Grundsätzlich gibt es zwei Stellen in der App, an denen Du automatisch den Umsatz für einen bestimmten Zeitraum berechnen kannst:
Die Rechnungsübersicht (Menü: Verrechnung > Rechnungen)
Die Belegübersicht (Menü: Verrechnung > Belege)
⚠️ Vorsicht bei doppelten Umsätzen! Wenn Du zB Barzahlungen entgegennimmst, dafür einen Zahlungsbeleg erstellst und Deinen Patienten für diese Leistungen Sammelrechnungen ausstellst, taucht dieser Umsatz sowohl in der Rechnungsübersicht, als auch in der Belegübersicht auf. Ein einfaches Addieren beider Summen würde also einen doppelten Umsatz bedeuten. Wie Du dieses "Problem" löst, erfährst Du weiter unten in diesem Artikel. |
Möchtest Du den Umsatz für einen bestimmten Zeitraum (zB für ein ganzes Kalenderjahr) berechnen, hängt es von der Art Deiner Rechnungslegung ab, wie Du zum korrekten Ergebnis kommst. In diesem Artikel beschreiben wir eine Variante der Umsatzermittlung, die alle Eventualitäten mit einschließt.
ℹ️ Info: Ob es in Deinem Anwendungsfall einen einfacheren Weg gibt, den Umsatz zu berechnen, beantwortet Dir gerne auch unser Support-Team. |
Umsatz auf Basis von Zahlungseingängen von Rechnungen
Bei der Berechnung des Umsatzes (zB für die Steuererklärung) gilt immer das Datum des Zahlungseingangs und nicht das Datum der Rechnungslegung selbst (außer im Falle einer GmbH – aber hier kann Dich Dein Steuerberater sicherlich bestens informieren).
1️⃣ Öffne die Rechnungsübersicht (Menü: Verrechnung > Rechnungen) klicke rechts oben auf "Umsatz berechnen".
2️⃣ Stelle im folgenden Fenster die gewünschten Filter ein:
Mitarbeiter: Umsatz von bestimmten oder allen Mitarbeitern. Dieser Filter wird nicht angezeigt, wenn Du appointmed alleine nutzt.
Zeitraum: Datum des Zahlungseingangs.
Zahlungsart: Umsatz von bestimmten oder allen Zahlungsarten.
Rechnungsstatus: Entferne in diesem Filter die Auswahl "Storniert", da auch stornierte Rechnungen Zahlungseingänge haben können, die jedoch nicht zum tatsächlichen Umsatz zählen!
Um zB den Umsatz für das Kalenderjahr 2022 zu berechnen, wählst Du die Filter für alle Mitarbeiter im Zeitraum 01.01.2023 - 31.12.2023 von allen Zahlungsarten auf allen Rechnungen, außer stornierten.
3️⃣ Im rechten Teil des Fensters wird Dir jetzt der Umsatz auf Basis der gewählten Filter angezeigt. Mit einem Klick auf "Zahlungsinformationen exportieren" kannst Du eine Liste aller Zahlungseingänge im CSV Format exportieren. Diese Datei kannst Du danach zB mit Excel (oder auch "Numbers" am Mac) öffnen oder Deinem Steuerberater weiterleiten.
⚠️ Wichtig: Diese Berechnung berücksichtigt keine Zahlungen, für die es noch keine Rechnungen gibt. Das sind zB Barzahlungen einzelner Therapiesitzungen, die Du zwar schon erhalten hast, für die es aber noch keine Sammelrechnung gibt. Da auch diese Einnahmen zum Umsatz zählen, beschreiben wir im nächsten Abschnitt eine Variante der Berechnung, die auch diesen Fall berücksichtigt. |
Umsatz auf Basis von Zahlungseingängen und unter Berücksichtigung von Zahlungen ohne bisherige Rechnung
Bei dieser Variante der Umsatzberechnung werden auch Barzahlungen berücksichtigt, für die es einen Zahlungsbeleg gibt, die sich aber bisher noch nicht auf einer Rechnung (zB Sammelrechnung am Ende einer Therapieserie) befinden.
1️⃣ Öffne die Rechnungsübersicht (Menü: Verrechnung > Rechnungen) klicke rechts oben auf "Umsatz berechnen".
2️⃣ Stelle im folgenden Fenster die gewünschten Filter ein:
Mitarbeiter: Umsatz von bestimmten oder allen Mitarbeitern. Dieser Filter wird nicht angezeigt, wenn Du appointmed alleine nutzt.
Zeitraum: Datum des Zahlungseingangs.
⚠️ Zahlungsart: Wähle hier nur "Überweisung" und "Gutschein" aus.
Rechnungsstatus: Entferne in diesem Filter die Auswahl "Storniert", da auch stornierte Rechnungen Zahlungseingänge haben können, die jedoch nicht zum tatsächlichen Umsatz zählen!
Um zB den Umsatz für das Kalenderjahr 2022 zu berechnen, wählst Du die Filter für alle Mitarbeiter im Zeitraum 01.01.2023 - 31.12.2023 von allen Zahlungsarten auf allen Rechnungen, außer stornierten.
3️⃣ Im rechten Teil des Fensters wird Dir jetzt der Umsatz auf Basis der gewählten Filter angezeigt. Das ist der erste Teil des Umsatzes.
Öffne jetzt die Belegübersicht (Menü: Verrechnung > Belege) und stelle den Filter in der Seitenleiste entsprechend ein:
Mitarbeiter: Wähle hier die gleiche Einstellung wie zuvor bei den Rechnungen.
Zeitraum: Wähle hier die gleiche Einstellung wie zuvor bei den Rechnungen.
Belegtyp: Alle Belege. Der Filter nach Belegtyp (zB Einzelbeleg, Tagesabschluss,...) hat keine Auswirkung auf die Berechnung des Umsatzes, da diese immer ausschließlich auf Basis der Einzelbelege gemacht wird.
Zahlungsart: Alle Zahlungsarten
Wie in unserem Beispiel von vorhin filtern wir nach allen Belegen, die von allen Mitarbeitern in der Zeit 01.01.2023 - 31.12.2023 erstellt wurden.
4️⃣ Klicke rechts oben auf "Umsatz berechnen". Im folgenden Fenster wird Dir der Barumsatz im zuvor eingestellten Zeitraum angezeigt.
Addiere diesen Betrag zum vorher berechneten Umsatz Deiner Rechnungen und Du erhältst Deinen Gesamtumsatz für den gewählten Zeitraum.