Les items personnalisés vous permet d'ajouter manuellement des frais supplémentaires ou des réductions à une facture. Vous pouvez même offrir un rabais sur un article déjà facturé.

Nous vous expliquerons comment créer des items personnalisées et couvrirons les différentes façons de les appliquer. Vous obtiendrez également un aperçu de leurs présences dans vos rapports financiers et écritures de journal.

Consultez notre FAQ pour plus d’information ou soumettez vos questions à support@amilia.com. Nous apprécions vos commentaires !

Comment ca fonctionne

1. Comment créer un item personnalisé

2. Ajouter des items personnalisés sur la facture

2.1 Ajouter des items personnalisés à la caisse

2.2 Comment ca marche avec les versements et les abonnements à la caisse

2.3 Ajouter des items personnalisés directement dans la facturation du client

2.4 Offrir un rabais sur un article déjà facturé


3. Les items personnalisés pendant l’annulation/le remplacement

3.1 Lors de l'annulation

3.2 Lors d'un remplacement

4. Les items personnalisés dans les rapports

4.1 Les frais supplémentaires dans les écritures de journal

4.2 Les rabais personnalisés dans les écritures de journal

5. FAQ

1. Comment créer un item personnalisé

Avant de commencer, assurez-vous de posséder les bonnes permissions pour créer et faire la gestion des items personnalisés et que les postes comptables adéquats sont créés afin de les attribuer à vos items personnalisés.

Créez un item personnalisé à partir du sous-onglet Rabais et frais > Items personnalisés :

  • Le libellé de l’item apparaîtra sur les factures des clients et dans vos rapports.

  • Le type d’item personnalisé est-il un frais supplémentaires ou un rabais ?

  • Choisissez un poste de comptabilité à attribuer à l’item personnalisé.

    • Vous aurez toujours la possibilité de modifier le poste de comptabilité d’un item personnalisé en l’ajoutant à une facture.

Après en avoir appliqué un, il ne peut plus être supprimé. Vous pouvez uniquement le modifier, désactiver ou le réactiver.


2. Ajouter des items personnalisés sur la facture

Un administrateur peut ajouter des items personnalisés à une facture lors du paiement à la caisse, de la création d’une facture ou d’un crédit dans la facturation du client, d’un remplacement ou encore dans un contrat de location et au point de vente (POS). Il y a aussi la possibilité d'offrir un rabais sur un article après la création de la facture.

Voyons comment utiliser les frais supplémentaires et les rabais personnalisés à la caisse, dans la facturation du client et comment offrir un rabais sur un article déjà facturé.

2.1 Ajouter des items personnalisés à la caisse

Plusieurs items personnalisés peuvent être ajouter sur le formulaire de commande par l'administrateur lors du paiement. Des frais supplémentaires (+) représentent des frais autonomes qui peuvent conserver son poste de comptabilité ou en utiliser un autre. Lorsqu'elle est appliquée à la caisse, un rabais personnalisé (-) prend le poste de comptabilité de l’item de facture auquel elle est liée et réduit les frais de cet item.

  • Entrez le montant en dollars. Un rabais (avec taxes) ne peut excéder le total de la facture.

  • De quel type s’agit-il ?

    • Frais : Conservez son poste de comptabilité ou utilisez-en un autre. Admissible aux crédits d’impôt RL-24.

    • Rabais : Lorsqu'il est appliqué à la caisse, il utilise le poste de comptabilité de l’item auquel il est lié.

  • Définissez vos options fiscales.

  • Le texte dans la zone de description apparaît sur la facture du client.

Après avoir passé à la caisse, il est facile de repérer les items personnalisés sur une facture dans la facturation du client.

