Contactez-nous par clavardage pour créer vos assignations !
Le ficher d'assignations permet à votre organisation (et à votre comptable!) de contrôler le suivi des activités financières dans le grand livre, en vous permettant de :
💱 Créez des types de postes comptables supplémentaires dans le plan comptable (tels que les comptes à recevoir, les comptes de rabais, les comptes de rabais reportés et les comptes de revenus reportés).
💱 Utilisez le fichier d'assignation pour assigner vos postes comptables afin que, lors de la vente d'un item, SmartRec enregistre les transactions dans les postes comptables assignés, et ce lors de la création des écritures de journal (en fonction du compte de revenu de l'item).
💱 Idéal pour le suivi des finances
par département, succursale ou programme
Lors de la vente d'un cours de natation, les revenus sont comptabilisés dans le compte « Revenus différés – Activités aquatiques », ce qui permet un suivi précis du revenu provenant de chaque cours.
De même, la vente d'un cours de gymnastique à prix réduit permet d'imputer la réduction dans le compte « Rabais reportés – Gymnastique », garantissant ainsi l'enregistrement de la réduction pour chaque cours à venir, dans le poste comptable assigné.
Bon à savoir avant de commencer
Les administrateurs ont besoin de la permission de « Configuration de finance et comptabilité » pour consulter, créer et modifier le plan comptable. Cliquez ici pour en savoir plus sur les permissions.
Le plan comptable devrait déjà inclure vos comptes de revenus personnalisés, c'est-à-dire ceux qui sont liés aux codes de poste comptable attribués à vos items. Le fichier d'assignations vous permet d'indiquer à SmartRec quels autres postes comptables doivent être utilisés dans les écritures de journal en fonction du compte de revenu de chaque item vendu.
1. Utilisation des différents types de postes comptables
Lorsque vous avez accès aux assignations, vous pouvez en plus créer plus de types de postes comptables dans votre plan comptable. Ces nouveaux types deviennent disponibles lorsque vous créez un nouveau poste comptable.
Pour assigner vos postes comptables, vous devez d'abord créer les types de postes comptables nécessaires. SmartRec génère un poste comptable par défaut pour chaque type de compte.
Formulaire de configuration 
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👇 Cliquez sur chaque poste comptable pour en savoir plus sur son objectif 👇 |
Revenu - Revenu
Revenu - Revenu
Chaque item mis en vente dans SmartRec nécessite un poste comptable de revenu. Les codes associés aux postes comptables de revenu apparaissent dans tous vos rapports financiers et sont utilisés dans les écritures de journal pour comptabiliser les revenus.
Lorsque le revenu est comptabilisé, ceci est enregistré dans le poste comptable de revenu de l'item.
Exemple de poste comptable de revenu
Supposons que vous créiez un poste comptable de revenu avec le code CONT-25 et que vous l'assigné à une ou plusieurs affiliations. Dans vos rapports financiers, le code de poste comptable apparaît sur chaque ligne relative à une transaction liée à cette ou ces affiliations.
❗ Si aucun poste comptable n'est assigné à un item, SmartRec lui attribue automatiquement le poste comptable de revenu par défaut 0000.
Revenu - Rabais
Revenu - Rabais
Un poste comptable de rabais (compte de revenus en contrepartie) apparaît uniquement dans les écritures de journal. Le solde d'un compte de revenus en contrepartie doit être déduit de vos revenus bruts pour calculer vos revenus nets.
Vous permet de suivre la valeur de chaque ligne de rabais figurant sur les factures.
Indique la réduction de vos revenus de ventes dues aux rabais.
Lorsqu'un poste comptable de rabais est assigné à un poste comptable de revenu, tous rabais appliqués aux items utilisant ce compte de revenu seront comptabilisés dans le poste comptable de rabais assigné.
Exemple de poste comptable de rabais (comptabilité d'exercice)
Vous offrez des cours de natation avec le code 1-01-NAT-2025.
