assignations mis à jour, Amilia SmartRec se réfère au fichier d'assignation « Dernière modification » pour déterminer quels postes comptables utiliser dans les écritures de journal.
Étapes à suivre
- Pour importer votre fichier d'assignations mis à jour dans Amilia SmartRec -
1. Assurez-vous d'avoir la permission.
2. Avant d'importer votre fichier d'assignations, assurez-vous d'avoir suisi les points dans le panneau d'instructions de la plateforme.
Assurez-vous que le fichier est enregistré en format .xlsx (c'est le seul format accepté).
3. Lorsque les assignations sont correctement mises à jour, sélectionnez Parcourir vos fichiers pour repérer le fichier Excel sur votre ordinateur.
4. Lorsque le nom du fichier apparaît dans la fenêtre, sélectionnez Importer pour téléverser le fichier dans Amilia SmartRec.
5. En cas de succès, vous verrez un message de confirmation. La date Dernière modification sera mise à jour avec une estampille temporelle et le nombre d'éléments de ligne qui ont été mis à jour.
Ci-dessous, l'administrateur a fait des changements sur le fichier d'assignations qui à touché un total de 140 lignes.
❗ Vous avez de la difficulté à importer vos attributions avec succès? Cliquez ici.
FAQ
4. Que faire si le poste comptable n'apparaît pas dans la liste déroulante du fichier d'assignations ?
Comment vérifier si le plan comptable est à jour ?
Avant d'associer les assignations, confirmez ce qui suit dans votre plan comptable :
Tous les types de comptes requis existent — revenu, revenu reporté, comptes à recevoir, rabais, rabais reporté, créance irrécouvrable (si vous utilisez les assignations de créance irrécouvrable) et encaisse (si vous utilisez l'assignation Mode de paiement vers Encaisse). Toutes les organisations n'utilisent pas chaque type, assurez-vous simplement d'avoir ceux dont vous avez besoin.
Aucun item actif dans votre boutique ne fait encore référence à un poste comptable archivé. Si un poste comptable est archivé, retirez-le d'abord de tout item de boutique qui l'utilise.
Votre plan comptable est synchronisé avec votre logiciel de comptabilité externe (p. ex., QuickBooks), le cas échéant, afin que les codes du grand livre correspondent des deux côtés.
Garder ces éléments synchronisés avant d'exporter vos attributions évite les erreurs d'importation et les codes du grand livre non concordants par la suite.
Quelle est la différence entre un compte de revenu, de passif et d'actif ?
Un compte de type revenu suit les revenus générés par votre entreprise.
Les comptes « Revenus », « Rabais » et « Bourses » appartiennent à cette catégorie.
Les comptes de contrepartie des revenus réduisent vos revenus, au lieu de les augmenter.
Le solde des comptes de revenus diminue avec les débits (revenus en baisse) et augmente avec les crédits (revenus en hausse).
Un compte de type passif suit les montants que votre entreprise doit ou devra payer, comme les taxes de vente, les créances, etc.
Les comptes « Dépôt au compte », « Taxes », « Revenu reporté », « Laissez-passer », « Ajustement de taxe sur créance irrécouvrable » et « Cartes-cadeaux » appartiennent à cette catégorie.
Le solde des comptes de passif diminue avec les débits (devoirs en baisse) et augmente avec les crédits (devoirs en hausse).
Un compte de type d'actif suit les montants reçus et les sommes qui vous sont encore dues.
Les comptes « Compte d'encaisse » et « Comptes à recevoir » appartiennent à cette catégorie.
Le solde des comptes d'actif augmente avec les débits (valeur en hausse) et diminue avec les crédits (valeur en baisse).
Un compte de type dépense suivent les coûts liés à l'exploitation de votre entreprise, y compris les montants que vous ne prévoyez pas récupérer.
Les comptes du grand livre de type Créance irrécouvrable font partie de cette catégorie.
Le solde des comptes de dépense augmente avec les débits (plus de coûts) et diminue avec les crédits (moins de coûts).
Dois-je créer des postes comptables personnalisés pour chaque type de compte ?
Non, ce n’est pas nécessaire. Par exemple, vous pouvez suivre les revenus reportés dans des postes comptables personnalisés spécifiques, tout en conservant tous les comptes à recevoir pour tous les items dans un seul compte. Dans ce cas, il est inutile de créer un poste de comptes à recevoir personnalisé : SmartRec continuera d’utiliser le poste comptable pour les comptes à recevoir par défaut (générés par le système).
Vous n'avez besoin de créer des comptes du grand livre personnalisés (revenu reporté, rabais, rabais reporté, comptes à recevoir, créance irrécouvrable, encaisse) que si vous voulez que les montants de certains comptes de revenu soient comptabilisés dans leurs propres comptes assignés plutôt que dans les comptes par défaut générés par le système.