Sur la gauche se trouve une facture avec des frais supplémentaires. À droite se trouve une facture avec un rabais personnalisé (notez que le rabais utilise le même poste comptable que l'article auquel il est lié) :

Frais supplémentaires Rabais personnalisé

2.2 Les items personnalisés affectent-ils les versements ou les abonnements à la caisse ?

Les clients paient les frais supplémentaires à la caisse, quels que soient les versements ou les abonnements. N'oubliez pas qu'un administrateur ne peut pas

« passer et payer plus tard » s'il veut payer pour un item en versements à la caisse.

Un rabais personnalisé réduit les frais d’abonnement à la caisse, mais n’est appliqué sur aucune des factures récurrentes. Dans le cas des versements, la réduction est répartie également entre les versements futurs. Les clients paieront le versement initial régulier, tandis que les montants des versements futurs seront également réduits (voir ci-dessous).

2.3 Ajouter des items personnalisés directement dans la facturation du client à partir du menu Opérations

Dans la facturation du client, un administrateur peut créer une facture ou créer un crédit à l’aide d’un seul item personnalisé et choisir le poste comptable à attribuer. Lorsque vous ajoutez un rabais à partir du menu d'Opérations, vous ne pouvez pas la lier à un item de facture.

  • Cliquez sur Opérations > Créer une facture ou Créer un crédit.

  • Entrez le montant en dollars.

  • Sélectionnez des frais supplémentaires (ou un rabais personnalisé) à utiliser et choisir un poste comptable.

  • Définissez vos options fiscales.

  • Le texte dans la zone de description apparaît sur la facture du client, mais pas les commentaires de l’administrateur.

2.4 Offrir un rabais sur un article déjà facturé

Avez vous besoin de réduire le prix d'un article après son achat ? Aucun problème. Vous pouvez « offrir un rabais », et SmartRec indiquera si d'autres rabais ont déjà été appliquées sur l'item de facture. Vous saurez exactement combien rembourser et le rabais sera également liée à l'item de facture dans vos rapports financiers.

Disons qu'un client s'inscrit à une activité à la carte de 40$ mais ne peut participer qu'en partie (pour des raisons de santé). Généreusement, vous décidez d'accorder un rabais manuelle sur le coût du cours.

Voici à quoi vous attendre :

  • Dévéloppez la facture et cliquez sur Offrir un rabais.

  • Sélectionnez l'article que vous souhaitez rembourser sur la facture.

  • Les détails du rabais vous indiqueront si l'article a déjà fait l'objet d'une réduction et le montant maximum de rabais que vous pouvez encore accorder.

  • Choisissez une rabais (de votre liste d'items personnalisés). Nous vous recommandons d'utiliser le poste comptable du rabais ou le même poste comptable que l'article faisant l'objet du rabais.

  • Lorsque vous accordez un rabais, cela crée une note de crédit avec des détails sur l'article.

  • Si le client a payé en totalité, un solde créditeur apparaîtra. Vous pouvez le rembourser ou l'utiliser pour un autre achat. N'oubliez pas d'ajuster les paiements à venir si nécessaire !💸


3. Les items personnalisés pendant l’annulation/le remplacement

Les frais supplémentaires sont annulés et crédités de la même manière qu’une inscription à une activité. Ils ne peuvent pas être remplacés.

Un rabais personnalisé ne peut être annulé que si vous annulez et créditez l’item auquel il est lié. Lors d'un remplacement, le rabais n’est pas appliqué au nouvel item de facture.

D’autres items personnalisés peuvent être ajoutés lors du remplacement d’une activité ou d’une affiliation.

3.1 Lors de l’annulation

Ci-dessous, deux factures comprenant une activité de 300 $. Une facture comprend des frais supplémentaires de 30 $ et l’autre facture, un rabais personnalisé de 30 $.

Développez la facture pour annuler/rembourser des items :

  • Les frais supplémentaires peuvent être annulés et crédités.

  • Les rabais personnalisés ne peuvent pas être sélectionnés. Au lieu de cela, vous devez annuler l’item auquel il est lié, ce qui rembourse le prix déjà réduit de cet item.

  • Vous pouvez ajouter des frais administratifs/pénalité (avec n’importe quel poste comptable).