Vous assigner un poste comptable de rabais 1-03-NAT-0005.
Un client achète un cours de natation de 20$ à la carte pour le jour même, avec un rabais de 5$. Le rabais est comptabilisé dans le poste comptable de rabais 1-03-NAT-0005.
❗ Si aucun poste comptable de rabais n'est assigné au poste comptable de revenu, le rabais est comptabilisé dans le poste comptable de défaut Compte de rabais généré par le système.
Passif - Revenu reporté
Passif - Revenu reporté
Un poste comptable de revenu reporté apparaît uniquement dans les écritures de journal.
Il permet de suivre les revenus des services non encore commencés ou non entièrement fournis, tels que :
Un événement programmé pour un mois ultérieur
Des cours à venir dans le cadre d'une activité à séances multiples
Des affiliations (fixes ou permanents)
Cliquez ici pour en savoir plus sur la comptabilisation des revenus reportés dans SmartRec
Lorsqu'il est assigné à un poste comptable de revenu, les montants proportionnels des revenus des événements à venir (pour les items utilisant ce poste comptable de revenu) sont comptabilisés dans le poste comptable de revenu reporté.
Exemple de poste comptable de revenu reporté (comptabilité d'exercice)
Vous offrez des cours de natation avec le code 1-01-NAT-2025.
Vous assignez un poste comptable de revenu reporté 1-03-SW-0004.
Un client achète une session de natation de 10 semaines pour 500$, qui débute la semaine d'après. Les revenus correspondant aux cours qui n'ont pas encore eu lieu est comptabilisée dans le poste comptable de 1-03-NAT-0004 - Natation reporté.
À chaque leçon, le revenu est comptabilisé dans le poste comptable de revenu 1-01-NAT-2025.
❗Si aucun poste comptable de revenu reporté n'est assigné au poste comptable de revenu d'un item, le revenu reporté est comptabilisé dans le compte de revenu reporté par défaut, généré par le système.
Passif - Rabais reporté
Passif - Rabais reporté
Un poste comptable de rabais reporté apparaît uniquement dans les écritures de journal.
Il enregistre la valeur des ventes réduite de chaque ligne de rabais figurant sur les factures, pour les services non encore rendus, tels que (mais sans s'y limiter) :
Activités futures
Événements planifiés à l'avance
Affiliations (fixes ou continues)
Lorsqu'il est assigné à un poste comptable de revenu, tout rabais appliqué à un item dont l'événement n'a pas encore eu lieu est automatiquement comptabilisé dans le poste comptable de rabais reporté.
Exemple de poste comptable de rabais reporté (comptabilité d'exercice)
Vous proposez des cours de natation avec le code 1-01-NAT-2025.
Vous assignez un code de rabais 1-03-NAT-0005.
Vous assignez un code de rabais reporté 1-03-NAT-0008.
Un client achète une session de natation de 10 semaines pour 500$, avec un rabais de 20 $. Le premier cours a lieu la semaine d'après. La partie du rabais correspondant aux cours qui n'ont pas encore eu lieu est comptabilisée dans le poste comptable de rabais reporté 1-03-NAT-0008-Natation rabais reporté.
À chaque leçon, une partie du rabais reporté est comptabilisée dans le poste comptable de rabais assigné.
❗Si aucun poste comptable de rabais reporté n'est assigné à un poste comptable de revenu, les rabais reportés sont comptabilisés dans le poste comptable Défaut -rabais reportés, généré par le système.
Actif - Comptes à recevoir
Actif - Comptes à recevoir
Le poste comptable pour les comptes à recevoir apparaît uniquement dans les écritures de journal.
Ce poste suit les montants qui vous sont dus, et les montants conciliés aux factures.
Lorsqu'un montant est dû (c'est-à-dire lorsqu'aucun paiement n'est concilié), un débit est enregistré dans le compte postable des comptes à recevoir. Ce compte enregistre un débit immédiatement après une vente.
