🌟 Essayer nos rapports personnalisés! 🌟

Nos rapports centralisés vous offrent un accès simplifié aux données financières critiques et aux renseignements importants à propos de vos programmes et vos participants. Vous pourrez également obtenir un aperçu des statistiques démographiques et de comptabilité pour chacun de vos programmes.

Dans l’onglet Rapports vous pouvez afficher tous les rapports disponibles ou raffiner vos recherches vers ceux qui concernent les finances et la gestion de votre organisation. Si vous êtes dans l’incapacité de trouver le rapport que vous cherchez, cliquez ici afin de savoir s’il ne se trouve pas ailleurs dans SmartRec. Souvenez-vous que certains rapports ne sont disponibles que lors de l’activation d’une fonctionnalité à partir de l'onglet des Applis. L’administrateur qui souhaite visualiser un rapport doit également avoir obtenu les permissions préalables.

Les rapports sont catégorisés selon des groupes précis. Cliquez sur un groupe ou déroulez plus bas pour en apprendre davantage sur chacun des rapports.

📄Activités : données sur les participants inscrits à vos activités (excluant les activités à la carte).

📄Autres : répartition des ventes et des paiements, conciliation des comptes bancaires.

📄Balance des comptes : comptes à recevoir et comptes avec solde créditeur.

📄Comptabilité d'exercice : suivez votre revenu avec la comptabilité d’exercice.

📄Comptabilité de caisse : paiements effectués dans SmartRec. Utile pour la comptabilité de caisse.

📄Opérations : listes de courriel, les ventes et annulations des affilliations.

📄Paiements : sommaire des paiements, chèques électroniques, statuts des versements, etc.

📄Relevé 24 : ajustements manuels affectant le crédit d’impôt, clients sans NAS.

📄Ventes : sommaire des ventes, ventes par poste comptable, détails des rabais accordées, etc.

📑Plus de données que vous pouvez exporter : rapports pouvant être téléchargés à partir de chaque onglet.

📄 Activités

Trouvez des détails sur les participants qui se sont inscrits à vos activités, obtenez une vue d’ensemble de la configuration de chaque activité et du nombre d’inscriptions à chacun de vos programmes. Cliquez sur un rapport et spécifiez la date jusqu’à laquelle vous voulez obtenir les données.

Adresses électroniques des participants

Devez-vous envoyer un courriel à tous les participants d’un programme ? Ce rapport répertorie le nom, l’adresse courriel et l’état du courriel de chaque participant (y compris son contact primaire) inscrit à un programme. Notez que le nom d’un participant n’apparaît qu’une seule fois même s’il est inscrit à plus d’une activité dans un programme.

Informations sur l’inscription

Si vous avez besoin d’une liste comprenant tous les participants à une session dans un programme, ce rapport comprend la date d’inscription du participant, l’activité à laquelle il est inscrit et les renseignements de base sur celui-ci (nom, sexe, téléphone, adresse, allergies, conditions médicales). Si un participant est inscrit à plus d’une activité d’un même programme, son nom apparaîtra sur plus d’une ligne (excluant les activités à la carte).

Informations sur les activités de la programmation

Voici un moyen rapide de vous assurer que toutes vos activités au sein d’un programme sont configurées adéquatement. Plutôt que de vérifier chaque activité individuellement dans l’onglet Activités, vous pouvez télécharger ce rapport afin d’afficher tous les paramètres de vos activités dans le programme sélectionné (excluant les leçons privés).

Leçons privées 🌟

Les organisations qui offrent des leçons privées peuvent utiliser ce rapport pour visualiser toutes leurs réservations de leçons privées. Déterminez les colonnes d’informations à inclure telles que (mais sans s’y limiter) : les informations de base sur la personne, les détails de la configuration de la leçon privée, le personnel lié à la leçon, le plateau attribué, le laissez-passer utilisé (le cas échéant), etc.