  • Après avoir sauvegardé, une note de crédit apparaît pour l’achat annulé.

👉 Modifiez ou annulez les paiements à venir si l’annulation était liée à des versements.

3.2 Lors d’un remplacement

Développez la facture, cliquez sur Remplacement et sélectionnez le ou les items à remplacer.

  • Des frais supplémentaires ne peuvent pas être sélectionnés pour le remplacement. Les frais restent sur la facture originale à moins que les frais supplémentaires ne soient annulés.

  • Un rabais personnalisé ne peut pas être sélectionné pour le remplacement et n’est pas transféré au nouvel item de remplacement. Une balance restera au compte.

    • Dans la capture d’écran ci-dessous, une activité de 300 $ liée à un rabais de 30 $ (270 $) est remplacée par une autre activité de 300 $. Cependant, l’escompte ne s’applique pas et il reste un solde de 30 $. L'admin a ajouté un nouveau rabais personnalisé de 10 $, portant le solde à 20 $.

  • Si vous ajoutez d’autres items personnalisés lors du remplacement, cela apparaîtra comme un ajustement manuel dans les détails du remplacement et apparaît sur la nouvelle facture.

  • Après avoir sauvegardé, une note de crédit apparaît pour l’achat annulé.

👉 Si l’item de facture d’origine était lié à des versements, modifiez ou annulez les paiements à venir si un solde ou un crédit apparaît après le remplacement.


4. Les items personnalisés dans les rapports

Les frais supplémentaires utilisent le poste comptable qui lui a été attribué lors de la facturation et sont suivis en tant que ventes dans vos rapports.

Selon la méthode d'application (à la caisse, via le menu d'Opérations ou en cliquant sur Offrir un rabais sur une facture existante), les rabais personnalisés assument le poste comptable de l'article auquel elle est liée, ou peut utiliser un autre poste de comptabilité. Les rabais manuelles sont enregistrées sous forme de crédits dans les colonnes de ventes de vos rapports.

📄 Cliquez ici pour voir quels rapports sont pertinents pour les items personnalisés.

4.1 Les frais supplémentaires dans les écritures de journal

Les revenus provenant des frais supplémentaires sont reconnus immédiatement. Les fonds sont toujours débités sur le compte d’actif Défaut - Comptes recevables (plus de valeur), puis crédités sur le compte de revenus qui lui a été attribué lors de la facturation (plus de revenus).

➕ Lorsque des frais supplémentaires sont seuls sur la facture

Un administrateur crée une facture dans la facturation du client pour 30 $.

  • 30 $ vous sont dus. Cela crée un débit dans le compte de Défaut — Comptes recevables.

  • 1,30 $ et 2,60 $ sont dus aux gouvernements fédéral et provincial (dans notre cas). Cela crée un débit dans un compte de passif de taxes sur les ventes.

  • 26,10 $ sont comptabilisés. Cela crée un crédit dans le compte de revenus (poste de comptabilité) attribué aux frais supplémentaires lorsqu’ils ont été facturés.

➕ Lorsque des frais sont accompagnés d’autres items de facture

Dans la boutique, un administrateur achète une activité récurrente de 300 $ et ajoute des frais supplémentaires de 30 $.

  • 330 $ vous sont dus. Cela crée un débit dans le compte de Défaut — Comptes recevables.

  • 14,35 $ et 28,63 $ sont dus aux gouvernements fédéral et provincial (dans notre cas). Cela crée un débit dans un compte de passif de taxes sur les ventes.

  • 6,63 $ sont comptabilisés (pour les cours qui ont déjà eu lieu au moment de l’achat). Cela crée un crédit dans le compte de revenus de l’activité.

  • 254,29 $ sont des revenus reportés (la valeur des cours qui n’ont pas encore eu lieu).

  • 26,10 $ sont comptabilisés. Cela crée un crédit dans le compte de revenus (poste de comptabilité) attribué aux frais supplémentaires lorsqu’ils ont été facturés.

