Les bourses vous permettent de gérer le soutien financier accordé aux membres de la communauté. Les activités, les affiliations et les articles sont éligibles aux bourses et les clients peuvent payer avec une bourse pour ces offres dans la boutique.
💡 Avec les segments communautaires, vous pouvez limiter l'admissibilité aux bourses en fonction du lieu de résidence des participants et même offrir d'autres avantages tels qu'une inscription hâtive.
1. Créez des bourses et liez-les à des items éligibles
Avant de pouvoir attribuer une bourse à des clients, vous devez d'abord créer la bourse. Cela crée une étiquette de bourse que vous attribuerez à vos offres éligibles et aux participants. La bourse peut ensuite être utilisée comme moyen de paiement pour les articles de facture éligibles.
Cliquez ici pour voir quels permissions sont nécessaires pour gérer les bourses.
1.1 Comment créer une bourse
1.1 Comment créer une bourse
Créez une nouvelle bourse dans le sous-onglet Communautés > Bourses.
Le nom de la bourse apparaît dans la boutique et sur la facture du client.
Saisissez le total des fonds disponibles pour la bourse.
Une bourse active peut être utilisée pour payer une facture ayant un ou plusieurs items admissibles jusqu’à ce que le total des fonds ait été utilisé.
Une fois la première bourse créée, vous pouvez créer d'autres bourses qui puisent dans le même montant total de fonds. Le montant total des fonds à choisir s'affiche dans la liste déroulante.
Supposons que la bourse A et la bourse B puisent dans le même fonds. Par conséquent, le montant total de 1 000 $ sera utilisé plus rapidement.
Pour utiliser un nouveau fonds à la place, saisissez un nouveau montant de fonds.
Attribuez la bourse par personne ou par compte.
Par personne - L'étiquette de bourse est attribuée via le sous-onglet Personnes, aux membres d'un compte unique. Seules les personnes disposant de l'étiquette de bourse peuvent utiliser la bourse. Vous ne pouvez pas attribuer ce type de bourse à un compte.
Par compte - L'étiquette de bourse est attribuée via le sous-onglet Comptes, à un compte entier. Chaque membre du compte peut utiliser la bourse et a droit au montant maximum par personne. Vous ne pouvez pas attribuer ce type de bourse à des individuels.
La couverture de la bourse peut être un montant en % ou en $ pour chaque item admissible, jusqu'à un montant maximum par personne.
Si la bourse expire à minuit à la date d'expiration (facultatif), la bourse ne peut pas être utilisée, même s'il reste des fonds.
Cliquez sur Continuer pour enregistrer la bourse. Une fois que vous avez créé ou utilisé une bourse, seul son nom ou sa date d'expiration peuvent être modifiés. Vous ne pouvez archiver une bourse qu'après l'avoir utilisée.
Une fois la bourse créée, l'étiquette de bourse est automatiquement généré dans le sous-onglet Compte > Étiquettes. Ne supprimez pas l'étiquette de bourse.
1.2 Attribuer les étiquettes de bourse aux items
1.2 Attribuer les étiquettes de bourse aux items
Les administrateurs avec la bonne permission peuvent attribuer des étiquettes de bourses lors de la configuration des activités, des articles, et la plupart des affiliations.
Par exemple, pour rendre une activité éligible à une bourse, ouvrez la configuration de l'activité dans le sous-onglet Activités > Édition et attribuez une ou plusieurs étiquettes de bourses dans le champ d'Étiquettes. Notez que vous ne pouvez pas définir de date d'expiration lors de l'attribution d'étiquettes de bourses aux offres.
Vous pouvez éditer en masse plusieurs activités au sein du même programme si elles sont admissibles aux mêmes bourses.
