Une écriture de journal consiste en l’enregistrement d’une transaction dans la comptabilité de votre organisation, également connu sous le nom de « grand livre ».

La page des écritures de journal suit l’augmentation et la diminution des soldes dans les principaux postes de comptabilité (sur la base de la comptabilité d’exercice) chaque fois qu’une transaction se produit dans SmartRec, donnant à votre équipe financière la possibilité d’afficher et d’exporter des données précises en temps réel.

Comment ça fonctionne

  1. Présentation de la page Écritures de journal

    – En quoi consistent les débits et les crédits ?

  2. Comment lire les écritures de journal

    – Écritures de journal pour une facture, un paiement et une conciliation

    – Écritures de journal pour les revenus reportés

  3. Comment rechercher des écritures de journal

    – Rapports disponibles

  4. FAQ

1. Présentation de la page Écritures de journal

Les administrateurs disposant des permissions nécessaires peuvent visionner la page Écritures de journal à partir du sous-onglet Rapports > Standard, en localisant d’abord la section Comptabilité d’exercice, puis en cliquant sur Écritures de journal.

Tout événement dans SmartRec impliquant de l’argent génère des écritures de journal qui sont classées par type de transaction (par exemple, facture, paiement, note de crédit, etc.) et sont répertoriées dans l’ordre dans lequel elles surviennent, du plus ancien au plus récent.

  • La date effective indique la date et l’heure à laquelle un événement a eu lieu. Cliquez ici pour voir la liste des événements qui génèrent des écritures de journal.

  • La colonne Transaction indique le type de transaction de l’événement. Il peut s’agir d’une facture, d’un crédit, d’un paiement, d’un remboursement ou de tout changement dans l’état de la conciliation.

  • La colonne Référence fournit le numéro de transaction en hyperlien vers la facturation du client.

  • La colonne Poste comptable affiche le poste comptable (et le type) impacté par l’événement.

  • La colonne Débit indique une augmentation de la balance des comptes de type actif ou une diminution de la balance des comptes de type revenu ou passif.

  • La colonne Crédit indique une augmentation de la balance des comptes de type revenu et passif, ou une diminution de la balance des comptes de type actif.

  • Recherchez par l’identifiant du client pour extraire toutes les écritures de journal pour un seul client, ou filtrez pour les écritures par date ou par numéro de facture/transaction.

  • Cliquez sur l’icône Télécharger pour exporter des écritures de journal ou un résumé des soldes débiteurs et créditeurs de chaque poste comptable dans la plage de dates filtrée.

💵 En quoi consistent les débits et les crédits ?

Les écritures de journal sont créées à l’aide d’un système de comptabilité qui est composé de deux côtés égaux et correspondants appelés débit (à gauche) et crédit (à droite). Une entrée sous la colonne débit aura toujours une entrée opposée de valeur égale sous la colonne crédit.

Les débits et les crédits sont suivis à travers des comptes de type revenu, actif et passif pour illustrer l’impact de chaque transaction dans votre grand livre. Les débits et les crédits affectent le solde d’un compte différemment selon le type de poste comptable.

  • Les comptes de revenus : revenus ou valeurs gagnés par votre entreprise (ventes de produits, frais d’annulation, cotisations d’adhésion). Les postes comptables que vous liez à vos offres dans votre boutique sont des comptes de revenus.

  • Les comptes d’actifs : sont utilisés pour les montants qui ajoutent de la valeur à votre entreprise (ex. : trésorerie, comptes recevables). SmartRec utilise des comptes d’actifs par défaut.

  • Les comptes de passifs : sont utilisés pour les montants que votre entreprise doit ou devra (ex. : la taxe sur les ventes, les crédits dus, les revenus reportés). SmartRec utilise des comptes de passif par défaut.

Cliquez ici pour voir tout les comptes de revenus, d’actifs et de passifs par défaut.


2. Comment lire les écritures de journal

Chaque fois qu’un événement se produit dans SmartRec, au moins deux écritures de journal sont générées pour montrer l’argent ou la valeur passant d’un compte (débit) à un autre (crédit).

Les entrées de journal ne peuvent être ni supprimées ni modifiées. Tout changement dans la facturation, les paiements, les conciliations ou les calendriers d’activité générera de nouvelles écritures de journal afin de refléter les ajustements aux comptes appropriés.

Vous trouverez ci-dessous les écritures de journal à la suite d’un achat, d’un paiement et d’une conciliation.

