Dans le sous-onglet Compte > Facturation, vous pouvez visualiser vos :
👉 Seuls les administrateurs disposant de l’autorisation Propriétaire de compte ou Réglages de l’organisation — Configuration de finance et comptabilité peuvent accéder à cette page dans SmartRec.
1. La facture Amilia (état de compte et ses détails)
Les factures et ses détails peuvent généralement être téléchargées la première semaine de chaque mois. Une copie (avec PDF en pièce jointe) est envoyée par courriel au contact de facturation principal (indiqué dans le sous-onglet Compte > Facturation). Amilia débite le montant dû directement du compte bancaire de votre organisation et le paiement est comptabilisé dès réception.
Que contient le relevé ?
Le relevé correspond à votre facture du mois précédent. Un relevé reçu en janvier reflète les frais engagés en décembre (pour le détail de ces frais, cliquez sur « Détails » dans la colonne « Documents »).
Le relevé comprend :
Le numéro de compte de votre organisation, le numéro de facture et le numéro de bon de commande (facultatif), la date de la facture et les termes de paiement.
Le sommaire de la facture montre les frais par type d'item, tels que l'utilisation du logiciel Amilia, les frais de paiement (par réseau des cartes), les frais de réseaux (liés aux rétrofacturations, renversements et retour), et tous autres frais ou crédits divers engagés pendant la période de facturation.
Pour chaque type d'item, le relevé fournit la description, le taux, le nombre de transactions, le montant traité, les frais appliqués et les totaux pour chaque type d'élément mentionné ci-dessus. Les taxes varient en fonction de l'emplacement de votre organisation.
💸 Frais de logiciel
Le tarif du logiciel est établi à la signature du contrat Amilia. Notez que nous faisons référence au prix standard, bien que les tarifs puissent varier selon les plans grand-père.
▪️ Abonnement mensuel : ce tarif est facturé mensuellement pour l'abonnement Amilia.
▪️ Service : des frais de 1% sont facturés sur chaque article facturé dans SmartRec. La commission par contrat de location, réservation avec facture ou don ne dépassera jamais 10 $. Les rabais automatisés sont estimés avant de calculer les frais de service. Cependant, les frais de service ne sont pas réduites lorsqu'un rabais ou une note de crédit manuelle est ajoutée à une facture ou dans le compte d'un client. Elle ne sera pas non plus remboursée pour les inscriptions annulées et / ou les frais manuels.
💸 Frais de paiement
Des frais d'escompte (%) et un frais fixe (0,30$) sont facturés sur chaque transaction par carte de crédit et / ou chèque électronique. Les frais d'escompte ne sont pas remboursés lorsqu'un paiement est remboursé. De plus, des frais de 0,30 $ s'appliquent pour les remboursements en ligne.
▪️ Carte de crédit Can / US: 2,85% + 0,30 $ de frais par transaction par carte de crédit traitée via Amilia et / ou avec un terminal portable intégré, et 0,30 $ de frais par remboursement sur carte de crédit.
▪️ Prélèvement automatique: 1% + 0,50 $ de frais de transaction par chèque électronique traité directement via SmartRec.
💸 Frais de réseaux
Amilia prend en charge la majorité des frais reliés au traitement des paiements appliqués par les sociétés émettrices de cartes de crédit (p. ex., Mastercard, Visa, etc.).
Cependant, les frais liés aux rétrofacturations, renversements et/ou retours sont à la charge des organisations.
▪️ Rétrofacturation: Si un client appelle sa banque pour contester une transaction, l'émetteur de la carte de crédit peut déposer un rejet de débit. Le paiement contesté est alors débité de votre compte marchand (visible sur la page du compte marchand) et des frais de rétrofacturation (normalement de 25$) apparaîtront sur votre prochaine facture Amilia.
▪️ Renversement: dans le cas d'une rétrofacturation, si la banque du client détermine qu'il n'y a pas de faute, elle retournera le montant du paiement sur votre compte marchand (visible sur la page du compte marchand). De plus, un crédit de renversement apparaîtra sur votre prochaine facture Amilia.
▪️ Retour: 10 $ sont facturés lorsqu'un chèque électronique échoue ou est annulé.