Participants par lieu

L’emplacement d’une activité peut être déterminé en liant un plateau à l’horaire ou en le saisissant manuellement dans le champ « lieu » du sous-onglet Activités > Modifier. Ce rapport fournit une liste des participants inscrits à un programme en fonction du lieu et comprend des renseignements de base sur les participants (nom, sexe, anniversaire, téléphone, adresse). Une feuille distincte est offerte pour tous les participants d’une activité où aucun emplacement n’est spécifié (excluant les activités à la carte).

Revenu nominal par activité (n'inclut pas les rabais)

Curieux de savoir si les inscriptions sont nombreuses ou insuffisantes ? Utilisez ce rapport afin d’obtenir un aperçu des performances d’un programme. Pour chaque activité du programme, le rapport indique le prix par participant, le nombre de participants inscrits, la capacité du programme et les revenus en fonction du prix par participant (il ne tient pas compte des montants réels facturés et exclut les activités à la carte).


📄 Autres

Ces rapports font l’étalage de vos ventes et vos paiements. Trouvez des données sur chaque paiement, facture, crédit et remboursement effectués dans SmartRec. Cliquez sur un rapport et spécifiez la date jusqu’à laquelle vous voulez obtenir les données.

Conciliation détaillée

Ce rapport contient des détails propres à chaque paiement, les factures qui y sont associées ainsi que les articles facturés n’ayant pas été conciliés. Vous pourriez également être intéressé par le rapport sur les détails des paiements par poste comptable.

Rapport combiné des revenus et recettes

Affichez chaque facture, crédit, paiement et remboursement créés au cours de la période spécifiée. Il comprend le nom d’utilisateur et le nom du client ayant effectué la transaction et le montant de celle-ci. Ce rapport peut également être utilisé comme un aperçu des ventes et des paiements.

Sommaire de conciliation

Ce rapport catégorise toutes vos offres et affiche le total des montants facturés pour chaque catégorie (c’est-à-dire les abonnements, les programmes, les plateaux, etc.) et la façon dont ils ont été payés, s’ils ont été payés ainsi que le total obtenu par chaque mode de paiement (c’est-à-dire en argent comptant, par carte de crédit, chèque électronique, etc.) y compris les paiements qui n’ont pas été conciliés.

Sommaire des revenus et recettes (possible de choisir l’utilisateur)

Ce rapport offre une vue d’ensemble du type d’articles vendus (par exemple, les activités et les affiliations sont combinées dans une seule ligne), et le montant total des revenus traités par l’utilisateur (par exemple, l’administrateur ou le client), et le total des paiements traités par chaque mode de paiement.


📄 Balance des comptes

Utilisez ces rapports pour obtenir des informations relatives aux comptes clients (soldes ou crédits). Cliquez sur un rapport et spécifiez la date jusqu’à laquelle vous voulez obtenir les données.

Comptes à recevoir (incluant les soldes créditeur)

Découvrez les clients ayant un solde ou un crédit existant dans leur compte, depuis combien de temps ces montants sont présents (30, 60, 90+ jours). Vous pouvez vérifier si l’un des clients a planifié des paiements.

Comptes à recevoir (solde uniquement)

Ce rapport offre des données sur les clients ayant un solde dans leur compte, indique depuis quand le solde est présent et si des paiements sont prévus pour le rectifier. Comprends coordonnées du client.

Comptes avec solde créditeur

Ce rapport vous indique quels clients possèdent un crédit disponible (uniquement) dans leur compte. Comprends les coordonnées du client.


📄 Comptabilité d’exercice

Disponible si votre organisation a sélectionné le type de comptabilité d’exercice [lien] dans le sous-onglet Comptabilité et finances > Poste de comptabilité. Vous aurez besoin de ces données pour savoir quand et comment vos revenus sont reconnus. Cliquez sur un rapport et spécifiez la date jusqu’à laquelle vous voulez obtenir les données.

Revenus reportés

Quel que soit le moment où vous avez été payé, vos revenus sont reportés et ne sont reconnus qu’une fois le service livré. Ce rapport présente vos revenus reportés séparés par poste comptable et indique les comptes concernés, à la date sélectionnée du rapport. Vous saurez toujours où se situent vos revenus à partir du moment où un achat est facturé.