🔹 Un client achète une activité à la carte qui a lieu le jour même.

Ceci génère quatre écritures de journal.

Date effective : lorsque l’évènement a eu lieu Référence : le numéro de la facture

1 ) 23 $ vous sont dus, ce qui crée un débit sur les comptes recevables.

2) 1 $ est dû au gouvernement et est crédité à un compte de taxes sur les ventes.

3) 2 $ sont dus au gouvernement et sont crédités à un compte de taxes sur les ventes.

4) 20 $ sont reconnus puisque l’activité a eu lieu ce jour-là. Ils sont crédités sur le compte de revenus Activités parascolaires (le poste comptable lié à l’activité).

🔸 Le client effectue un paiement qui génère deux écritures de journal.

Date effective : lorsque l’évènement a eu lieu Reference: le numéro de paiement

1 ) 23 $ sont débités sur le compte d’encaisse une fois que vous recevez le paiement.

2) 23 $ sont crédités sur le compte de dépôt au compte jusqu’à ce qu’ils soient conciliés.

📗 Le paiement est concilié avec la facture,

ce qui génère deux écritures de journal.

Date effective : lorsque l’évènement a eu lieu Reference: le numéro de la facture

1 ) 23 $ sont débités du compte dépôt au compte, représentant le montant d’argent que le client vous a payé, avant sa conciliation avec la facture.

2) 23 $ sont crédités sur les comptes recevables suite à la conciliation.

📆 Qu’est-ce que cela signifie lorsque les revenus sont reportés ?

Les écritures de journal font le suivi des revenus reportés, c’est-à-dire de l’argent est reconnu comme un revenu lorsqu’un service a été entièrement rendu, plutôt que lorsqu’il a été vendu. Si le service est fourni pendant une période (par exemple, une activité avec plusieurs occurrences), une partie des revenus est comptabilisée dans le compte de revenus approprié après chaque occurrence.

🔹 Un client achète une activité à la carte pour une date ultérieure,

ce qui génère quatre écritures de journal.

Date effective : lorsque l’événement a eu lieu Référence : le numéro de la facture

1 ) 23 $ vous sont dus, ce qui crée un débit sur les comptes recevables.

2) 1 $ est dû au gouvernement et est crédité à un compte de taxes sur les ventes.

3) 2 $ sont dus au gouvernement et sont crédités à un compte de taxes sur les ventes.

4) 20 $ sont crédités au compte des revenus reportés puisque l’activité n’a pas encore eu lieu.

Une fois que le cours a lieu (événement), des écritures de journal sont générées pour indiquer que l’argent est déplacé vers le compte de revenus approprié :

🔹L’activité à la carte a lieu, ce qui génère deux écritures de journal.

Date effective : lorsque l’événement a eu lieu Reference : le numéro de la facture

1 ) 20 $ sont débités du compte revenus reportés.

2) 20 $ sont reconnus puisque l’activité a eu lieu ce jour-là. Il est crédité sur le compte de revenus Activités parascolaires (le poste comptable lié à l’activité).


3. Comment rechercher les écritures de journal

Puisque plusieurs événements dans SmartRec peuvent se produire simultanément, les écritures de journal pour un client précis ou une série de transactions ne sont pas nécessairement répertoriées de manière rapprochée.

Vous pouvez rechercher des écritures de journal à l’aide du numéro d’identifiant du client, ou par l’ID de transaction visible dans la facturation du client. Portez attention à la plage de dates dans vos filtres. La date effective d’une transaction doit se situer dans la plage de dates sélectionnée. Autrement, vous ne verrez pas les écritures de journal.

👉 Les écritures de journal générées suite à la conciliation sont renseignées lors de la recherche de la facture, du paiement, de l’annulation de la facture (ou du paiement) ou d’une note de crédit qui ont été conciliés/non conciliés.

📄 Les rapports disponibles

Vous pouvez exporter une sélection d’écritures de journal en cliquant sur l’icône d’exportation dans le coin supérieur droit de l’écran.

Écritures de journal : exporte la liste comme indiqué sur la page des écritures de journal.

Résumé des transactions : fournis la variation des balances pour chaque compte du grand livre durant la plage de dates sélectionnée.

Vous pouvez également obtenir des informations additionnelles avec les rapports suivants :


4. Foire aux questions

1) Quelles permissions d’administrateur sont requises pour afficher les écritures de journal ?

