Du möchtest den Umsatz für einen bestimmten Zeitraum (zB für ein ganzes Kalenderjahr) berechnen und nimmst sowohl Barzahlungen als auch Überweisungen entgegen? In diesem Artikel erklären wir, auf welche Punkte Du achten musst.

Grundsätzlich gibt es zwei Stellen in der App, an denen Du automatisch den Umsatz für einen bestimmten Zeitraum berechnen kannst: Die Rechnungsübersicht und die Belegübersicht.

⚠️ Vorsicht bei doppelten Umsätzen

Wenn Du zB Barzahlungen entgegennimmst und Deinen Patienten für diese Leistungen auch Sammelrechnungen ausstellst, taucht dieser Umsatz sowohl in der Rechnungsübersicht, als auch in der Belegübersicht auf. Ein einfaches Addieren beider Summen würde also einen doppelten Umsatz bedeuten.

In diesem Artikel beschreiben wir, wie Du dennoch zum richtigen Ergebnis kommst.


ℹ️ Info: Im folgenden Beispiel wollen wir den Gesamtumsatz für den Zeitraum 01.01.2020 - 31.12.2020 berechnen. Die gezeigten Schritte funktionieren natürlich auch für jeden anderen, beliebigen Zeitraum.

1. Umsatz von Rechnungen berechnen

Bei der Berechnung des Umsatzes (zB für die Steuererklärung) gilt immer das Datum des Zahlungseingangs und nicht das Datum der Rechnungslegung selbst (außer im Falle einer GmbH – aber hier kann Dich Dein Steuerberater sicherlich bestens informieren). Es kann also sein, dass es einen Zahlungseingang innerhalb des gewünschten Zeitraums (zB 2020) gibt, bei dem die Rechnung selbst außerhalb des Zeitraums (zB im November 2019) gelegt wurde.

Aus diesem Grund wollen wir beim Filter für den Zeitraum der Rechnungslegung vorerst etwas "großzügiger" sein und die Einschränkung erst später, bei den tatsächlichen Zahlungseingängen verfeinern.

Öffne die Rechnungsübersicht und stelle den Filter in der Seitenleiste auf den gewünschten Zeitraum (+ etwas Puffer für "Spätzahler") ein. In unserem Beispiel filtern wir nach bezahlten und teilbezahlten Rechnungen, die zwischen 01.11.2019 und 31.12.2020 gelegt wurden.

Klicke jetzt auf den "Umsatz berechnen" Button und im folgenden Fenster auf "Als CSV exportieren". Damit speicherst Du eine Liste aller Rechnungen, die den Filterkriterien entsprechen, sowie Informationen über die tatsächlichen Zahlungseingänge. Öffne diese Datei jetzt mit Excel (oder auch "Numbers" am Mac).

Markiere die Überschriften der 1. Zeile und klicke in der Menüleiste auf "Daten > Filtern". Öffne dann den Filter in der Spalte mit der Überschrift "Bezahlt am" und wähle die Option "Aufsteigend".

Die Rechnungen werden nun aufsteigend nach dem Datum der Zahlung sortiert. Für Rechnungen mit Teilzahlungen, gibt es eine Zeile je Zahlungseingang.

Markiere jetzt alle Zeilen, die ein Zahlungsdatum (= Spalte "Bezahlt am") außerhalb des gewünschten Zeitraums haben (zB im November/Dezember 2019). Klicke dann mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich und wähle "Zellen löschen".

Jetzt wollen wir noch alle Barzahlungen entfernen, da wir diesen Betrag im zweiten Schritt (siehe unten) über die Belegübersicht erhalten.

ℹ️ Info: Das hat den Grund, dass hier zB keine Barzahlungen aufscheinen, die zwar schon gemacht wurden – und für die es einen Einzelbeleg gibt – die sich aber noch nicht auf einer Sammelrechnung befinden.

Öffne den Filter in der Spalte "Zahlungsart" und entferne die Häkchen bei allen Einträgen außer beim Eintrag "Überweisung". Die Liste wird aktualisiert und es bleiben nur noch Rechnungen (bzw. Zahlungen) übrig, die überwiesen wurden.

Markiere jetzt die Zellen der Spalte "Zahlung (brutto)" und klicke in der Menüleiste auf "Formeln > AutoSumme". Die Summe wird berechnet und unten, als letzter Eintrag der Spalte eingefügt.

Jetzt kennen wir den Umsatz, der durch alle Überweisungen im gewünschten Zeitraum entstanden ist. Damit ist der Großteil geschafft – weiter zu Schritt 2 (der schnell und einfach ist).


2. Umsatz von Barzahlungen (Belegen) berechnen

Da Barumsätze immer mit Datum der Belegerstellung gemacht werden, müssen wir hier keine Pufferzeiten einberechnen.

Öffne die Belegübersicht und stelle den Filter in der Seitenleiste auf den gewünschten Zeitraum ein. Der Filter nach Belegtyp (zB Einzelbeleg, Tagesabschluss,...) hat keine Auswirkung auf die Berechnung des Umsatzes, da diese immer ausschließlich auf Basis der Einzelbelege gemacht wird. In unserem Beispiel filtern wir nach allen Belegen, die zwischen 01.01.2020 und 31.12.2020 erstellt wurden.

Klicke jetzt auf den "Umsatz berechnen" Button. Im folgenden Fenster wird Dir der Barumsatz im zuvor eingestellten Zeitraum angezeigt.

Fertig.

Addiere diesen Betrag zum vorher berechneten Umsatz Deiner Rechnungen und Du erhältst Deinen Gesamtumsatz für den gewählten Zeitraum.

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