Les écritures de journal

La page des écritures de journal suit l'augmentation et la diminution des soldes dans les principaux postes de comptabilité chaque fois qu'une transaction se produit dans SmartRec, donnant à votre équipe financière l'accès pour afficher et exporter des données précises en temps réel.


📄 Comptabilité de caisse

Les données dans ces rapports correspondent à la date à laquelle les paiements ont été saisis dans SmartRec (et non au moment où ils ont été déposés dans le compte bancaire de votre organisation). Cliquez sur un rapport et spécifiez la date jusqu’à laquelle vous voulez obtenir les données.

Détails des paiements par poste comptable

Ce rapport fournit une liste des paiements effectués par les clients associés au poste comptable de l’article qui a été vendu. Il comprend les notes de crédit et les renseignements de facturation liée aux paiements conciliés. Vous pourriez également être intéressé par le rapport sur la conciliation.

Paiement par poste comptable

Si vous désirez savoir d’où proviennent vos revenus, ce rapport vous donne le montant total des paiements reçus (regroupés par poste comptable) et indique le mode de paiement utilisé.

Paiement par item 🌟

Ce rapport est utile pour voir combien d'argent a été échangé entre vous et vos clients au cours d'une plage de dates, ainsi que la raison que l'argent a été échangé.

Vous pouvez faire le suivi de chaque paiement, dépôt au compte, remboursement et correction de paiement (annulation de paiement). Chaque paiement fournit des renseignements sur le nom du client, la date du paiement, le poste comptable de l’article vendu, sa conciliation et le numéro de facture. Déterminez les colonnes d’informations à inclure telles que (mais sans s’y limiter) : la portion du paiement allouée aux taxes, les renseignements de base sur les participants, le poste de travail, l’affiliation, etc.

Ce rapport est basé sur la conciliation des paiements avec items de facture. Si vous modifiez un conciliation dans la Facturation du client, cela affecte les données du rapport. Les paiements non conciliés apparaissent toujours dans le rapport, mais aucun renseignement n'est fourni sur la façon dont le paiement a été appliqué.


📄 Opérations

Cliquez sur un rapport et spécifiez la date jusqu’à laquelle vous voulez obtenir les données.

Adresses électroniques des participants

Dans les cas où vous devez envoyer un courriel à tous ceux et celles inscrits(es) dans un programme, ce rapport répertorie le nom, l’adresse courriel et l’état du courriel de chaque participant (y compris son contact primaire) dans l’onglet Clients.

Dons 🌟

Passez en revue la liste des donateurs pour chacune de vos collectes de fonds. Déterminez les colonnes d’informations à inclure dans votre rapport, telles que les informations de base sur la personne, l’identifiant Amilia, les détails de la collecte de fonds, les détails du don, les segments de communauté, le numéro de membre, l’assurance maladie, etc.

Laissez-passer 🌟

Les organisations qui vendent des laissez-passer peuvent utiliser ce rapport pour identifier les tendances dans lesquelles les clients utilisent des laissez-passer. Il indique quels participants ont acheté un laissez-passer, leur date d’expiration, le nombre total de titres et les titres restants. Vous pouvez y inclure des colonnes d’informations supplémentaires telles que (mais sans s’y limiter) : les informations de base sur la personne, la date d’achat, les segments de la communauté, le numéro d’assurance maladie, etc.

Scans d'accès 🌟

Ce rapport est disponible pour les organisations qui profitent de la fonctionnalité de Gestion d’accès et est utile afin d’identifier les tendances des numérisations sur une période donnée. Il indique la raison des visites et le moment auquel les participants accèdent à vos installations. Déterminez les colonnes d’informations à inclure dans votre rapport, telles que (mais sans s’y limiter) : informations de base sur la personne, noms de contact, identifiant Amilia, les entrées et sorties, le plateau, numéro de membre, numéro d’assurance maladie, etc.). Par défaut, ce rapport affiche les numérisations valides, mais les filtres peuvent être modifiés.

