Lorsqu'un administrateur crée un compte Amilia personnel pour un client (afin qu'il puisse accéder à votre boutique SmartRec), le client doit ensuite valider le compte afin qu'il puisse choisir un mot de passe qui lui permet de se connecter pour faire des achats en ligne. Cela signifie que vos clients doivent répondre à la demande d'activation que vous envoyez à leur adresse courriel.
Si vous avez importé une liste de clients dans SmartRec lors de votre intégration, vous devez tout de même envoyer vos demandes d'activation de client lors du lancement de votre boutique. Cette demande ne sera pas envoyée tant que vous n'initiez pas l'envoie.
📌Note:
Les courriels d’activation sont envoyés même si votre boutique n’est pas encore en ligne. Si vous ne voulez pas que vos clients reçoivent de demandes avant le lancement, vous pouvez créer leurs comptes sans adresse courriel et l’ajouter plus tard. Certaines organisations profitent aussi de cette option pour valider le processus d’activation en tant qu’administrateur, ou pour permettre à leurs clients d’activer leur compte à l’avance.
Lorsqu'un client se rend sur la page de connexion d'Amilia (https://app.amilia.com/fr/login) pour créer son compte lui-même, le processus est différent. Si savoir comment vos clients créent leur propre compte, cliquez ici.
Fonctionnement
1. Créer un nouveau compte client
Le titulaire du compte doit avoir 18 ans ou plus. Une fois le compte créé, le titulaire peut se connecter pour gérer ses propres informations, tandis que les administrateurs peuvent consulter et modifier les détails du compte depuis l'onglet Clients.
Via Clients > Comptes :
Cliquez sur Opérations > + Ajouter un nouveau compte.
Saisissez l'adresse courriel du titulaire du compte.
Saisissez le prénom et le nom du titulaire du compte.
Saisissez optionnellement une date de naissance et un numéro de téléphone — ces informations peuvent être ajoutées ultérieurement par un administrateur ou le client.
👉 Si vous n'entrez pas de date de naissance, SmartRec considère que le titulaire du compte est un adulte (18 ans et plus).
👉 Vous pouvez créer un compte sans adresse courriel, mais le client ne pourra pas se connecter. Votre organisation sera responsable de la gestion du compte, ce qui peut entraîner des doublons à l'avenir.
👉 Lorsqu'un administrateur inclut un courriel lors de la création du compte, une demande d'activation est automatiquement envoyée au client.
2. Prévention des doublons
Pour éviter les comptes en double, SmartRec effectue deux vérifications lors de la création d'un compte.
✔️Vérification du courriel
SmartRec vérifie si l'adresse courriel :
✅Est valide.
✅Existe déjà dans votre liste de clients → vous serez informé et un lien vers le compte existant vous sera fourni.
✅Correspond à un client dans la base de données SmartRec → vous aurez la possibilité de l'inviter dans la liste de clients de votre organisation. Un courriel sera envoyé au titulaire du compte pour obtenir son consentement avant de partager l'ensemble de ses informations (membres, adresse, contacts).
✔️Vérification du prénom et du nom
Une fois le courriel vérifié, SmartRec vérifie si le prénom et le nom correspondent à un client existant dans votre liste. Si un doublon potentiel est détecté, vous en serez informé et aurez la possibilité de :
Consulter le compte potentiellement en double, ou
Ignorer l'avertissement et créer le compte quand même.
3. Activation du compte
Lorsqu'un administrateur crée un compte au nom d'un client, celui-ci doit l'activer pour choisir un mot de passe et se connecter.
3.1 Demande d'activation automatique
Lorsque vous incluez une adresse courriel lors de la création du compte, une demande d'activation est automatiquement envoyée au client à cette adresse.
Si le client crée un compte Amilia de façon autonome (plutôt que d'utiliser le courriel d'activation), une invite s'affichera pour lui permettre de lier son nouveau compte à votre organisation. Cette invite reste active pendant 2 ans après l'activation.
3.2 Demande d'activation manuelle
Si vous devez renvoyer un courriel d'activation à un client spécifique :
Accédez au compte du client.
Ouvrez le sous-onglet Membres du compte.
Cliquez sur Envoyer une demande d'activation > Envoyer une demande d'activation.
3.3 Demande d'activation en masse
Pour envoyer des demandes d'activation à plusieurs clients à la fois :
Accédez à Clients > Comptes.
Dans le menu déroulant Opérations, sélectionnez Envoyer des demandes d'activation.
Entrez la date à partir de laquelle envoyer les demandes. Cela ciblera tous les comptes créés après cette date.
Cliquez sur Soumettre.
Ce qui se passe lors d'un envoi en masse :
Les clients qui ne se sont pas inscrits ou n'ont pas créé de compte avec votre organisation recevront un courriel d'invitation.
Les clients ayant déjà un nom d'utilisateur confirmé dans votre liste de clients ne recevront pas de courriel.
Les clients qui ont un compte Amilia via une autre organisation (mais ne l'ont pas encore partagé avec la vôtre) recevront une demande de partage de leurs informations de compte.
Lors du renvoi de demandes d'activation en masse :
SmartRec exclut automatiquement les clients dont les comptes sont déjà activés.
Les clients ayant reçu une invitation au cours des 10 derniers jours n'en recevront pas une autre, afin d'éviter les envois accidentels en trop grand nombre.
Vous pouvez toujours renvoyer une invitation manuellement depuis le compte d'un client spécifique si nécessaire.
3.4 Ajouter ou modifier l'adresse courriel d'un client
Si vous avez créé un compte sans adresse courriel, ou si vous devez en mettre une à jour :
Accédez à l'onglet Clients.
Cliquez sur le nom du client et ouvrez le sous-onglet Personnes du compte.
Dans le menu déroulant Formulaires, sélectionnez Formulaire adulte par défaut (ou tout formulaire incluant le champ courriel).
Sous Informations personnelles, ajoutez ou modifiez l'adresse courriel.
Cliquez sur Enregistrer.