Le processus de création de compte de SmartRec permet d'assurer que les informations des clients sont exactes en vérifiant le courriel, le nom et le prénom du propriétaire du compte afin d'éviter les doublons. Les administrateurs peuvent gérer efficacement les comptes clients, dont les relevés, les informations personnelles et la facturation des clients, à l'aide de différents sous-onglets.
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Comment ça fonctionne
- Actions
- Facturation du client
- Achats
- Compétences
- Cartes de membres
- Documents
- Effectuer un achat
1. Créer un nouveau compte client
Pour être propriétaire du compte, le membre doit être un adulte âgé de 18 ans ou plus. Les informations sur les participants dans un compte client comprennent le propriétaire du compte et (s'il y a lieu) les autres membres du compte. Le propriétaire d'un compte peut gérer ses informations et celles d'autres membres de son compte dans son compte Amilia. Les administrateurs peuvent consulter et modifier les informations des comptes clients dans l'onglet Clients.
À partir de l'onglet Clients > Comptes :
Cliquez sur le menu Opérations > + Nouveau compte-client.
Entrez l'adresse courriel du propriétaire du compte.
Pour éviter la création de comptes en double, SmartRec vérifie les points suivants :
✔️ Vérification du courriel
D'abord, il faut entrer l'adresse courriel qui deviendra le nom d'utilisateur de ce nouveau compte. Le nom d'utilisateur est le courriel que le propriétaire du compte utilisera pour se connecter à son compte.
Les étapes de vérification
Les étapes de vérification
✅Cette adresse courriel est-elle valide ?
✅L'adresse courriel de l'utilisateur existe-t-elle déjà dans votre liste de clients ? Si c'est le cas, vous en serez informé et recevrez un lien vers le compte existant.
✅Les informations de cet utilisateur correspondent-elles à celles d'un client existant dans la base de données SmartRec ? Si oui, vous en serez informé et pourrez inviter l’utilisateur à rejoindre la liste des clients de votre organisation. Le propriétaire du compte apparaîtra immédiatement dans votre liste de clients. Un courriel sera envoyé au propriétaire du compte pour lui demander son consentement avant de partager les autres informations du compte, dont les autres membres, l'adresse et les contacts.
✔️ Vérification du nom et du prénom
Une fois la vérification du courriel effectuée, la seconde étape est la vérification du nom et prénom du propriétaire du compte une fois que ces informations seront entrées. .
Les étapes de vérification
Les étapes de vérification
✅ Est-ce que le nom et le prénom correspondent à ceux d'un client existant dans votre liste de clients ? Si oui, vous en serez informé et le système vous donne la possibilité de consulter le doublon potentiel ou de l'ignorer et de créer un compte quand même.
👉La date de naissance et le numéro de téléphone sont optionnels. Ils peuvent être ajoutés par la suite par l'administrateur et le client. Si la date de naissance n'est pas précisée lors de la création du compte, SmartRec considère que le propriétaire du compte est un adulte âgé de plus de 18 ans.
👉 Si vous n'entrez pas d'adresse courriel à l'étape 1, le compte client peut quand même être créé. Cependant, le client ne pourra pas se connecter et accéder au compte client créé pour lui. Votre organisation sera entièrement responsable de la gestion et de la mise à jour du compte. Cela risque également d'entraîner des doublons ultérieurs de ce compte.
👉 Lorsqu'un administrateur inclut un courriel lors de la création d'un compte pour son client, une demande d'activation est automatiquement envoyée au client. Il doit alors valider le compte afin de choisir un mot de passe, de se connecter et de commencer à s'inscrire en ligne. .
2. Gestion des comptes clients
Une fois la vérification terminée et les informations du compte entrées, le compte est créé. Toutes les factures, relevés de compte et communications seront adressés au propriétaire du compte.
Les administrateurs peuvent aussi apporter des modifications au compte d'un client dans l'onglet Clients. Les modifications apportées à la photo de profil, au prénom, au nom de famille et à la date de naissance seront reflétées dans toutes les organisations dont le client fait partie.