Utilisation des bourses 🌟

Les organisations qui attribuent des bourses peuvent utiliser ce rapport pour visualiser une liste détaillée de tous leurs clients ayant utilisé une bourse pour payer une facture (cela n’inclut pas les clients qui ont reçu une bourse et qui ne l’ont pas encore utilisée). Déterminez les colonnes d’informations à inclure dans votre rapport, telles que (mais sans s’y limiter) : les informations de base sur la personne, le nom de la bourse, le montant qui a été alloué au client, le montant qui a été utilisé et à quel type d’offre ce montant a été appliqué (marchandise, activité, à la carte, etc.). Le nom d’un même client peut apparaître plusieurs fois dans le rapport (par exemple, pour chaque fois qu’une bourse est utilisée comme paiement sur une facture).

Ventes et annulations d'affiliations par date

Ce rapport répertorie tous les abonnements vendus et annulés en fonction d’une période déterminée. Il comprend la date de début et de fin de chaque abonnement, le poste comptable et les coordonnées du client.


📄 Paiements

Ces rapports suivent les transferts d’argent entre vous et vos clients. Cliquez sur un rapport et spécifiez la date jusqu’à laquelle vous voulez obtenir les données.

Détails des paiements

Si vous avez besoin d’équilibrer le registre à la fin d’un quart de travail, ce rapport fournit un aperçu de la somme des paiements (par mode de paiement) traités selon l’administrateur responsable.

État des paiements par chèques électroniques

Ce rapport extrait tous les chèques électroniques qui ont été traités pendant la période définie. Il comprend le nom du client, le montant du paiement et le statut du chèque électronique et vous permet de savoir si des chèques électroniques ont été refusés.

Rapport de fin de quart (possible de choisir l’utilisateur)

Ce rapport est très semblable au rapport Détails des paiements, mais il inclut moins de détails sur la feuille Résumé. Il vous offre un aperçu de la somme des paiements (par mode de paiement), séparés selon l’administrateur responsable.

Sommaire de paiement

Découvrez comment les différents modes de paiement sont utilisés dans votre boutique en visualisant la somme des paiements par mode de paiement (carte de crédit, espèces, chèque, etc.).

Sommaire des dépôts au compte

Un dépôt au compte est un type de paiement effectué avant qu’une facture ne soit créée. Il peut s’agir d’un paiement anticipé pour de futures factures ou du trop payé d’une facture existante.

Ce rapport répertorie tous les dépôts effectués au compte dans une période déterminée, y compris le montant du dépôt, le montant utilisé et le montant restant. Il est utile pour garder une trace des montants d’argent reçu chaque mois en tant que dépôt au compte, et de savoir comment ils sont utilisés au fil du temps. Notez que le rapport ne concerne que les paiements qui ont été saisis dans SmartRec à l’aide de l’opération « Effectuer un dépôt sur le compte».

Statut des versements

Téléchargez ce rapport si vous avez besoin de détails sur des paiements échelonnés. Il comprend un récapitulatif (et la somme) par statut de versement (accepté, annulé, refusé, etc.) selon le mode de paiement (excluant les paiements d’affiliations).


📄 Relevé 24

Ce groupe de rapports n’est offert que pour les organisations disposant de l’application Relevé 24. En fonction du rapport, déterminez une période ou sélectionnez un programme.

Ajustements manuels affectant les crédits d’impôt

Certains articles facturables ne sont admissibles au crédit d’impôt relevé 24 qu’au moment où vous les facturez. C’est le cas des frais manuels ajoutés à la facture d’un client par un administrateur. Ce rapport suit tous les éléments facturables et fournit des détails tels que le nom du client, le nom d’utilisateur, le montant facturé, la description et la date de la facture.

Comptes bénéficiaires n'ayant pas de NAS

Ce rapport répertorie les comptes qui sont admissibles au crédit d’impôt relevé 24, mais qui n’ont pas de NAS au dossier.