4.2 Les rabais personnalisés dans les écritures de journal

Les rabais personnalisés sont des revenus négatifs. Ils sont suivis dans un compte de revenus de contrepartie qui possède un solde débiteur plutôt qu’un solde créditeur habituel. Cela signifie qu’ils réduisent le revenu net de votre organisation (ce qui s’oppose au compte de revenus traditionnel).

Le compte dans lequel la réduction est reconnue dépendra du fait qu’elle est seule sur la facture ou liée à un article ayant plusieurs occurrences (comme une activité récurrente).


Lorsqu’un rabais personnalisé est seul sur une facture

Un administrateur crée un crédit dans la facturation du client pour 30 $.

  • 26,10 $ représentent la valeur de rabais qui réduit vos revenus. Cela crée un débit dans le compte de revenus attribué au rabais personnalisé lors de sa facturation.

  • 1,30 $ et 2,60 $ sont dus aux gouvernements fédéral et provincial (dans notre cas). Cela crée un débit dans un compte de passif de taxes sur les ventes.

  • Jusqu'a ce que le rabais soit concilié avec un article, un crédit de 30 $ est créé dans le compte de passif de Défaut - Dépôt au compte. Lors de la conciliation, un crédit sera créé dans le compte de Défaut — Comptes recevables.

Lorsqu’un rabais personnalisé est lié à un autre item de facture

La valeur de la réduction et de l’activité sont divisées par le nombre total d’occurrences d’activité, un montant proportionnel étant reconnu après chaque occurrence.

Un administrateur achète une activité de mise en forme récurrente d’une valeur de 300 $ et ajoute un rabais de 30 $.

  • 270 $ vous sont dus. Cela crée un débit dans le compte de Défaut — Comptes recevables.

  • 0,66 $ est la valeur du rabais personnalisé pour les cours qui ont déjà eu lieu au moment de l’achat. Cela crée un débit dans le compte en contrepartie Défaut — Rabais, ce qui représente une réduction des revenus.

  • 25,44 $ représentent la valeur restante du rabais, qui est reportée pour le moment. Un montant proportionnel sera transféré sur un autre compte après chaque occurrence d’activité.

  • 11,75 $ et 23,43 $ sont dus aux gouvernements fédéral et provincial (dans notre cas). Cela crée un débit dans un compte de passif de taxes sur les ventes.

  • Un montant de 6,63 $ est reconnu pour les cours de mise en forme qui ont déjà eu lieu. Cela crée un crédit dans le compte de revenus lié à l’activité.

  • 254,29 $ sont des revenus reportés pour les cours qui n'ont pas encore eu lieu.

📆 Que se passe-t-il avec le rabais reporté lorsqu’une occurrence a lieu ?

Avec chaque occurrence de cours, les écritures de journal afficheront une tranche proportionnelle de la valeur reportée de l’activité créditée au compte de revenus lié à l’activité. De même, un montant proportionnel du rabais personnalisé est débité du compte de revenu de contrepartie Défaut - Rabais et crédité au compte de passif Défaut - Rabais reportées, ce qui réduit vos revenus.

Ci-dessous, l'un des cours de la session a eu lieu :

  • Un débit est créé pour 2,35 $ dans le compte Défaut - Revenus reportés où les revenus de l'activité ont été initialement reportés. Un crédit du même montant est créé dans le compte de revenus de l'activité.

  • 0,36 $ est la valeur du rabais personnalisé relative à cette occurrence. Cela crée un débit dans le compte de revenu de contrepartie Défaut - Rabais. Un crédit est créé dans le compte Défaut - Rabais reportées.