Lorsqu'un paiement est concilié avec une facture, un crédit est enregistré dans les comptes à recevoir.
Lorsque c'est assigné avec un poste comptable de revenu, les montants du ou les montants conciliés pour cet item sont enregistrés dans les comptes à recevoir.
Exemple d'un poste comptable de comptes à recevoir (comptabilité d'exercice)
Vous offrez un cours de natation à la carte avec le code 1-01-NAT-2025.
Vous assignez le poste de comptes à recevoir 1-03-NAT-0012.
Un client achète un cours de natation à la carte et paie à la caisse.
1- Lors d'une vente, un débit est enregistré dans le comptes à recevoir.
2- Lorsqu'un paiement est concilié avec une facture, un crédit est enregistré dans le comptes à recevoir.
❗ Si aucun poste comptable de comptes à recevoir n'est assigné au compte de revenu, SmartRec utilise le poste comptable par défaut - Compte à recevoir.
❗ ❗Les comptes à recevoir personnalisé ne figurent pas dans les écritures de journal pour la comptabilité de caisse.
2. Assigner vos postes comptables sur la feuille des Assignations
Les assignations sont les instructions que vous donnez à SmartRec qui disent : « Lorsque je vends un item avec ce poste comptable, enregistrez la transaction sur ces postes comptables dans les écritures de journal. »
👌 3 étapes pour modifier les assignations comptables
Étape 1 - Exportez vos assignations actuelles
Les assignations actuelles correspondent aux assignations comptables utilisées en ce moment. Lorsque le fichier d' assignations est exporté, mis à jour, puis réimporté dans SmartRec, il devient votre nouvelle liste d'assignations actuelles.
Tant que vous n'importez pas un fichier mis à jour, SmartRec utilise le fichier d'assignations le plus récent (celui modifié le plus récemment) pour déterminer les postes comptables à utiliser dans les écritures de journal.
Étapes à suivre :
1. Accédez à l'onglet Comptabilité et finance > Configuration du grand livre.
2. Sélectionnez le sous-onglet « Assignations ».
3. Cliquez sur « Exporter vos assignations actuelles ».
4. Le fichier devrait apparaître dans vos derniers téléchargements. Sélectionnez-le pour l'ouvrir dans Excel.
Étape 2 - Assignez vos postes comptables sur le fichier des assignations
Une fois vos assignations actuelles exportées et le fichier ouvert, vous pouvez assigner vos postes comptables.
Le fichier d'assignations contient trois onglets :
Revenus ➡️ RR & CR : chaque ligne correspond à un poste comptable de revenus et ses postes comptables assignés de revenus reportés et comptes recevables. Cet onglet vous permet de déterminer quel compte doit enregistrer les revenus reportés et quel compte doit enregistrer les montants dus.
Revenus ➡️ Rabais : chaque ligne correspond à un poste comptable de revenus et ses postes comptables assignés de rabais et rabais reportés. Cet onglet vous permet de déterminer quel compte enregistre les rabais appliqués aux revenus et lequel enregistre les rabais reportés pour des événements futurs.
Plan comptable : cet onglet est en mode lecture seulement. Il répertorie tous les postes comptables disponibles dans votre plan comptable, classés par sous-type.
👇 Développez chaque section pour en savoir comment assigner les comptes 👇 |
Procédure pour assigner Revenus ➡️ RR & CR
Procédure pour assigner Revenus ➡️ RR & CR
Par défaut, SmartRec utilise les postes comptables par défaut générés par le système pour le suivi des revenus reportés et des comptes recevables pour tous les postes comptables de revenus reliés aux items de vente.
Si vous souhaitez créer vos propres postes comptables pour le suivi des revenus reportés et les comptes recevables, dépendamment du poste comptable de revenu, accédez au plan comptable de SmartRec et créez des postes comptables personnalisés, puis assignez-les aux postes comptables de revenus correspondants dans le fichier d'assignations, sur la feuille « Revenus - RR & CR ».