1.3 Attribuer des étiquettes de bourses aux participants
1.3 Attribuer des étiquettes de bourses aux participants
Pour allouer des bourses et permettre aux gens de les utiliser comme moyen de paiement pour des offres éligibles, vous devez attribuer des étiquettes de bourses aux participants à partir de l'onglet Clients. Effectuez une recherche par Comptes si une bourse est allouée par compte ou par Personnes si elle est allouée par personne. Cochez les résultats, puis cliquez sur Opérations > 🏷️ Assigner des étiquettes.
Cliquez ici pour les étapes pour attribuer des étiquettes de bourse aux participants
Lorsqu'une étiquette de bourse est attribuée au compte d'un client ou à une personne en particulier, l'étiquette devient visible dans le sous-onglet Clients > Membres du compte :
Une section Bourses apparaît dans le profil du membre pour indiquer le montant total des fonds alloués qui a été utilisé. Alloué signifie le montant maximum de la bourse qui peut être utilisée par le client.
Les étiquettes de compte sont visibles sur le côté gauche de la page, tandis que les étiquettes attribuées au niveau de la personne sont visibles dans les informations personnelles de la personne étiquetée. Pour supprimer, cliquez sur X sur la balise ou accédez au sous-onglet Clients > Compte ou Personnes, cochez les enregistrements et cliquez sur Opérations > Assigner des étiquettes. La balise et les sections applicables disparaîtront lors de l'actualisation de la page. Aucun autre paiement ne peut être effectué avec la bourse. Si les fonds de la bourse ont déjà été utilisés, l'enregistrement reste dans l'onglet de facturation du client.
Pour vérifier les dates d'expiration des étiquettes de bourses d'une personne, veuillez consulter le rapport sur les attributions des étiquettes aux clients.
2. Payer avec une bourse
Un administrateur peut utiliser les fonds d’une bourse à la caisse (uniquement disponible avec les bourses de libre-service) ou directement dans l’onglet de facturation du client.
Les bourses sont calculées sur le prix d'un item après les rabais applicables.
Par exemple, une activité de 100 $ est éligible à un rabais de 20 %, ce qui réduit le prix à 80 $. Une bourse de 25 % s'appliquerait au prix réduit de 80 $, et non au prix initial de 100 $.
2.1 À la caisse (uniquement avec les bourses de libre-service)
Lorsque vous effectuez un achat au nom d’un client, vous avez la possibilité de payer avec une bourse au moment de passer à la caisse. Si les clients ont une étiquette de bourse attribuée à leur nom (ou compte), ils verront si une activité est admissible pour la même bourse en cliquant sur « Informations supplémentaires…' sur la page de détails de l’activité dans la boutique. En tant qu’administrateur, vous aurez la possibilité d’utiliser les fonds de la bourse lors du paiement.
Dans le dossier du client, cliquez sur Effectuer un achat.
Ajoutez le ou les items admissibles au panier, pour le ou les clients qui possèdent les étiquettes de bourse. Passer à la caisse.
En examinant votre commande, vous pouvez voir quelle activité est admissible à quelle bourse, les conditions de la bourse et le membre pour lequel vous effectuez un achat. À NOTER : une activité admissible à plusieurs bourses affichera toutes ses étiquettes de bourse lors du paiement, que votre membre soit éligible ou non.
Avant de saisir les détails de paiement, vous serez invité à sélectionner et à utiliser une bourse. Une seule bourse peut être utilisée par facture. Le montant déduit par item admissible dépend de la règle de la bourse. Le montant est calculé en fonction du coût de l’item avant les taxes. Cliquez sur Utiliser $.
Terminez la commande. Vous pouvez envoyer une copie de la facture et du reçu au client.
Dans l’onglet de facturation du client, la facture et le paiement de la bourse seront conciliés. Vous remarquerez un (P) à coté du numéro de la transaction du paiement par une bourse. Ceci veut dire qu’il s’agit d’un paiement partagé. C’est-à-dire qu’il n’a pas été fourni par le client.