5. Foire aux questions

  1. Quelles permissions ai-je besoin pour utiliser les items personnalisés ?

  2. Les frais de service d’Amilia sont-ils facturés sur les items personnalisés ?

  3. Après la création d’une facture, puis-je ajouter un item personnalisé ?

  4. Puis-je automatiser des frais supplémentaires ?

  5. Quelle est la différence entre un frais supplémentaire et un frais administratif / pénalité ?

  6. Quelle est la différence entre un rabais personnalisé et un rabais automatisé ?

  7. Si j’ajoute un item personnalisé à une facture d’abonnement, est-il appliqué à la facturation récurrente ?

  8. Que se passe-t-il si je change le poste de comptabilité d’une activité à laquelle un rabais personnalisé est lié ?

  9. Quels rapports sont pertinents pour les items personnalisés ?

1. Quelles permissions ai-je besoin pour utiliser les items personnalisés ?

Au moins 2 permissions sont requises (*) pour utiliser les items personnalisés.

🔑 Sous le groupe Clients :

  • Afficher les comptes clients * : voir la liste des clients et les détails des comptes.

  • Sommaire de facturation du client : affichez la page de facturation du client et ses transactions.

  • Facturation et crédit manuels * : ajoutez une facture ou une note de crédit à partir du compte d’un client et ajoutez un item personnalisé à la caisse.

🔑 Sous le groupe Paiements :

  • Paramètres d’item personnalisé : affichez, créez, modifiez et supprimez les paramètres des items personnalisés.

2. Les frais de service d’Amilia sont-ils facturés sur les items personnalisés ?

Les frais de service de 1 % s’appliquent aux frais supplémentaires.

Les rabais personnalisés ne réduisent pas les frais de service. Si un article de 20 $ est réduit à 18 $ avec un rabais personnalisé, les frais de service sont calculés sur le montant initial de 20 $.

3. Après la création d’une facture, puis-je ajouter un item personnalisé ?

Une fois la facture créée, vous pouvez ajouter un item personnalisé (frais supplémentaire ou rabais) lors de l'annulation (ou du remplacement) d'un autre article sur la facture. Sinon, vous pouvez offrir un rabais sur un article après la création de la facture.

Pour les contrats de location, vous pouvez ajouter des frais supplémentaires lorsque le contrat est à l’état de Brouillon ou lors de la modification d’une nouvelle version d’un contrat approuvé.

4. Puis-je automatiser des frais supplémentaires ?

Les items personnalisés ne peuvent pas être automatisés. Si vous souhaitez appliquer des frais à la caisse automatiquement (en fonction de certains critères), consultez notre application Frais dans l'onglet des Applis. C'est gratuit!

👉 Les frais supplémentaires, les frais automatisés, les frais de service et les frais administratifs sont différents types de frais qui peuvent être appliqués dans SmartRec.

5. Quelle est la différence entre un frais supplémentaire et un frais administratif / pénalité ?

Frais supplémentaire

Frais administratif / pénalité

Possède son propre

poste de comptabilité mais peut aussi utiliser un autre

N'a pas son propre poste de comptabilité. N'importe quel compte peut lui être lié

Disponible pour l'utilisation à la caisse, lors de la creation d'une facture dans la facturation du client, lors du remplacement, dans un contrat de location et au point de vente (POS)

Disponible uniquement lors d'une annulation dans la facturation client

6. Quelle est la différence entre un rabais personnalisé et un rabais automatisé ?

Rabais personnalisé

Rabais automatisé

Appliqué manuellement

Appliqué automatiquement

A son propre poste de comptabilité mais utilisera le poste de comptabilité d'un article s'il est lié

Utilise toujours le poste de comptabilité de l'item faisant l'objet de la réduction

Peut être appliqué comme un crédit sur le compte du client ou réduire

le coût d'un item lié sur une facture

Toujours appliqué à un item

de facture. Ne peut pas être

appliqué au niveau du compte

Montants de réduction

personnalisables

Les remises sont basées sur les règles du rabais automatisé

Sous les colonnes des ventes

dans vos rapports

Sous les colonnes de rabais automatises dans vos rapports

Ne réduit pas les frais de service d'Amilia

Réduit les frais de service d'Amilia

7. Si j’ajoute un item personnalisé à une facture d’abonnement, est-il appliqué à la facturation récurrente ?

Lorsque des items personnalisés sont appliqués à la caisse, ils ont un impact sur le montant à payer maintenant. Les items personnalisés ne sont pas appliqués à la facturation récurrente des abonnements.