Étapes à suivre
1. Dans la feuille « Revenus - RR & CR », repérez les postes comptables de revenus que vous souhaitez mettre à jour.
Dans l'exemple ci-dessous, les postes comptables pour « Affiliations continus » et « Affiliations fixes » utilisent les mêmes postes comptables de revenus reportés et de comptes à recevoir par défaut, générés par le système.
2. Sélectionnez la cellule à modifier dans la colonne B ou la colonne C.
Cliquez sur la cellule sous « Revenue reporté » (colonne B) ou « Comptes à recevoir » (colonne C) correspondant au poste comptable de revenu que vous souhaitez modifier.
3. Choisissez le poste comptable approprié dans la liste déroulante pour assigner ce(s) poste(s) au compte postable de revenu.
Chaque liste déroulante affiche les postes comptables déjà disponibles de ce type dans votre plan comptable.
Sélectionnez le poste comptable de revenu reporté et/ou le poste comptable de comptes à recevoir que vous voulez que SmartRec utilise lors de la vente d'un item portant cette poste comptable de revenu.
Cela indique à SmartRec les comptes sur lesquels imputer les écritures comptables lors de l'achat d'un item associé à ce poste comptable !
4. Répétez l'opération pour chaque poste comptable de revenu désiré (si nécessaire).
Après la mise à jour des assignations ci-dessus, l'affiliation familiale est désormais imputée à des postes de revenus reportés et de comptes à recevoir différents de ceux assignés à l'affiliation classique.
5. Sauvegardez votre fichier sur votre ordinateur !
Assurez-vous d'enregistrer votre fichier d'assignations mise à jour avant de la réimporter dans SmartRec.
Si vous devez également mettre à jour les assignations de rabais ou de rabais reportés, vous pouvez le faire dans le même fichier avant l'importation. Veuillez voir la procédure pour compléter Revenus-Rabais.
Procédure pour assigner Revenus ➡️ Rabais
Procédure pour assigner Revenus ➡️ Rabais
Par défaut, SmartRec impute tous les montants de rabais pour tous les items aux postes comptables de rabais et de rabais reportés par défaut, générés par le système.
Si vous souhaitez qu'un ou plusieurs postes de revenus utilisent des postes de rabais ou de rabais reportés différents, vous devez d'abord créer ces postes comptables personnalisés dans votre plan comptable. Ensuite, assignez-les aux postes comptables de revenu appropriés dans le fichier « Assignations».
❗ Si vous préférez suivre les rabais comme des débits du compte directement imputés à un poste comptable de revenu plutôt que d'utiliser des postes de rabais ou des rabais reportés, vous pouvez choisir de traiter un rabais comme un débit du compte. Consultez la FAQ n. 5 pour plus de détails.
Étapes à suivre
1. Sur la feuille « Revenus- Rabais », repérez les postes comptables de revenus que vous souhaitez mettre à jour.
Dans l'exemple ci-dessous, les rabais pour les affiliations continus et les affiliations fixes utilisent les mêmes postes de rabais et rabais reporté par défaut.
2. Sélectionnez la cellule de la colonne B ou de la colonne C que vous voulez modifier.
Cliquez sur la cellule sous « Rabais » (colonne B) ou « Rabais reporté » (colonne C) pour choisir le(s) poste(s) comptable(s) à assigner.
3. Choisissez le poste comptable approprié dans la liste déroulante.
Chaque liste déroulante affiche les postes comptables du même type, disponibles dans votre plan comptable.
Sélectionnez le poste de rabais et/ou de rabais reporté que SmartRec doit utiliser.
Cela indique à SmartRec où comptabiliser le montant du rabais (ou la portion reportée) lors de l'achat d'un item remisé avec ce code de revenu.
4. Répétez l'opération pour chaque poste comptable de revenu (si nécessaire).
Pour chaque poste comptable de revenu, ligne par ligne, assignez le poste de rabais et/ou rabais reporté pour chaque poste comptable de revenu.