2.2 À partir de l’onglet de facturation du client
Vous pouvez également utiliser une bourse directement dans l’onglet de facturation du client. Cela est possible si vous avez acheté une activité admissible pour le client, mais que vous n’avez pas entre les informations de paiement à la caisse, ou si le client ne possédait pas l’étiquette de bourse au moment où il s’est inscrit à une activité admissible.
Dans le dossier du client, cliquez sur Opérations > Utiliser une bourse.
Choisissez la bourse ainsi que le membre du compte. Il doit y avoir une facture qui comprend au moins un item admissible pour la bourse. Le membre doit posséder l’étiquette de bourse correspondante. Sinon, vous ne pourrez pas conclure la transaction.
Vous devez concilier le paiement de la bourse avec les items de facture appropriés. Cliquez sur Sauvegarder lorsque vous aurez terminé.
Ci-dessus, le client possède une facture impayée de 500 $. Seules les factures comprenant des items admissibles peuvent être sélectionnées dans cette fenêtre. Le client possède 450 $ restants sur les 500 $ alloués aux bourses d’études ; ce qui signifie qu’une partie des fonds alloués a déjà été utilisée pour un achat précédent. Après avoir coché la facture, nous pouvons appliquer les fonds de la bourse à l’item admissible. La règle de la bourse doit être respectée, qui dans ce cas correspond à un montant maximum de 50 $. Un solde de 450 $ restera une fois le paiement de la bourse appliqué.
👉 Si vous essayez d’utiliser un montant de fonds supérieur à la règle appartenant aux bourses, vous apercevrez un message d’erreur et SmartRec vous invitera à corriger le montant. Vous ne pourrez pas conclure la transaction à moins que la règle de la bourse ne soit respectée.
2.3 À propos des bourses dans la facturation du client
Voici quelques informations importantes sur l'annulation, le remboursement, la remise, le remplacement et/ou la conciliation des paiements de bourses.
❌ Annulation d'un achat concilié avec un paiement de bourse
Lorsque vous annulez un item d'une facture, tout paiement de bourse concilié avec l'item est automatiquement annulé.
Lorsque vous annulez des activités en lot, tous les paiements de bourses qui ont été appliqués comme paiement pour les inscriptions aux activités sont automatiquement annulés.
Lorsqu'un paiement de bourse est annulé, la description de facturation est « Correction du paiement de bourse ».
💸 Remboursement lorsqu'une bourse est conciliée avec un item de la facture
Si vous remboursez une facture conciliée avec une bourse, le client n’est remboursé qu'avec la partie réellement payée. Par exemple, une facture de 300 $ a été payée avec 100 $ du client et 200 $ d'une bourse : le client n'est remboursé que de 100 $.
💸 Offrir une remise sur un item de facture conciliée avec un paiement de bourse
Le montant maximum de remise possible est le montant de l’article, moins le paiement de bourse conciliée. Ceci évite d'offrir un rabais plus grand que ce que le participant a payé, évitant ainsi une erreur de surcrédit sur le compte.
♻️ Remplacement d'articles de factures conciliées avec une bourse
L'outil de remplacement est désactivé pour les articles de factures conciliées avec un paiement de bourse. Afin de remplacer l'article, un administrateur doit annuler le paiement de bourse lié à l'article pour procéder au remplacement.
📝 Conciliation des bourses
La conciliation sur les bourses ne peut plus être supprimée manuellement. Si la bourse est conciliée avec le mauvais article, vous devez annuler le paiement de bourse et le saisir à nouveau pour pouvoir le concilier au bon article.
3. Suivre l’utilisation des bourses
À partir du moment où une bourse est attribuée, vous pouvez faire le suivi du montant d’argent ayant été alloué des fonds de bourses ainsi que le montant ayant été utilisé à partir du sous-onglet Communautés > Bourses.
Le montant dépensé indique combien d’argent des bourses attribuées aux clients a été utilisé pour payer des factures admissibles (c’est-à-dire une facture avec des items admissibles).
