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In diesem Artikel findest Du:

  1. Die Auflistung all Deiner Rechnungen

  2. Funktionen für einzelne Rechnungen

  3. Rechnungen suchen

  4. Rechnungen filtern

  5. Umsatz berechnen & Rechnungen exportieren

  6. Gesammelter Download von PDF Rechnungen


1. Die Auflistung all Deiner Rechnungen

Die Tabelle zeigt Dir alle Rechnungen an. Diese sind nach Rechnungsdatum, absteigend sortiert (die neueste Rechnung befindet sich ganz oben). Du kannst diese Sortierung umkehren (älteste Rechnung ganz oben) indem Du auf die Spaltenüberschrift "Rechnung" klickst. Der kleine Pfeil neben dem Titel zeigt Dir die aktuelle Sortierreihenfolge an.

ℹ️ Info: Alternativ lässt sich die Liste auch nach dem Namen des Patienten oder nach dem Datum des Zahlungsziels jeweils auf- oder absteigend sortieren. Klicke dazu auf den Titel der jeweiligen Spalte, um die Sortierung zu ändern.

Ein Info-Text über der Tabelle zeigt an, wie viele Rechnungen sich insgesamt in Deinem System befinden.

Folgende Spalten werden Dir in der Tabelle angezeigt:

In der letzten Spalte befinden sich eine Reihe von Icons mit weiteren Funktionen bzw. Infos zu den einzelnen Rechnungen.

  • Zahlungsart: Wird bei bezahlten Rechnungen farblich hervorgehoben. Mit einem Klick auf das Symbol kannst Du bei unbezahlten oder teilbezahlten Rechnungen Zahlungen entgegennehmen.

  • E-Mail Versand: Wird farblich hervorgehoben, wenn eine Rechnung per E-Mail versendet wurde. Ein Tooltip zeigt außerdem Datum und Uhrzeit jedes Versands an. Mit einem Klick auf das Symbol kannst Du die Rechnung per E-Mail versenden.

  • Zahlungserinnerung: Wird farblich hervorgehoben, wenn für eine Rechnung eine Zahlungserinnerung per E-Mail versendet wurde. Ein Tooltip zeigt außerdem Datum und Uhrzeit jedes Versands an. Mit einem Klick auf das Symbol kannst Du eine Zahlungserinnerung für offene und teilbezahlte Rechnungen senden.

ℹ️ Info: Abhängig von den Privatsphäre Einstellungen von selbstständigen Mitarbeitern, kann es sein, dass deren Rechnungen in dieser Liste nicht angezeigt werden.


2. Funktionen für einzelne Rechnungen

Wenn Du mit der Maus über eine Zeile in der Rechnungsliste fährst, erscheint am Ende der Zeile das "..."-Symbol.

Nach einem Klick auf das Symbol erscheint abhängig vom Rechnungsstatus ein Menü mit folgenden Optionen:


3. Rechnungen suchen

Über der Rechnungsliste befindet sich der Suchfilter für Rechnungen. Du kannst nach folgenden Daten einer Rechnung suchen:

  • Vorname und Nachname des Patienten: Es ist möglich auch nach Teilen des Namens zu suchen. So liefert eine Suche nach "Mayer" auch Patienten mit dem Namen "Mayerhuber" oder "Schmidtmayer".

  • Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer muss exakt eingegeben werden. Eine Suche nach Teilen der Rechnungsnummer ist nicht möglich.

Nach dem Eingeben des Suchbegriffs wird die Rechnungsliste automatisch aktualisiert und nur noch Rechnungen angezeigt, die den Kriterien entsprechen.

Eine grüne Info-Leiste zeigt Dir zusätzlich an, dass gerade ein Filter aktiv ist und derzeit nicht alle Rechnungen angezeigt werden. Mit einem Klick auf "Filter deaktivieren" wird die Suche zurückgesetzt und es werden wieder alle Rechnungen angezeigt.


4. Rechnungen filtern

Neben der Suche, lassen sich Rechnungen auch nach bestimmten Kriterien filtern:

  • Filter nach Mitarbeiter: Es werden nur Rechnungen des ausgewählten Mitarbeiters angezeigt. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.

  • Filter nach Zahlungsarten: Es werden nur Rechnungen mit der ausgewählten Zahlungsart angezeigt.

  • Filter nach Zeitraum: Es werden nur Rechnungen angezeigt, bei denen das Rechnungsdatum innerhalb des ausgewählten Zeitraums liegt. Wenn Du nur das "von Datum" auswählst, werden alle Rechnungen ab diesem Datum angezeigt. Wählst Du nur das "bis Datum" aus, werden alle Rechnungen bis zu diesem Rechnungsdatum angezeigt.

  • Weitere Filteroptionen: Es werden nur Rechnungen mit dem ausgewählten Status angezeigt. Wählst Du keinen Status aus, werden automatisch wieder alle Rechnungen angezeigt.

ℹ️ Info: Diese Filter werden mit der Suche kombiniert, sollte ebenfalls ein Suchbegriff eingetragen sein.