8. Que se passe-t-il si je change le poste de comptabilité d’une activité à laquelle un rabais personnalisé est lié ?

Si vous apportez des modifications aux postes de comptabilité dans SmartRec, les transactions passées ne sont pas mises à jour dans vos rapports ni sur la facture dans la facturation du client. Tout reste tel qu'il était lors de la première facturation. À l'avenir, les items de facture (et les rabais personnalisés liées) afficheront le nouveau poste de comptabilité.

9. Quels rapports sont pertinents pour les items personnalisés ?

Les frais et rabais personnalisés sont suivis séparément des frais et rabais automatisés. Les items personnalisés sont suivis dans les colonnes Ventes de vos rapports.

📄 Ventes par administrateur

  • Frais personnalisés à la caisse, via le menu d'Opérations ou lors d'un remplacement est nommé Item personnalisé sous la colonne de Produits.

  • Frais administratif/pénalité facturé lors d'un annulation/remplacement est nommé Pénalité sour la colonne de Produits.

  • Créer un crédit à partir du menu d'Opérations est un Item personnalisé sous la colonne de Produits.

  • Offrir un rabais à partir d'une facture aura le meme type de produit que l'item donc il est lié. Par exemple, si vous dévéloppez une facture et vous cliquez sur Offrir un rabais sur une activité, le rabais sera considéré comme le meme produit que l'activité.

📄 Détails des ventes

Passez en revue les transactions de vente individuelles dans la plage de dates. Filtrez les items personnalisés sur la feuille « Frais sur facture ». Dans la colonne Ventes, les frais supplémentaires sont suivis comme des ventes et les rabais personnalisés sont suivis comme des crédits. Regardez la colonne Description (Q) si vous voulez savoir quand l'item personnalisé a été appliqué.

  • Un item personnalisé appliqué à la caisse aura la description Achat en ligne.

  • Un item personnalisé appliqué à partir du menu des Opérations aura le libellé de l'item personnalisé comme description.

  • Un item personnalisé appliqué lors d'un remplacement aura Achat en ligne (remplacement) comme description.

  • Offrir un rabais à partir d'une facture aura le libellé de l'item personnalisé comme description.

📄 Sommaire de conciliation

Affiche le total facturé pour chaque catégorie d'articles facturables (à la carte, par programme, crédits, items personnalisés, etc.), ainsi que le total de chaque mode de paiement reçu (en espèces, par carte de crédit, compte bancaire, etc.,). Sur le « Détail du sommaire », la catégorie « Item personnalisé » liste les items personnalisés facturés ; et la catégorie Crédits comprend les items personnalisés annulés.

📄 Ventes par poste comptable

Ce rapport fournit la somme des ventes par poste de comptabilité (des articles vendus). Les frais supplémentaires sont des ventes suivis dans le poste de comptabilité qui lui a été attribué lors de la facturation. Les rabais personnalisés ajoutées à la caisse sont suivies dans le poste de comptabilité de l'article qui leur est lié. Lorsque vous créez un crédit ou que vous dévéloppez une facture pour offrir un rabais, le rabais est suivi dans le poste de comptabilité qui lui à été attribué au moment de la transaction.

📄 Sommaire des ventes

Ce rapport fournit la somme des ventes par type de produit. La feuille « Frais – Crédits manuels » indique les totaux des items personnalisés (frais et rabais manuels) et des frais administratifs / pénalités par poste de comptabilité.

* Dernière mise à jour en septembre 2022

Vous pourriez aussi être intéressé par :

Paiements à venir

La compatibilité d’exercice dans SmartRec

Les écritures de journal

Avez-vous trouvé votre réponse?