Tous les comptes n'ayant pas de NAS

Un rapport (par programme) qui répertorie tous les comptes des participants inscrits dont les parents ou tuteurs n’ont pas indiqué leur NAS. Ne signifie pas que les clients sont admissibles au crédit d’impôt relevé 24.


📄 Ventes

Ces rapports représentent la valeur des produits ou services vendus et non le montant d’argent reçu. De même, les crédits et les annulations ne reflètent pas l’argent retourné au client, mais la valeur des produits ou services échangés. Cliquez sur un rapport et spécifiez la date jusqu’à laquelle vous voulez obtenir les données.

Détails des rabais et frais accordés (annulation non inclus)

Ce rapport affiche toutes les rabais et les ventes qui ont été appliqués au cours de la plage de rapports. Comprends un résumé par rabais et par frais, avec un aperçu de chacun d’entre eux affiché sur des feuilles séparées. Veuillez noter que ce rapport n’affiche aucune annulation de frais ni d'annulation de rabais.

Détails des ventes

Passez en revue les transactions de vente individuelles. Ce rapport comporte des feuilles distinctes pour chaque type de produit vendu dans la période indiquée.

Sommaire des ventes

Découvrez les types de produits et services que vous vendez qui génèrent le plus de ventes. Ce rapport fournit la somme des ventes par type de produit (activités ou marchandise, etc.).

Ventes par administrateur

Découvrez comment différents administrateurs traitent différents montants de vente. Ce rapport fournit la somme par type de produit que chaque administrateur a traité selon la période indiquée.

Ventes par poste comptable

Ce rapport vous donne une idée de l’évolution des ventes pour chacun de vos comptes de revenus du grand livre, en fournissant la somme totale des ventes par poste comptable (de l’article vendu). Veillez à ne pas considérer ces sommes comme un revenu. Sur la base de la comptabilité de caisse, vous voudrez en apprendre davantage sur les paiements que sur les ventes. Sur la base de la comptabilité d’exercice, la meilleure pratique consiste à différer la comptabilisation des revenus jusqu’à ce que le service soit fourni.


📑Plus de données que vous pouvez exporter

Certains rapports disponibles dans SmartRec ne sont pas hébergés dans l’onglet Rapports. Vous trouverez ci-dessous une brève description des autres données que vous pouvez exporter à partir d’autres onglets.

📑 Clients

Dans les sous-onglets Comptes ou Personnes, ajoutez des filtres en fonction des membres que vous recherchez. Sélectionnez les résultats et cliquez sur Opérations > Exporter. Les exportations comprennent les coordonnées des clients et les informations recueillies par les formulaires d’inscription.

📑 Boutique

Cliquez sur Exporter Excel à droite pour télécharger :

  • Liste des marchandises : ces données sont disponibles dans le sous-onglet Articles > Gestion. Il comprend le prix de vente de chaque article et l’inventaire restant.

  • Une liste des personnes qui ont acheté votre marchandise : ces données sont disponibles dans le sous-onglet Articles > Commandes. Il comprend le nom du client, la date d’achat et les détails de l’article qui a été acheté dans votre boutique Amilia ou dans un point de vente.

Cliquez sur Opérations pour télécharger :

  • Rapport de campagne : dans le sous-onglet Levées de fonds, accédez à une liste de clients qui ont contribué à une campagne de levée de fonds. Il comprend le nom du donateur, la date d’achat et le montant de la contribution.

📑 Activités

Dans le sous-onglet Inscription, sélectionnez les activités et cliquez sur Opérations pour exporter :

  • Rapports personnalisés (résumé de sélection) : exportez les données exactes que vous recherchez sur les participants inscrits. En plus des coordonnées, vous pouvez rechercher des informations basées sur les réponses aux questions supplémentaires de vos formulaires d’inscription.

  • Listes de présence : saviez-vous que le personnel peut noter les présences à l’aide de l’application Amilia ? Vous pouvez également exporter les feuilles de présence et personnaliser les informations supplémentaires que vous souhaitez inclure.