Toute autre modification affecte uniquement les informations du client pour l'organisation concernée. Toute information fournie par un client à une autre organisation reste inaccessible aux autres organisations.
👪 Lors de la création d'un nouveau compte ou en cliquant sur un existant, vous aurez accès aux sous-onglets suivants dans le compte du client :
Membres du compte
Membres du compte
Affichez et gérez le profil de n'importe quel membre dans le compte client. Vous pouvez ajouter / modifier les informations vous-même, ou attendre que le client se connecte et remplisse les formulaires d'inscription nécessaires lors d'un achat dans votre boutique en ligne.
Cliquez sur la section que vous souhaitez modifier. Par exemple, pour modifier un courriel utilisé pour les communications, ouvrez la section Informations personnelles et modifiez le champ Courriel de communication.
Pour toute question supplémentaire, vérifiez que le menu déroulant « Formulaires “ (en haut de la page) est bien réglé sur ” Tous » afin d'afficher toutes les réponses aux questions de vos formulaires.
Si des questions obligatoires n'ont pas été remplies dans les formulaires, il faudra répondre à ces questions avant d'enregistrer vos modifications.
Actions
Actions
Sélectionnez Ajouter une personne pour ajouter des membres supplémentaires au compte. Le propriétaire du compte est responsable de cette personne. N'oubliez pas de sauvegarder !
Sélectionnez Changer de responsable pour changer le responsable du compte. Le compte doit compter au moins deux adultes âgés de 18 ans ou plus (le propriétaire du compte ne peut pas être un contact).
Sélectionnez Voir nom(s) d'utilisateur pour afficher le nom d'utilisateur du compte. Vous ne pouvez pas modifier le courriel d'un nom d'utilisateur (le courriel qu'il utilise pour se connecter à son compte). Seul un client peut modifier son propre nom d'utilisateur en se connectant à son compte et en effectuant le changement dans l'onglet Paramètres.
Facturation du client
Facturation du client
Les factures et les paiements effectués pour tout membre du compte sont affichés ici. Cliquez sur l'icône + à droite de toute facture, paiement et / ou note de crédit pour afficher plus de détails et exécuter certaines fonctions.
Voir si un client a un solde ou un crédit sur son compte.
Gérez leur compte de facturation et générez des relevés en cliquant sur Opérations.
Achats
Achats
Affiche le nom de chaque membre du compte et répertorie les achats effectués pour chacun.
Affiche la marchandise achetée, les laissez-passer familiaux, les réservations de plateau et / ou les abonnements familiaux plus bas sur la page.
Affiche les annulations par membre du compte en bas de la page.
Paiements à venir
Paiements à venir
Affiche les paiements à venir, tels que les versements, la facturation récurrente ou les chèques à déposer.
Compétences (Facultatif)
Compétences (Facultatif)
Ce sous-onglet apparaît dans le dossier de votre client si votre organisation utilise la fonction Compétences. Les compétences peuvent être ajoutées, réaffectées ou supprimées par membre du compte. .
Cartes de membres (Facultatif)
Cartes de membres (Facultatif)
Ce sous-onglet apparaît si votre organisation propose une adhésion qui génère une carte de membre.
Documents
Documents
Ce sous-onglet contient les reçus d'impôt RL-24 émis à un membre du compte. Ceci n'est disponible que pour certains types d'organisation au Québec.
Effectuer un achat
Effectuer un achat
Cliquez ici si vous souhaitez effectuer un achat au nom du responsable du compte. Cela peut être le cas si le client fait une réservation par téléphone. Une barre orange apparaît dans la boutique pour vous informer que vous agissez au nom du client.
Activité du compte
Activité du compte
Enregistre les interactions du compte liées à la gestion d'accès, y compris les entrées et les sorties, le suivi des présences, ainsi que les dates, heure, types de laissez-passer et noms des participants.