Dans l'exemple ci-dessous, après la mise à jour des assignations, l'affiliation continu est désormais assigné dans des postes de rabais et de rabais reporté différents de ceux utilisés pour l'affiliation fixe.
5. Sauvegardez votre fichier sur votre ordinateur !
Assurez-vous d'enregistrer votre fichier d'assignations mis à jour avant de le réimporter dans SmartRec.
Si vous devez également mettre à jour les assignations pour les postes comptables de revenus reportés et de comptes à recevoir, vous pouvez le faire sur l'autre feuille dans le même fichier avant l'importation.
Étape 3 - Sauvegardez et importez vos assignations actuelles
Une fois vos assignations configurées et votre fichier enregistré, vous devez l'importer de nouveau dans SmartRec.
Les assignations prennent effet dès leur importation et n'affectent que les écritures de journal qui suivent. Toutes les écritures de journal antérieures à la dernière modification des assignations de postes comptables restent inchangées.
Étapes à suivre :
1. Avant d'importer vos assignations, assurez-vous d'avoir suivi les points 1 à 4 des instructions « Importer les assignations ».
2. Une fois que vous êtes certain que votre fichier d'Assignations est correctement mis à jour, veuillez « Parcourez vos fichiers » pour la localiser et l'importer dans SmartRec.
3. Lorsque le nom du fichier apparaît dans la fenêtre, sélectionnez « Importer » pour importer les assignations comptables dans SmartRec.
4. En cas de succès, un message de confirmation s'affiche. La date de la « Dernière modification » est également mise à jour, ainsi que le nombre de lignes modifiées lors du dernier import.
En cas d'échec, l'importation renvoie un message d'erreur expliquant le problème rencontré. Cliquez ici pour plus de détails.
Dans cet exemple, deux postes comptables ont été assignés dans le fichier d'Assignations (Affiliations continus et Affiliations fixes). Par conséquent, seules 2 des 42 lignes d'assignations ont été mises à jour.
5. Si vous souhaitez connaître la dernière importation effectuée, exportez simplement vos assignations actuelles ; elles correspondent aux dernières assignations de poste comptable importées dans SmartRec.
3. FAQ
4) Que faire si le poste comptable n'apparaît pas dans la liste déroulante du fichier d'assignations ?
1) Quelles permissions sont requises pour gérer les assignations des postes comptables ?
Pour consulter le plan comptable et pour ajouter ou modifier des postes comptables, les administrateurs doivent disposer de la permission de « Configuration de finance et comptabilité ».
🔑 Réglages de l'organisation |
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Pour consulter le rapport de « Configuration des postes comptables par item », les administrateurs doivent disposer de la permission « Rapports de comptabilité ».
🔑 Finance et rapports |
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2) Quelle est la différence entre un compte de revenu, de passif et d'actif ?
Un compte de type revenu suit les revenus générés par votre entreprise.
Les comptes « Revenus », « Rabais » et « Bourses » appartiennent à cette catégorie.
Les comptes de contrepartie des revenus réduisent vos revenus, au lieu de les augmenter.
Le solde des comptes de revenus diminue avec les débits (revenus en baisse) et augmente avec les crédits (revenus en hausse).
Un compte de type passif suit les montants que votre entreprise doit ou devra payer, comme les taxes de vente, les créances, etc.
Les comptes « Dépôt au compte », « Taxes », « Revenu reporté », « Laissez-passer » et « Cartes-cadeaux » appartiennent à cette catégorie.
Le solde des comptes de passif diminue avec les débits (devoirs en baisse) et augmente avec les crédits (devoirs en hausse).
Un compte de type d'actif suit les montants reçus et les sommes qui vous sont encore dues.
Les comptes « Compte d'encaisse » et « Comptes à recevoir » appartiennent à cette catégorie.
Le solde des comptes d'actif augmente avec les débits (valeur en hausse) et diminue avec les crédits (valeur en baisse).
3) Dois-je créer des postes comptables personnalisés pour chaque type de compte ?