Le montant alloué indique le montant des bourses ayant été attribué aux clients. Par exemple, si une bourse possède une couverture maximum de 500 $ et qu’un client a été affecté à l’étiquette de cette bourse, 500 $ auront donc été alloués au client (mais pas nécessairement utilisés).
Le montant restant indique le montant non dépensé du total de vos fonds de bourses.
Les graphiques à secteurs servent d’aperçu de votre utilisation des bourses. Chaque tranche représente une bourse différente. Cliquer sur une tranche pour ouvrir un autre diagramme des secteurs relatifs à une bourse unique affichant le pourcentage de la bourse alloué et utilisé pour payer des activités ou d’autres types de services. Utilisez les filtres pour visionner les statistiques et le(s) graphique(s) circulaire(s) des bourses actives et/ou archivés.
☝️ Ci-dessus, ces trois bourses partagent le même fonds de bourse de 6 000 $. Avant que l’une de ces bourses ne soit utilisée, le montant restant était de 6 000 $. Notez qu’il se lit 5 700 $. Voici pourquoi :
De ces trois bourses, environ 1 600 $ ont été octroyés. Cela signifie que les clients ont reçu une étiquette de bourse et que le total maximum par personne concernant toutes les bourses est de 1 600 $.
Par les clients ayant reçu une bourse, un total de 279 $ a été dépensé sur des factures ayant des items admissibles. Donc, le montant inutilisé des fonds de bourses (c’est-à-dire non payé) est d’environ 5 700 $.
3.1 Rapport sur l'utilisation des bourses
Vous pouvez voir le rapport d’utilisation de bourses pour visionner un document dans l'onglet Rapports qui répertorient tous vos clients dont une bourse a été attribuée et qui ont effectué des paiements avec celle-ci.
Le rapport de bourses affiche les corrections de paiement de bourses (c'est-à-dire les annulations). Il affichera un paiement de bourse effectué sur une ligne et également une correction/annulation sur une ligne distincte, chacune à leurs dates respectives.
Pour accéder à la liste de tous vos clients dont une bourse a été attribuée (mais pas nécessairement utilisée), cliquez sur le sous-onglet Clients> Personnes et effectuez une recherche en appliquant un filtre avec l’étiquette de bourse concernée. Cliquez sur Opérations > Exporter pour télécharger les données obtenues.
4. FAQ
1. Quelles permissions les admins ont-ils besoin pour gérer les bourses ?
🔑 Dans la section des Paiements :
Bourses (optionnel) - Pour une visibilité sur les configurations de bourses.
🔑 Dans la section des Clients :
Afficher les comptes clients (facultatif) - Accès au compte du client.
Sommaire de facturation du client (facultatif) - Visionner la page de facturation.
Facturation (facultatif) - Ajouter un achat dans le compte du client.
Gérer les étiquettes sur les comptes (facultatif) - Ajouter ou supprimer une étiquette de bourse sur un compte.
Gérer les étiquettes sur les personnes (facultatif) - Ajouter ou supprimer une étiquette de bourse sur une personne.
2. Comment puis-je voir combien a été alloué au total pour une bourse ?
Pour voir combien a été alloué au total pour une bourse, ou pour voir combien été dépensé au total, cliquez sur une tranche du diagramme circulaire et survolez-la pour afficher les détails.
3. Quelles affiliations sont éligibles aux bourses ?
Par le passé, les bourses n'étaient éligibles que pour les affiliations individuelles, à l'exclusion des affiliations familiales et les abonnements.
Cependant, les organisations qui ont migré vers notre nouvelle solution d'affiliation (2024) peuvent bénéficier de l'éligibilité aux bourses sur tous les nouveaux types d'adhésion.
Les bourses par personne ne peuvent être appliquées qu'aux affiliations individuelles.
Les bourses par compte ne peuvent être appliquées qu'aux affiliations multi-personnes.