La fonction des Bourses donne aux organisations la possibilité de gérer le soutien financier accordé aux membres de la communauté en fonction de critères pouvant inclure des besoins financiers. Tirez parti de vos segments communautaires pour aider à définir l’admissibilité aux bourses et à engager les clients potentiels et existants qui pourraient le plus bénéficier de vos services (par exemple, les quartiers à faible revenu).
Dans cet article, vous apprendrez à :
1. Créez des bourses et liez-les à des items éligibles
Avant de lier vos bourses à vos clients, vous devez d’abord créer la bourse et accorder l’étiquette de bourse sur les items admissibles.
Tout d’abord, cliquez sur le sous-onglet Communautés > Bourses pour créer une nouvelle bourse.
Nommez votre bourse. Les clients verront le nom de la bourse sur leur facture.
Écrivez le total des fonds disponibles pour la bourse. Une bourse active peut être utilisée pour payer une facture ayant un ou plusieurs items admissibles jusqu’à ce que le total des fonds ait été utilisé. Si vous créez plus d’une bourse, vous pouvez décider si l’une d’entre elles partage les mêmes fonds qu’une autre bourse. Les bourses qui partageant les mêmes fonds pourraient donc s’épuiser plus rapidement.
Si vous attribuez une bourse par personne, seul ce membre peut utiliser la bourse lui ayant été attribuée et a droit au montant maximum. Si vous attribuez une bourse par compte, chaque membre du compte peut utiliser la bourse, et a droit au montant maximum par personne.
Les bourses peuvent couvrir un montant ou un pourcentage sur chaque item admissible, jusqu’à un montant maximum par personne.
Les clients ne peuvent pas utiliser une bourse après sa date d’expiration, même s’il reste des fonds.
Cliquez sur Continuer pour sauvegarder la bourse.
Vous pouvez modifier une bourse existante en cliquant sur l’icône du crayon. Cliquez sur l’icône X pour supprimer une bourse. Cependant, vous ne pouvez pas modifier ni supprimer une bourse si elle a déjà été utilisée pour payer une facture contenant un ou plusieurs items admissibles. Vous ne pouvez que l’archiver.
📎 Associer une étiquette de bourse à un item admissible
Pour qu’un item soit admissible à une bourse, un administrateur doit appliquer l’étiquette de bourse à un ou plusieurs des items suivants : activités par session, activités à la carte, articles de boutique ou affiliations individuelles (et non les abonnements ni les affiliations familiaux).
Cependant, pour les bourses de libre service, seuls les activités par session, les articles de boutique et les affiliations individuelles sont admissibles à l’accès des clients dans votre boutique en ligne. Un client ne pourra pas accéder à une bourse lors de l’achat d’une activité à la carte à partir de votre boutique en ligne.
Prenons une activité comme exemple. Accédez au sous-onglet Activités > Modifier pour associer une ou plusieurs étiquettes de bourse à une ou plusieurs activités admissibles :
Cochez une ou plusieurs bourses pouvant être utilisées pour le paiement de l’activité.
Vous pouvez éditer en masse plusieurs activités au sein du même programme si elles sont admissibles aux mêmes bourses.
Défilez jusqu’au bouton Sauvegarder.
👉 Souhaitez-vous proposer l’inscription à des groupes précis de clients ? Vous pouvez créer des segments à partir de vos listes d’adresses et les utiliser pour offrir des avantages (comme une inscription hâtive) en fonction de l’adresse d’un participant. Cliquez ici pour en savoir plus !
2. Attribuer une bourse à vos clients
Les bourses sont attribuées aux participants à partir de l’onglet Clients. Recherchez par Compte si une bourse est attribuée par compte ou recherchez par Personnes si elle est attribuée par personne. Vous ne pouvez pas attribuer une bourse par compte à partir du sous-onglet Personnes. De même, une bourse par personne ne peut pas être attribuée à partir du sous-onglet Comptes. Si vous essayez, vous verrez un message « réussi », mais les étiquettes ne seront pas appliquées aux clients.
Cochez la case à côté du ou des comptes ou des noms des personnes. Les bourses peuvent être attribuées à plusieurs personnes à la fois tant qu’elles apparaissent (les bourses ?) sur la page lorsque vous attribuez les étiquettes.
Cliquez sur Opérations > Assigner étiquettes et sélectionnez l’étiquette portant le nom de la bourse. La sélection de plusieurs étiquettes de bourse signifie que ces bourses seront attribuées. Cliquez sur Sauvegarder.