📑 Affiliations

Sélectionnez les affiliations ou les abonnements et cliquez sur Opérations pour exporter :

  • Affiliations/membres : obtenez une liste de vos affiliations, de vos abonnements ou des participants qui s’en sont procuré un.

  • Affiliation(s) expirée(s) : liste des affiliations ou des abonnements expirés.

📑 Gestion d'accès

Accédez à la Suivi d'accès d'un contrôle et cliquez sur Opérations pour exporter :

  • Liste d’accès : une liste de chaque participant ayant été inscrit dans la gestion des accès selon une période déterminée.

  • Rapport d’arrivée ou de départ tardif : ce rapport compile la liste des participants qui ont été inscrits en dehors des heures de début et de fin de l’activité.

📑 Plateaux

Dans le sous-onglet Vue d’ensemble, vous pouvez exporter :

  • Rapport détailllé sur l’utilisation des plateaux : examinez l’utilisation des plateaux, les types de réservations effectuées, les heures utilisées par type de réservation, les heures utilisées par les clients et (si applicable) le nom du client, l’identifiant et le segment de communauté.

📑 Communautés

Dans le sous-onglet Bourses, vous pouvez télécharger votre :

  • Historique d'utilisation de bourses : ce rapport fournit une liste des participants qui ont payé un article dans votre boutique à l’aide d’une bourse. Il comprend le nom du client, le nom de la bourse, le montant utilisé, le montant total alloué, la date à laquelle la bourse a été appliquée et le type d’achat auquel elle a été appliquée (marchandise, activité, activité à la carte, etc.). La même personne apparaît plusieurs fois dans ce rapport pour chaque fois qu’une bourse lui est octroyée.

📑 Contrats

Sélectionnez le ou les contrats et cliquez sur Opérations pour exporter :

  • Sommaire de(s) contrat(s) : Ce rapport comprend l’état de chaque contrat, le nom du client et un aperçu du nombre d’articles facturables dans le contrat et du coût total qui en résulte.

📑 Personnel

Dans le sous-onglet Gestion > Personnel, cliquez sur Actions pour exporter :

  • La feuilles de temps : fournit une feuille pour chaque membre du personnel affecté à une activité. Ce rapport utilise le nombre total d’heures de l’activité pour chaque jour (heure de début et de fin de l’activité) et le multiplie par le taux horaire que vous avez spécifié pour le membre du personnel en question.

📑 Compétences

Sélectionnez la ou les compétences et cliquez sur Opérations pour exporter :

  • Rapport sur les compétences (détaillé ou courte) : découvrez quand (et à qui) vous avez attribué une compétence.

  • Attributions et les retraits de compétences : découvrez quand les participants ont reçu une compétence ou quand leur compétence a été supprimée.

📑 Point de vente

Dans le sous-onglet Quarts, sélectionnez le ou les postes de travail et cliquez sur Opérations pour exporter :

  • Rapport de fin de quart : Les données du rapport se rapportent aux dates d’ouverture et de fermeture du ou des postes de travail sélectionnés. Il contient les numéros de facture, les paiements et les types de paiements qui ont été traités, le montant, le compte client et l’administrateur ayant effectué les transactions.

📑 Comptabilité et finance

Dans le sous-onglet Compte marchand, choisissez une période, un mode de paiement et cliquez l'icone bleue en haut à droite pour exporter:

  • Règlement Netbanx: Ce rapport est principalement utilisé pour la conciliation des comptes bancaires vous permettant de vérifier les dépôts de votre compte bancaire en rapport aux transfers des dépôts de Paysafe. Il affiche les virements Paysafe pour chaque paiement traité, ainsi que le numéro de reçu de SmartRec.

Dans le sous-onglet Postes de comptabilité, sélectionnez le ou les codes et cliquez sur Opérations pour exporter :

  • La liste des postes comptables liés : utilisez ce rapport pour vous assurer que chaque article reçoive le bon poste comptable.



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