🔑 Rapports de comptabilité : obligatoire afin d’afficher les écritures de journal à partir du sous-onglet Rapports > Standard.

🔑 Sommaire de facturation du client : obligatoire afin d’afficher la page de facturation du client et ses transactions.

2) Les écritures de journal suivent-elles le solde final de chaque compte du grand livre ?

Nos écritures de journal suivent le montant des débits et des crédits sur vos comptes de revenus, d’actifs et de passifs dans SmartRec. Puisque des facteurs externes affectent le grand livre de votre organisation, nous ne suivons pas les soldes totaux ni les dépenses.

3) Quels événements dans SmartRec génèrent des écritures de journal ?

La creation d'une facture

Un paiement

La création ou l'annulation d'une conciliation

L'annulation d'une facture

Annuler/Rembourser un paiement

Occurrence d'activité

Nouvelle version d'un contrat d'allocation

La création d'un crédit

Changer le numéro de passe sur un laissez-passer

Changer la date de début d'un abonnement, d'une affiliation ou d'un laissez-passer

Changer la date d'expiration d'un abonnement, d'une affiliation ou d'un laissez-passer

Changer l'horaire d'une activité (différé)

4) Puis-je extraire simultanément les entrées d’une facture, d'un paiement et de la conciliation de SmartRec?

Vous ne pouvez pas rechercher simultanément une facture et un paiement, car ils ne partagent pas le même numéro de transaction.

Si vous effectuez une recherche en utilisant un numéro de transaction d’une facture, les écritures de journal de la facture seront extraites, y compris celles de la conciliation (si elles existent). De même, si vous effectuez une recherche par numéro de transaction de paiement, les écritures de journal pour le paiement seront extraites, y compris celles pour la conciliation (si elles existent).

Essayez de filtrer les écritures de journal à l’aide de l’ID de compte. Lorsque vous limitez les écritures de journal à un seul compte client, il y a plus de probabilité de voir les écritures de facture, de paiement et de conciliation répertoriées ensemble. N’oubliez pas de modifier les filtres de date pour capturer les transactions que vous recherchez.

5) Que se passe-t-il si un paiement échoue ? Y aura-t-il des entrées de journal ?

Les écritures de journal ne sont générées que lorsqu’un paiement est réussi. Si un paiement échoue et ne peut être traité, il n’y a rien à enregistrer.

Vous pouvez suivre les paiements échoués dans le Centre d’action de paiement ou consulter les rapports sur le statut des versements et l’état des paiements par chèques électroniques disponibles dans l’onglet Rapports, sous la section des Paiements.

6) Pourquoi mes écritures de paiement ne vont-elles pas dans les comptes recevables ?

Au moment où un paiement est effectué, des écritures de journal sont créées pour refléter « l’événement » de paiement. Cependant, ces écritures ne tiennent pas compte de ce qui est payé, mais seulement dont un paiement est reçu. Les écritures de paiement sont toujours débitées sur le compte d'encaisse (compte d’actif) et créditées sur le compte dépôt au compte (compte de passif).

Ce n’est qu’en conciliant le paiement avec la facture que SmartRec saura reconnaitre à quoi le paiement est appliqué. Ainsi, les écritures de journal de conciliation indiqueront le montant d’argent crédité aux comptes recevables.

Passons en revue les écritures de journal de paiement et de conciliation après qu’un client ait acheté et payé une activité et des marchandises.

🔸 Le client effectue le paiement 50720800,

ce qui génère deux écritures de journal.

▪️ 511.50 $ sont débités sur le compte d'encaisse, ce qui est toujours le cas lorsque vous receviez un paiement.

▪️ 511.50 $ sont crédités sur le compte de dépôt au compte jusqu’à ce qu’ils soient conciliés.

✒️ Le paiement est concilié à la facture 10977597,

ce qui génère trois écritures de journal.

▪️ 511.50 $ sont débités du compte dépôt au compte, représentant le montant d’argent que le client vous a payé, avant sa conciliation avec la facture.

▪️ 500 $ (pour l'activité) sont crédités sur les comptes recevables suite à la conciliation.

▪️ 11.50 $ (pour la marchandise) sont crédités sur les comptes recevables suite à la conciliation.

Vous pourriez aussi être intéressé par:

Créer un poste comptable

Concilier manuellement un compte

Gérer les transactions échouées

La compatibilité d'exercice dans SmartRec

Comment le revenu est reporté et reconnu dans SmartRec

Avez-vous trouvé votre réponse?