💸 Frais/Crédits divers
Ceux-ci peuvent inclure des frais de services professionnels (formation), des provenant d'une application tierce, des terminaux intégrés PAX A920, des frais de retard de conformité PCI et / ou des crédits en cas d'erreur de facturation.
2. Informations sur le compte, le contact de facturation et le compte marchand
Les détails de votre compte, du contact de facturation et du processeur de paiement (Paysafe) sont disponibles dans le sous-onglet Facturation lors de l'activation du compte SmartRec de votre organisation. Pour toutes questions, veuillez nous contacter à support@amilia.com ou parler directement avec votre Gestionnaire du succès client.
Voici ce que vous devez savoir:
La date de début du contrat fait référence au dernier contrat signé avec Amilia. L'accord comprend le mode de paiement (par exemple, débit préautorisé) qu'Amilia est autorisée à utiliser pour débiter le solde dû sur votre facture.
Le contact de facturation reçoit un courriel l'informant que la facture Amilia est prête. Cliquez ici si vous souhaitez mettre à jour votre contact de facturation. Vous pouvez ajouter des courriels supplémentaires qui recevront également une copie de la facture mensuelle.
Les informations du compte marchand ne sont visibles qu'une fois que votre compte marchand a été approuvé et sont nécessaires pour que vous puissiez traiter les paiements en ligne par carte de crédit et / ou par chèque électronique.
💡 Le numéro de compte marchand de carte de crédit est indiqué dans la section « Compte marchand » de Compte > Facturation. Si vous avez besoin le numéro de compte marchand pour vos comptes marchands eCheck ou Interac, veuillez nous contacter par clavardage ; nous vous fournirons ces informations.
3. Les tarifs Amilia
Vos tarifs Amilia sont utilisés pour calculer les frais de logiciel et les frais de paiement sur votre facture mensuelle. Téléchargez les détails pour voir comment les tarifs ont été appliqués sur chaque article facturé et / ou transaction de paiement pendant la période de facturation.
Pour voir combien de commissions a été retenu sur chaque article facturé (y compris les contrats de location et les réservations d'administrateur avec une facture), cliquez sur l'onglet Logiciel dans le rapport Excel.
Pour voir combien de frais ont été facturés sur chaque transaction de paiement via SmartRec (y compris les transactions de paiement effectuées avec un terminal portable intégré), cliquez sur l'onglet Paiement dans le rapport Excel.
4. Numéro de bon de commande
Un bon de commande est une confirmation officielle de l'intention d'un acheteur d'acheter auprès d'un fournisseur et couvre les détails de la transaction. Un numéro de bon de commande est un numéro unique qui aide les vendeurs et les acheteurs à suivre les commandes qu'ils ont envoyées ou reçues.
Vous pouvez ajouter un numéro de bon de commande de votre choix à partir du sous-onglet Compte>Facturation pour représenter le forfait d'abonnement de votre organisation (c'est-à-dire les frais de logiciel et les taux de paiement). Il apparaîtra dans le coin droit de la facture mensuelle d'Amilia.
Voici comment procéder au bas de la page :
Cliquez sur "Ajouter le numéro de BC" et saisissez-le.
Cliquez sur Sauvegarder. Vous pouvez modifier si nécessaire, mais gardez à l'esprit que la valeur qui apparaît dans ce champ est celle qui apparaît sur la facture mensuelle d'Amilia lorsqu'elle est émise. Ce champ est facultatif.
Si aucun numéro de bon de commande n'est ajouté, le champ du numéro de bon de commande ne s'affichera pas sur la facture Amilia.
Quand dois-je changer le numéro de bon de commande ?
Cela dépend entièrement de votre organisation ! Peut-être que votre forfait d'abonnement a changé, dans ce cas, un nouveau numéro de bon de commande peut être attribué pour refléter le nouveau prix. Ou peut-être que votre organisation émet de nouveaux numéros de bons de commande chaque année. Il est possible qu'aucune modification ne soit nécessaire. Votre équipe comptable peut vous dire si ou quand les numéros de bon de commande doivent être mis à jour.