Non, ce n’est pas nécessaire. Par exemple, vous pouvez suivre les revenus reportés dans des postes comptables personnalisés spécifiques, tout en conservant tous les comptes à recevoir pour tous les items dans un seul compte. Dans ce cas, il est inutile de créer un poste de comptes à recevoir personnalisé : SmartRec continuera d’utiliser le poste comptable pour les comptes à recevoir par défaut (générés par le système).
Vous n’aurez besoin de créer des postes comptables personnalisés (revenu reporté, rabais, rabais reportés, comptes à recevoir) que si vous souhaitez que les montants de certains postes comptables de revenus soient comptabilisés dans leurs propres comptes spécifiques plutôt que dans les comptes par défaut générés par le système.
4) Que faire si le poste comptable n'apparaît pas dans la liste déroulante du fichier d'assignations ?
Si un poste comptable n'apparaît pas dans la liste déroulante, il n'a probablement pas été créé.
Commencez par vérifier dans le fichier d'assignations, sur la page « Plan comptable ». Tous vos postes comptables existants y sont ajoutés.
Créez le poste comptable si nécessaire dans votre plan comptable.
Vous devez exporter de nouveau vos assignations actuelles ; le poste comptable devrait alors être disponible pour la sélection. Veillez à utiliser ce document lors de l'importation !
Si le poste comptable n'apparaît toujours pas dans le fichier d'assignations après l'avoir créé et exporté de nouveau, contactez notre équipe de support par clavardage.
5) Comment suivre un rabais comme un débit du compte ?
Suivre un rabais comme un débit du compte signifie que sa valeur est simplement déduite d'un poste comptable de revenu. Si vous suivez un rabais comme un débit du compte de revenu, vous devez également suivre le rabais reporté comme un débit du compte. Un débit du compte ne nécessite pas de poste comptable.
Pour le faire, vous devez assignez l'option de « Diminution des ventes » dans les colonnes « Rabais » et « Rabais reporté » sur la feuille « Revenus - Rabais » du fichier d'assignations.
❗ Si vous utilisez l'option « Diminution des ventes »,
vous devez obligatoirement l'attribuer aux colonnes
« Rabais » et « Rabais reporté » de cette ligne.
6) Quoi faire en cas d'échec pour l'importation des assignations ?
En cas d'échec d'une importation, les assignations ne seront pas mises à jour.
Pour réussir une importation, celle-ci doit passer tous les contrôles d'erreur.
En cas d'échec, un rapport d'erreur s'affichera, indiquant clairement la ligne et la colonne concernées, ainsi que la solution.
Si vous rencontrez toujours des problèmes, veuillez contacter notre équipe de support par clavardage.
7) Quel rapport permet de suivre les codes associés aux items ?
Le rapport « Configuration des postes comptables par item » permet de vérifier que tous les items sont correctement associés aux postes comptables, que ce soit pour préparer la mise en ligne, le lancement d'une nouvelle saison ou la mise à jour des items après l'archivage des comptes de revenus.
Vous pouvez y accéder dans l'onglet Rapports, sous « Autres ».
8) Pourquoi les assignations des postes comptables s’appliquent-elles uniquement aux écritures de journal d’exercice ?
Les assignations des postes comptables impactent uniquement les écritures de journal pour la comptabilité d’exercice.
En effet, les écritures en comptabilité de caisse n’utilisent pas les types de comptes que vous pouvez configurer via les assignations de postes comptables (comme les revenus reportés, les rabais ou les rabais reportés).
Bien que les écritures en comptabilité de caisse enregistrent les comptes à recevoir, tout poste comptable personnalisé que vous créez n’apparaîtra pas dans les rapports de comptabilité de caisse, a part les poste comptables de revenu-revenu.
Les écritures comptables de caisse affichent uniquement les codes comptables par défaut générés par le système ainsi que les codes comptable de revenus personnalisés associés à vos items en boutique.
* Dernière mise à jour en décembre 2025