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In diesem Artikel findest Du:

  1. Die Auflistung all Deiner Rechnungen

  2. Funktionen für einzelne Rechnungen

  3. Rechnungen suchen

  4. Rechnungen filtern

  5. Umsatz berechnen & Rechnungen exportieren


1. Die Auflistung all Deiner Rechnungen

Die Tabelle zeigt Dir alle Rechnungen an. Diese sind nach Rechnungsdatum, absteigend sortiert (die neueste Rechnung befindet sich ganz oben). Du kannst diese Sortierung umkehren (älteste Rechnung ganz oben) indem Du auf die Spaltenüberschrift "Rechnung" klickst. Der kleine Pfeil neben dem Titel zeigt Dir die aktuelle Sortierreihenfolge an.

ℹ️ Info: Alternativ lässt sich die Liste auch nach dem Namen des Patienten oder nach dem Datum des Zahlungsziels jeweils auf- oder absteigend sortieren. Klicke dazu auf den Titel der jeweiligen Spalte, um die Sortierung zu ändern.

Ein Info-Text über der Tabelle zeigt an, wie viele Rechnungen sich insgesamt in Deinem System befinden.

Folgende Spalten werden Dir in der Tabelle angezeigt:

  • Rechnung: Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Mit einem Klick gelangst Du direkt in die Rechnungsvorschau.

  • Zahlungsart: Wird bei bezahlten Rechnungen angezeigt (Bar, Überweisung, Bankomatkarte, Kreditkarte, Gutschein).

  • Patient: Empfänger der Rechnung. Mit einem Klick auf den Namen gelangst Du direkt in die Patientenakte.

  • Mitarbeiter: Aussteller der Rechnung.

  • Zahlungsziel: Fälligkeitsdatum der Rechnung.

  • Betrag: Brutto Betrag der Rechnung.

  • Status: Automatischer Status der Rechnung.

ℹ️ Info: Abhängig von den Privatsphäre Einstellungen von selbstständigen Mitarbeitern, kann es sein, dass deren Rechnungen in dieser Liste nicht angezeigt werden.


2. Funktionen für einzelne Rechnungen

Wenn Du mit der Maus über eine Zeile in der Rechnungsliste fährst, erscheint am Ende der Zeile das ⚙️-Symbol.

Nach einem Klick auf das Symbol erscheint abhängig vom Rechnungsstatus ein Menü mit folgenden Optionen:


3. Rechnungen suchen

In der Seitenleiste der Rechnungsliste befindet sich der Suchfilter für Rechnungen. Du kannst nach folgenden Daten einer Rechnung suchen:

  • Vorname und Nachname des Patienten: Es ist möglich auch nach Teilen des Namens zu suchen. So liefert eine Suche nach "Mayer" auch Patienten mit dem Namen "Mayerhuber" oder "Schmidtmayer".

  • Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer muss exakt eingegeben werden. Eine Suche nach Teilen der Rechnungsnummer ist nicht möglich.

Nach dem Eingeben des Suchbegriffs wird die Rechnungsliste automatisch aktualisiert und nur noch Rechnungen angezeigt, die den Kriterien entsprechen.

Eine Info-Leiste zeigt Dir zusätzlich an, dass gerade ein Filter aktiv ist und derzeit nicht alle Rechnungen angezeigt werden. Mit einem Klick auf "Filter deaktivieren" wird die Suche zurückgesetzt und es werden wieder alle Rechnungen angezeigt.


4. Rechnungen filtern

Neben der Suche, lassen sich Rechnungen auch nach bestimmten Kriterien filtern:

  • Filter nach Mitarbeiter: Es werden nur Rechnungen des ausgewählten Mitarbeiters angezeigt. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.

  • Filter nach Zahlungsarten: Es werden nur Rechnungen mit der ausgewählten Zahlungsart angezeigt.

  • Filter nach Zeitraum: Es werden nur Rechnungen angezeigt, bei denen das Rechnungsdatum innerhalb des ausgewählten Zeitraums liegt. Wenn Du nur das "von Datum" auswählst, werden alle Rechnungen ab diesem Datum angezeigt. Wählst Du nur das "bis Datum" aus, werden alle Rechnungen bis zu diesem Rechnungsdatum angezeigt.

  • Weitere Filteroptionen: Es werden nur Rechnungen mit dem ausgewählten Status angezeigt. Wählst Du keinen Status aus, werden automatisch wieder alle Rechnungen angezeigt.

ℹ️ Info: Diese Filter werden mit der Suche kombiniert, sollte ebenfalls ein Suchbegriff eingetragen sein.

 

Beispiel für Filter nach allen bezahlten Rechnungen eines Bestimmten Monats

Möchtest Du zum Beispiel alle bezahlten Rechnungen, mit dem Rechnungsdatum innerhalb eines bestimmten Monats sehen, dann wähle gleichzeitig diese Filter aus:

  • Filter nach Zeitraum: Von 01.05.2019 bis 31.05.2019

  • Weitere Filteroptionen: Nur "Bezahlte anzeigen"


5. Umsatz berechnen & Rechnungen exportieren

Klicke auf den Button "Umsatz berechnen", unten in der Filterleiste. Basierend auf den aktuell eingestellten Filtern – und den somit angezeigten Rechnungen – wird der Gesamtumsatz berechnet.

⚠️ Wichtig: Der angezeigte Umsatz wird auf Basis der vollen Rechnungssummen berechnet und nicht anhand der tatsächlichen Zahlungseingänge. So wird zB eine Rechnung über 100,00 €, von der noch 30,00 € offen sind, mit den vollen 100,00 € (und nicht mit den bereits bezahlten 70,00 €) berücksichtigt.

Wie die Ermittlung des Umsatzes nach den tatsächlichen Zahlungseingängen funktioniert, findest Du im Artikel "Umsatz berechnen".

Klicke im Fenster mit dem Umsatz auf "Als CSV exportieren" um die aktuell angezeigte Rechnungsliste als .csv Datei zu exportieren und zB in Excel zu öffnen oder an Deinen Steuerberater weiterzuleiten.

ℹ️ Info: Der Export von Rechnungen berücksichtigt alle aktiven Such- und Filtereinstellungen. Es werden nur jene Rechnungen exportiert, die den aktuell eingestellten Kriterien entsprechen.

Inhalt der .csv Datei

Die .csv Datei enthält folgende Informationen / Spalten:

  • Rechnungsdatum

  • Rechnungsnummer

  • Patient

  • Mitarbeiter

  • Zahlungsziel

  • Rechnungsstatus

  • Betrag (netto)

  • Betrag (brutto)

  • Bezahlt am

  • Zahlung (brutto)

  • Zahlungsart

 

Darstellung von Teilzahlungen

Wird eine Rechnung durch mehr als eine Zahlung beglichen, so scheint in der Liste für jede dieser Zahlungen eine eigene Zeile auf.

Der Rechnungsstatus bezieht sich dabei immer auf den aktuellen (= letztgültigen) Status der Rechnung. Das bedeutet, dass auch in der Zeile mit der ersten Teilzahlung der Rechnungsstatus "Bezahlt" ist, wenn die Rechnung inzwischen zur Gänze bezahlt wurde.

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