👉 Soyez prudent ! Pour l’instant, chaque fois que vous assignez une étiquette à un client, les étiquettes existantes déjà assignées seront supprimées. Par exemple, si un client a déjà une bourse, mais que vous souhaitez lui en attribuer une deuxième, vous devez assigner les étiquettes pour les deux bourses en même temps afin de ne pas perdre la configuration de la première.
Lorsque les bourses sont attribuées à un compte ou à une personne, ces informations apparaissent dans le compte du client dans la section Membres du compte.
Bourse 'par compte' vs Bourse 'par personne'
Si une bourse « par compte » est attribuée, une nouvelle section nommée Étiquettes au compte s’affichera avec le ou les noms des bourses par compte attribué.
Si une bourse « par personne » est attribuée, l’étiquette de bourse apparaît dans les informations personnelles du membre.
Une nouvelle section Bourses apparaît pour tous les membres ayant reçu une bourse (par compte ou par personne). Il affiche le montant d’argent ayant été utilisé sur les fonds alloués. Alloué signifie le montant maximum d’argent provenant de la bourse pouvant être utilisé par le client.
Pour supprimer la bourse du compte d’un membre, cliquez simplement sur le X à côté du nom de l’étiquette de bourse. L’étiquette et les sections applicables disparaîtront lors de l’actualisation de la page. Aucun autre paiement ne pourra être effectué avec la bourse. Si les fonds de la bourse ont déjà été utilisés, l’historique restera dans l’onglet de facturation du client.
3. Payer avec une bourse
Un administrateur peut utiliser les fonds d’une bourse à la caisse (uniquement disponible avec les bourses de libre-service) ou directement dans l’onglet de facturation du client.
3.1 À la caisse (uniquement avec les bourses de libre-service)
Lorsque vous effectuez un achat au nom d’un client, vous avez la possibilité de payer avec une bourse au moment de passer à la caisse. Si les clients ont une étiquette de bourse attribuée à leur nom (ou compte), ils verront si une activité est admissible pour la même bourse en cliquant sur « Informations supplémentaires…' sur la page de détails de l’activité dans la boutique. En tant qu’administrateur, vous aurez la possibilité d’utiliser les fonds de la bourse lors du paiement.
Dans le dossier du client, cliquez sur Effectuer un achat.
Ajoutez le ou les items admissibles au panier, pour le ou les clients qui possèdent les étiquettes de bourse. Passer à la caisse.
En examinant votre commande, vous pouvez voir quelle activité est admissible à quelle bourse, les conditions de la bourse et le membre pour lequel vous effectuez un achat. À NOTER : une activité admissible à plusieurs bourses affichera toutes ses étiquettes de bourse lors du paiement, que votre membre soit éligible ou non.
Avant de saisir les détails de paiement, vous serez invité à sélectionner et à utiliser une bourse. Une seule bourse peut être utilisée par facture. Le montant déduit par item admissible dépend de la règle de la bourse. Le montant est calculé en fonction du coût de l’item avant les taxes. Cliquez sur Utiliser $.
Terminez la commande. Vous pouvez envoyer une copie de la facture et du reçu au client.
Dans l’onglet de facturation du client, la facture et le paiement de la bourse seront conciliés. Vous remarquerez un (P) à coté du numéro de la transaction du paiement par une bourse. Ceci veut dire qu’il s’agit d’un paiement partagé. C’est-à-dire qu’il n’a pas été fourni par le client.
3.2 À partir de l’onglet de facturation du client
Vous pouvez également utiliser une bourse directement dans l’onglet de facturation du client. Cela est possible si vous avez acheté une activité admissible pour le client, mais que vous n’avez pas entre les informations de paiement à la caisse, ou si le client ne possédait pas l’étiquette de bourse au moment où il s’est inscrit à une activité admissible.
Dans le dossier du client, cliquez sur Opérations > Utiliser une bourse.
Choisissez la bourse ainsi que le membre du compte. Il doit y avoir une facture qui comprend au moins un item admissible pour la bourse. Le membre doit posséder l’étiquette de bourse correspondante. Sinon, vous ne pourrez pas conclure la transaction.
Vous devez concilier le paiement de la bourse avec les items de facture appropriés. Cliquez sur Sauvegarder lorsque vous aurez terminé.
Ci-dessus, le client possède une facture impayée de 500 $. Seules les factures comprenant des items admissibles peuvent être sélectionnées dans cette fenêtre. Le client possède 450 $ restants sur les 500 $ alloués aux bourses d’études ; ce qui signifie qu’une partie des fonds alloués a déjà été utilisée pour un achat précédent. Après avoir coché la facture, nous pouvons appliquer les fonds de la bourse à l’item admissible. La règle de la bourse doit être respectée, qui dans ce cas correspond à un montant maximum de 50 $. Un solde de 450 $ restera une fois le paiement de la bourse appliqué.