Notez que, contrairement aux autres types, il n'existe aucun compte par défaut pour la créance irrécouvrable. Les comptes de revenu sans compte assigné comptabilisent donc la radiation directement dans le compte de revenu.
Que faire si le poste comptable n'apparaît pas dans la liste déroulante du fichier d'assignations ?
Si un poste comptable n'apparaît pas dans la liste déroulante, il n'a probablement pas été créé.
Commencez par vérifier dans le fichier d'assignations, sur la page « Plan comptable ». Tous vos postes comptables existants y sont ajoutés.
Créez le poste comptable si nécessaire dans votre plan comptable.
Vous devez exporter de nouveau vos assignations actuelles ; le poste comptable devrait alors être disponible pour la sélection. Veillez à utiliser ce document lors de l'importation !
⚠️ Si le poste comptable n'apparaît toujours pas dans le fichier d'assignations après l'avoir créé et exporté de nouveau, contactez notre équipe de support par clavardage.
Comment obtenir accès aux postes de créances irrécouvrables ?
Si vous souhaitez utiliser des postes de créances irrécouvrables, vous devez avoir accès à Assignation des postes comptables, ainsi qu'aux postes de créances irrécouvrables. Démarrez une discussion avec notre équipe de soutien pour débloquer l'un ou l'autre, si ce n'est pas déjà fait.
Trois permissions entrent en jeu :
Nom de la permission 🔑 | Pourquoi vous en avez besoin |
Finances et rapports | Requis pour consulter, créer et modifier des comptes comptables (y compris les postes de créances irrécouvrables) dans le plan comptable. |
Finance et rapports Voir les créances en cours | Optionnel si vous désirez voir les créances en cours dans le Centre d'action. |
Finances et rapports | Requis pour radier des items de facture et dans le Centre d'action. |
Comment l'assignation des postes comptables impacte les écritures de journal ?
Au lieu de comptabiliser les transactions dans les comptes par défaut générés par le système dans les écritures de journal, vous pouvez créer des comptes du grand livre personnalisés, les associer dans le classeur d'attributions, et Amilia utilisera ces comptes personnalisés dans les écritures de journal à venir.
Exemple d'assignation d'un poste de revenu - rabais
Lorsqu'un poste comptable de rabais (compte de revenus en contrepartie) est assigné à un poste comptable de revenu, tous rabais appliqués aux items utilisant ce compte de revenu seront comptabilisés dans le poste comptable de rabais assigné.
Exemple de poste comptable de rabais (comptabilité d'exercice)
Vous offrez des cours de natation avec le code 1-01-NAT-2025.
Vous assigner un poste comptable de rabais 1-03-NAT-0005.
Un client achète un cours de natation de 20$ à la carte pour le jour même, avec un rabais de 5$. Le rabais est comptabilisé dans le poste comptable de rabais 1-03-NAT-0005.
❗ Si aucun poste comptable de rabais n'est assigné au poste comptable de revenu, le rabais est comptabilisé dans le poste comptable de défaut Compte de rabais généré par le système.
Exemple d'assignation d'un compte passif - revenu reporté
Lorsqu'un poste compttable de revenu reporté est assigné à un poste comptable de revenu, les montants proportionnels des revenus des événements à venir (pour les items utilisant ce poste comptable de revenu) sont comptabilisés dans le poste comptable de revenu reporté.
Exemple de poste comptable de revenu reporté (comptabilité d'exercice)
Vous offrez des cours de natation avec le code 1-01-NAT-2025.
Vous assignez un poste comptable de revenu reporté 1-03-SW-0004.
Un client achète une session de natation de 10 semaines pour 500$, qui débute la semaine d'après. Les revenus correspondant aux cours qui n'ont pas encore eu lieu est comptabilisée dans le poste comptable de 1-03-NAT-0004 - Natation reporté.
À chaque leçon, le revenu est comptabilisé dans le poste comptable de revenu 1-01-NAT-2025.
❗Si aucun poste comptable de revenu reporté n'est assigné au poste comptable de revenu d'un item, le revenu reporté est comptabilisé dans le compte de revenu reporté par défaut, généré par le système.
Exemple d'assignation d'un compte passif - rabais reporté
Lorsqu'un poste comptable de rabais reporté est assigné à un poste comptable de revenu, tout rabais appliqué à un item dont l'événement n'a pas encore eu lieu est automatiquement comptabilisé dans le poste comptable de rabais reporté.
Exemple de poste comptable de rabais reporté (comptabilité d'exercice)
Vous proposez des cours de natation avec le code 1-01-NAT-2025.
Vous assignez un code de rabais 1-03-NAT-0005.
Vous assignez un code de rabais reporté 1-03-NAT-0008.