Foire aux questions
1. À quels frais puis-je m’attendre lorsque j’effectue une transaction dans SmartRec ?
Frais de service d’Amilia : Des frais de 1 % sont appliqués sur chaque item de facture généré dans la plateforme.
Frais de paiement (Paysafe) : Des frais d’escompte (%) et des frais fixes ($) sont appliqués sur chaque transaction par carte de crédit ou par chèque électronique.
Taux standards : 2,85 % + 0,30 $ pour CC et 1 % + 0,50 $ pour chèque électronique.
Rabais automatisés : Cela réduit les frais de service.
Rabais personnalisés et crédits manuels (— ) : Ne réduirons pas les frais de service.
Frais automatisés ou manuels (+) : Les frais de service seront appliqués.
L’utilisation d’une bourse, d’une carte-cadeau ou d’un crédit à la caisse : Aucuns frais de paiement ne sont appliqués.
Remplacements : Aucuns frais de service ne sont appliqués si la valeur du nouvel item est de valeur égale ou inférieure.
2. Le taux de service de 1 % est-il facturé chaque fois que je modifie un contrat de location ?
Chaque fois que vous modifiez un contrat de location, cela crée une facture dans SmartRec. Le taux de service de 1 % n’est facturé que par rapport à ce qui a été ajouté sur la nouvelle facture. Ce qui signifie que la différence ne vous est facturée que si la nouvelle facture est d’un montant supérieur à l’originale. De même, si vous avez supprimé des items de facture du contrat, le taux de service de 1 % sera crédité sur ces items annulés.
3. L’arrondissement bancaire est-il utilisé pour le taux de service de 1 % d’Amilia ?
Le taux de service de 1 % est facturé sur chaque nouvel item de facture créé dans SmartRec. Chaque montant est arrondi en utilisant l’arrondissement bancaire, qui est une méthode couramment utilisée pour arrondir les taxes. Plutôt que d’arrondir 0,5 et plus, et 0,4 et moins, les banquiers arrondissent 0,5 au nombre pair le plus proche. Essentiellement, si la valeur en cent du total de la taxe est impaire, le 0,5 (demi-cent) arrondit vers le haut. Si la valeur en cent est paire, le demi-cent arrondit vers le bas.
4. Recevons-nous une notification, autre que le relevé de facturation, nous indiquant la date à laquelle les fonds seront retirés de notre compte ? Le retrait a-t-il lieu le même jour chaque mois ?
La facturation est déclenchée manuellement, habituellement le premier jour ouvrable du mois. Si votre organisation utilise le débit préautorisé pour nous payer, elle sera automatiquement débitée de la totalité de son solde, mais le traitement peut prendre jusqu'à 5 à 8 jours ouvrables.
5. Pourquoi nous voyons une bannière à propos d'un paiement échoué ?
Si votre organisation a mis en place des paiements par débit préautorisé pour payer sa facture Amilia et qu'un paiement préautorisé échoue, un courriel est envoyé au contact de facturation de votre organisation ainsi que l'administrateur principal de votre compte SmartRec pour les informer.
Une bannière apparaît également dans SmartRec pour tous les administrateurs :
Il y a eu un problème avec votre paiement.
Veuillez vérifier vos fonds ou contacter votre banque.
Nous retenterons le paiement avec votre prochaine facture.
La bannière disparaît 24 heures après qu'un paiement a été effectué avec succès. Veuillez démarrer une discussion avec notre équipe de supports si vous avez des questions !
6. Quel est le lien entre le Code de conduite de l'industrie canadienne des cartes de paiement et ma facture Amilia ?
Pour en savoir plus sur le Code de conduite de l'industrie canadienne des cartes de paiement et son impact sur la facture Amilia des organisations canadiennes, cliquez ici.
Les modifications apportées à la facture Amilia sont avantageuses pour toutes les organisations. C'est pourquoi nous les avons également appliquées à la facture Amilia des organisations américaines.
7. Comment modifier mon contact de facturation ?
Si vous devez modifier votre contact de facturation, veuillez demander au contact de facturation actuel ou l'administrateur principal de votre organisation de nous envoyer un courriel à support@amilia.com.
*Dernière mise à jour en mai 2025