Il existe une période de traitement entre le moment où un paiement a lieu dans SmartRec et le moment où un virement bancaire est envoyé de votre compte marchand pour être déposé dans le compte bancaire de votre organisation. En conséquence, vous remarquerez que les dates de paiement dans vos rapports de paiement ne correspondent pas nécessairement aux dates de dépôt dans le compte de banque.
👉 Les paiements AMEX sont traités séparément des dépôts de paiements par carte de crédit. Les détails des paiements AMEX sont toujours disponibles dans les rapports de paiements Amilia, mais ils ne sont pas dans le portail Netbanx, ni dans aucun rapport Netbanx, ni le rapport de Règlements et frais de compte marchand. Ils doivent être calculés séparément lors des étapes de réconciliation.
Notre processus en 5 étapes vous aidera à identifier les plages de dates à utiliser pour extraire vos rapports pour concilier vos relevés mensuels avec vos paiements en ligne.
Comment ça fonctionne
Les séries de dates requises pour la conciliation
Il y a 3 séries de dates requises pour la conciliation de vos états de comptes:
Dates A1 et A2: Lorsque les paiements ont été effectués dans SmartRec. Ces dates sont utilisées pour extraire les rapports de paiements.
Dates B1 et B2: Lorsque le processeur de paiement envoie l'argent vers le compte bancaire. Ces dates sont utilisées pour générer le rapport de règlement de votre processeur de paiement (Règlements et frais de compte marchand).
Dates C1 et C2: Le premier jour et le dernier jour que les paiements ont été déposés dans le compte bancaire. Ces dates se trouvent dans votre relevé bancaire.
Étape 1: Trouvez les dates C sur votre relevé bancaire
Vous devez identifier le premier (C1) et le dernier (C2) jour où votre processeur de paiement a déposé des paiements sur votre compte durant le mois.
Ex: C1- le 2 avril C2- le 30 avril
Étape 2: Utilisez vos dates C pour trouver les dates B
Vous devez identifier le premier (B1) et le dernier (B2) jour où le processeur de paiement a transféré les paiements dans votre compte bancaire. Pour le savoir, à partir du sous-onglet Comptabilité et finances > Compte marchand, cliquez sur le bouton Filtres et choisir un mode de paiement (carte de crédit ou chèque électronique). Ensuite, cliquez sur l'icône bleue en haut à droite de la page pour télécharger le rapport 'Règlements et frais de compte marchand'.
La date de transfert sera DE: C1 moins 5 jours ouvrables À: C2
👉 Nous déduisons 5 jours ouvrables à compter de la date C1 car les dates de transfert arrivent quelques jours avant la date de dépôt actuel dans votre compte de banque. Ces retards sont dûs au temps de traitement, aux vacances et / ou aux fins de semaine.
Dans l'exemple ci-dessous, la date C1 est le 2 avril. Cela signifie que notre rapport commencera le 26 mars. La date de fin sera la date C2 qui est le 30 avril.
Repérez les montants du premier et du dernier dépôt dans la colonne EFT. Les dates B seront la date de transfert pour votre premier (B1) et dernier (B2) dépôt.
Étape 3: Générez un rapport en utilisant les dates B
Une fois que vous avez les dates B1 et B2 du rapport Règlements et frais de compte marchand, générez à nouveau le rapport en utilisant la plage de dates correcte (ex: du 29 mars au 27 avril).
Le montant du premier transfer doit être visible en haut de la liste et le montant de votre dernier transfert en bas.
Étape 4: Cliquez sur les dépôts pour trouver les dates A
Vous devrez également générer vos rapports de paiement. Mais quelle plage de dates utiliser?
Pour le savoir, vous devrez identifier les dates A. Ces dates se rapportent au premier (A1) et dernier (A2) jour où les paiements ont été effectués dans SmartRec. Cette information est disponible en cliquant sur les montants du premier et du dernier transfert sur votre rapport de Règlements et frais de compte marchand.
📆 Trouver A1:
Sous la colonne Montant de transfert (EFT), cliquez sur le premier transfer.
Vous serez redirigé vers l'onglet qui donne des détails sur chaque paiement.
Notez la date de transaction du premier paiement sur la liste. Ceci est la date A1 !
📆 Trouver A2:
Retournez à l'onglet Sommaire.
Sous la colonne Montant de transfert (EFT), cliquez sur le dernier transfer.
Notez la date de transaction du dernier paiement sur la liste. Ceci est la date A2!
Utilisez les dates A1 et A2 (ex: du 27 mars au 26 avril) pour générer vos rapports de paiement.
Étape 5: Comparez le 'Sommaire de paiement' avec votre rapport de Règlements et frais de compte marchand
À partir de l'onglet Rapports, téléchargé votre Sommaire de paiement en utilisant vos dates A1 et A2. Vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour concilier.
Pour être sûr que vous utilisez des dates précises pour vos rapports, vous devez:
📆 Confirmez vos dates B:
Le montant du transfert (EFT) doit correspondre au montant total déposé sur votre relevé bancaire (soit carte de crédit OU chèque électronique).
📆 Confirmez vos dates A:
Dans le rapport Sommaire de paiement, reportez-vous au montant de la colonne Paiement qui s'applique au mode de paiement que vous réconciliez.
Le montant doit correspondre au Montant du règlement dans votre rapport Règlements et frais de compte marchand.
👉 Les montants de règlement et de transfert diffèrent lorsque des crédits et / ou remboursement de paiement en ligne ont eu lieu.
Que faire si mes rapports ne correspondent pas?
Essayez de vérifier la liste des paiements dans le dernier dépôt sur votre rapport de Règlements et frais de compte marchand et comparez-le au Sommaire de paiement. Il se peut qu'un paiement ait été mis en lot dans un dépôt qui a eu lieu en dehors de la plage de dates de votre rapport de paiement. Ajustez vos plages de dates en conséquence.
Un dépôt différant de quelques sous dans votre rapport Règlements et frais de compte marchand par rapport à votre relevé bancaire est dû à des taxes arrondies car SmartRec et le processeur peuvent les arrondir différemment.
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