Un client achète une session de natation de 10 semaines pour 500$, avec un rabais de 20 $. Le premier cours a lieu la semaine d'après. La partie du rabais correspondant aux cours qui n'ont pas encore eu lieu est comptabilisée dans le poste comptable de rabais reporté 1-03-NAT-0008-Natation rabais reporté.
À chaque leçon, une partie du rabais reporté est comptabilisée dans le poste comptable de rabais assigné.
❗Si aucun poste comptable de rabais reporté n'est assigné à un poste comptable de revenu, les rabais reportés sont comptabilisés dans le poste comptable Défaut -rabais reportés, généré par le système.
Exemple d'assignation d'un compte actif - comptes à recevoir
Le poste comptable pour les comptes à recevoir suit les montants qui vous sont dus, et les montants conciliés aux factures.
Lorsqu'un montant est dû (c'est-à-dire lorsqu'aucun paiement n'est concilié), un débit est enregistré dans le compte postable des comptes à recevoir. Ce compte enregistre un débit immédiatement après une vente.
Lorsqu'un paiement est concilié avec une facture, un crédit est enregistré dans les comptes à recevoir.
Lorsque c'est assigné avec un poste comptable de revenu, les montants du ou les montants conciliés pour cet item sont enregistrés dans les comptes à recevoir.
Exemple d'un poste comptable de comptes à recevoir (comptabilité d'exercice)
Vous offrez un cours de natation à la carte avec le code 1-01-NAT-2025.
Vous assignez le poste de comptes à recevoir 1-03-NAT-0012.
Un client achète un cours de natation à la carte et paie à la caisse.
1- Lors d'une vente, un débit est enregistré dans le comptes à recevoir.
2- Lorsqu'un paiement est concilié avec une facture, un crédit est enregistré dans le comptes à recevoir.
❗ Si aucun poste comptable de comptes à recevoir n'est assigné au compte de revenu, SmartRec utilise le poste comptable par défaut - Compte à recevoir.
❗ ❗Les comptes à recevoir personnalisé ne figurent pas dans les écritures de journal pour la comptabilité de caisse.
Comment suivre un rabais comme un débit du compte ?
Suivre un rabais comme un débit du compte signifie que sa valeur est simplement déduite d'un poste comptable de revenu. Si vous suivez un rabais comme un débit du compte de revenu, vous devez également suivre le rabais reporté comme un débit du compte. Un débit du compte ne nécessite pas de poste comptable.
Pour le faire, vous devez assignez l'option de « Diminution des ventes » dans les colonnes « Rabais » et « Rabais reporté » sur la feuille « Revenus - Rabais » du fichier d'assignations.
⚠️ Si vous utilisez l'option « Diminution des ventes »,
vous devez obligatoirement l'attribuer aux colonnes
« Rabais » et « Rabais reporté » de cette ligne.
Quoi faire en cas d'échec pour l'importation des assignations ?
En cas d'échec d'une importation, les assignations ne seront pas mises à jour.
Pour réussir une importation, celle-ci doit passer tous les contrôles d'erreur.
En cas d'échec, un rapport d'erreur s'affichera, indiquant clairement la ligne et la colonne concernées, ainsi que la solution.
Si vous rencontrez toujours des problèmes, veuillez contacter notre équipe de support par clavardage.
Quel rapport permet de suivre les codes associés aux items ?
Le rapport « Configuration des postes comptables par item » permet de vérifier que tous les items sont correctement associés aux postes comptables, que ce soit pour préparer la mise en ligne, le lancement d'une nouvelle saison ou la mise à jour des items après l'archivage des comptes de revenus.
Vous pouvez y accéder dans l'onglet Rapports, sous « Autres ».
Pourquoi les assignations des postes comptables s’appliquent-elles uniquement aux écritures de journal d’exercice ?
Les assignations des postes comptables affectent uniquement les écritures de journal pour la comptabilité d’exercice.
En effet, les écritures en comptabilité de caisse n’utilisent pas les types de comptes que vous pouvez configurer via les assignations de postes comptables (comme les revenus reportés, les rabais ou les rabais reportés).
Bien que les écritures en comptabilité de caisse enregistrent les comptes à recevoir, tout poste comptable personnalisé que vous créez n’apparaîtra pas dans les rapports de comptabilité de caisse, à part les postes comptables de revenu-revenu.
Les écritures comptables de caisse affichent uniquement les codes comptables par défaut générés par le système ainsi que les codes comptables de revenus personnalisés associés à vos items en boutique.
Est-il possible d'associer plus qu'un poste comptable de revenu à un item ?
L'assignation des postes comptables permet actuellement de définir quels comptes du grand livre sont utilisés pour suivre les flux financiers à partir du moment
où une vente ou un paiement est effectué. Cependant, l'outil ne permet pas d’associer plus d’un compte de revenus à un même item dans votre boutique.
* Dernière mise à jour en août 2026
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