👉 Si vous essayez d’utiliser un montant de fonds supérieur à la règle appartenant aux bourses, vous apercevrez un message d’erreur et SmartRec vous invitera à corriger le montant. Vous ne pourrez pas conclure la transaction à moins que la règle de la bourse ne soit respectée.
3.3 À propos des bourses dans la facturation du client
Voici quelques informations importantes sur l'annulation, le remboursement, la remise, le remplacement et/ou la conciliation des paiements de bourses.
❌ Annulation d'un achat concilié avec un paiement de bourse
Lorsque vous annulez un item d'une facture, tout paiement de bourse concilié avec l'item est automatiquement annulé.
Lorsque vous annulez des activités en lot, tous les paiements de bourses qui ont été appliqués comme paiement pour les inscriptions aux activités sont automatiquement annulés.
Lorsqu'un paiement de bourse est annulé, la description de facturation est « Correction du paiement de bourse ».
💸 Remboursement lorsqu'une bourse est conciliée avec un item de la facture
Si vous remboursez une facture conciliée avec une bourse, le client n’est remboursé qu'avec la partie réellement payée. Par exemple, une facture de 300 $ a été payée avec 100 $ du client et 200 $ d'une bourse : le client n'est remboursé que de 100 $.
💸 Offrir une remise sur un item de facture conciliée avec un paiement de bourse
Le montant maximum de remise possible est le montant de l’article, moins le paiement de bourse conciliée. Ceci évite d'offrir un rabais plus grand que ce que le participant a payé, évitant ainsi une erreur de surcrédit sur le compte.
♻️ Remplacement d'articles de factures conciliées avec une bourse
L'outil de remplacement est désactivé pour les articles de factures conciliées avec un paiement de bourse. Afin de remplacer l'article, un administrateur doit annuler le paiement de bourse lié à l'article pour procéder au remplacement.
📝 Conciliation des bourses
La conciliation sur les bourses ne peut plus être supprimée manuellement. Si la bourse est conciliée avec le mauvais article, vous devez annuler le paiement de bourse et le saisir à nouveau pour pouvoir le concilier au bon article.
4. Suivre l’utilisation des bourses
À partir du moment où une bourse est attribuée, vous pouvez faire le suivi du montant d’argent ayant été alloué des fonds de bourses ainsi que le montant ayant été utilisé à partir du sous-onglet Communautés > Bourses.
Le montant dépensé indique combien d’argent des bourses attribuées aux clients a été utilisé pour payer des factures admissibles (c’est-à-dire une facture avec des items admissibles).
Le montant alloué indique le montant des bourses ayant été attribué aux clients. Par exemple, si une bourse possède une couverture maximum de 500 $ et qu’un client a été affecté à l’étiquette de cette bourse, 500 $ auront donc été alloués au client (mais pas nécessairement utilisés).
Le montant restant indique le montant non dépensé du total de vos fonds de bourses.
Les graphiques à secteurs servent d’aperçu de votre utilisation des bourses. Chaque tranche représente une bourse différente. Cliquer sur une tranche pour ouvrir un autre diagramme des secteurs relatifs à une bourse unique affichant le pourcentage de la bourse utilisé pour payer des activités ou d’autres types de services. Utilisez les filtres pour visionner les statistiques et le(s) graphique(s) circulaire(s) des bourses actives et/ou archivés.
☝️ Ci-dessus, ces trois bourses partagent le même fonds de bourse de 6 000 $. Avant que l’une de ces bourses ne soit utilisée, le montant restant était de 6 000 $. Notez qu’il se lit 5 700 $. Voici pourquoi :
De ces trois bourses, environ 1 600 $ ont été octroyés. Cela signifie que les clients ont reçu une étiquette de bourse et que le total maximum par personne concernant toutes les bourses est de 1 600 $.
Par les clients ayant reçu une bourse, un total de 279 $ a été dépensé sur des factures ayant des items admissibles. Donc, le montant inutilisé des fonds de bourses (c’est-à-dire non payé) est d’environ 5 700 $.
Vous pouvez voir le rapport d’utilisation de bourses pour visionner un document dans l'onglet Rapports qui répertorient tous vos clients dont une bourse a été attribuée et qui ont effectué des paiements avec celle-ci.
Pour accéder à la liste de tous vos clients dont une bourse a été attribuée (mais pas nécessairement utilisée), cliquez sur le sous-onglet Clients> Personnes et effectuez une recherche en appliquant un filtre avec l’étiquette de bourse concernée. Cliquez sur Opérations > Exporter pour télécharger les données obtenues.