 

Beispiel: Filter nach allen bezahlten Rechnungen eines bestimmten Zeitraums

Möchtest Du zum Beispiel alle bezahlten Rechnungen, mit dem Rechnungsdatum innerhalb eines bestimmten Monats sehen, dann wähle gleichzeitig diese Filter aus:

  • Filter nach Zeitraum: Von 01.09.2021 bis 31.12.2021

  • Weitere Filteroptionen: Nur "Bezahlte anzeigen"


5. Umsatz berechnen & Rechnungen exportieren

Klicke auf den Button "Umsatz berechnen", über der Rechnungsliste. Basierend auf den aktuell eingestellten Filtern – und den somit angezeigten Rechnungen – wird der Gesamtumsatz auf zwei unterschiedliche Arten berechnet.

ℹ️ Info: Ein anschauliches Beispiel zur Ermittlung des Gesamtumsatzes eines Kalenderjahrs findest Du im Artikel "Umsatz berechnen".

Links: Summe der erstellten Rechnungen

Diese Funktion summiert lediglich die Beträge der erstellten Rechnungen, unabhängig von tatsächlichen Zahlungen. Auch Beträge von Entwürfen oder stornierten Rechnungen fließen positiv in die Berechnung ein:

  • Die berechnete Summe je einer unbezahlten, bezahlten und stornierten Rechnung, sowie eines Rechnungsentwurfs in der Höhe von 100,00 € ergibt eine Gesamtsumme von 400,00 €.

  • Eine Rechnung über 100,00 €, von der noch 30,00 € offen sind, wird mit den vollen 100,00 € (und nicht mit den bereits bezahlten 70,00 €) berücksichtigt.

Der Datumsfilter bezieht sich in diesem Fall auf das Rechnungsdatum und nicht auf das Fälligkeits- oder tatsächliche Zahlungsdatum.

Klicke auf "Rechnungsinformationen exportieren" um eine Liste aller Rechnungen, auf denen die aktuelle Berechnung basiert, als .csv Datei zu exportieren. Diese kannst Du dann zB in "Microsoft Excel" (bzw. "Numbers" am Mac) öffnen oder Deinem Steuerberater weiterleiten. Die Datei enthält folgende Informationen / Spalten:

  • Rechnungsdatum

  • Rechnungsnummer

  • Rechnungsempfänger

  • Geschäftsbezeichnung

  • Mitarbeiter

  • Zahlungsziel

  • Rechnungsstatus

  • Zahlungsmethode

  • Vollständig bezahlt am

  • Betrag (Netto)

  • Enthaltener Steueranteil (jeweils 1 Spalte für jeden Steuersatz)

  • Betrag (Brutto)

Rechts: Tatsächlich entgegengenommene Zahlungen

Diese Funktion berechnet den Umsatz auf Basis aller entgegengenommenen Zahlungen von Rechnungen. Zahlungsbelege der Registrierkasse (ohne eigene Rechnung) werden nicht berücksichtigt. Für diesen Fall findest Du ein Beispiel im Artikel "Umsatz berechnen".

Der Filter für den Zeitraum und die Zahlungsart bezieht sich in diesem Fall auf den tatsächlichen Zahlungseingang:

  • Wird eine Rechnung zB im Dezember 2020 gelegt, wobei die Zahlung aber erst im Jänner 2021 erfolgt, wird diese bei einem Filter für das Kalenderjahr 2020 nicht berücksichtigt.

  • Wird eine Rechnung 50/50 in bar und per Überweisung bezahlt, berücksichtigt ein Filter nach der Zahlungsart "bar" nur den entsprechenden Anteil und nicht die volle Rechnungssumme.

Da auch stornierte Rechnungen Zahlungseingänge aufweisen können, solltest Du diese bei der Berechnung des Umsatzes über den Rechnungsstatus Filter ausschließen, da sie nicht zu Deinem buchhalterischen Umsatz zählen.

Klicke auf "Zahlungsinformationen exportieren" um eine Liste aller Zahlungen, auf denen die aktuelle Berechnung basiert, als .csv Datei zu exportieren. Diese kannst Du dann zB in "Microsoft Excel" (bzw. "Numbers" am Mac) öffnen oder Deinem Steuerberater weiterleiten. Die Datei enthält folgende Informationen / Spalten:

  • Zahlungsdatum

  • Zahlungsart

  • Zahlung (brutto)

  • Rechnungsnummer

  • Rechnungsempfänger

  • Mitarbeiter

  • Rechnungsdatum

  • Rechnungssumme (brutto)

  • Rechnungsstatus

Darstellung von Teilzahlungen: Wird eine Rechnung durch mehr als eine Zahlung beglichen, so scheint in der Liste für jede dieser Zahlungen eine eigene Zeile auf. Der Rechnungsstatus bezieht sich dabei immer auf den aktuellen (= letztgültigen) Status der Rechnung. Das bedeutet, dass auch in der Zeile mit der ersten Teilzahlung der Rechnungsstatus "Bezahlt" ist, wenn die Rechnung inzwischen zur Gänze bezahlt wurde.


6. Gesammelter Download von PDF Rechnungen

Wenn Du mehrere Rechnungen auf einmal in PDF Form herunterladen möchtest (zB alle Rechnungen eines bestimmten Zeitraums für Deine Steuererklärung), so ist das ganz einfach möglich.

Stelle zunächst den gewünschten Filter ein, sodass nur jene Rechnungen in der Liste angezeigt werden, die Du gesammelt herunterladen möchtest. Klicke dann auf den Button "Umsatz berechnen", über der Rechnungsliste.

Klicke jetzt auf "Rechnungen downloaden" neben dem linken Button zum Exportieren der Rechnungsinformationen. Im folgenden Schritt kannst Du noch auswählen, ob die Rechnungen anonymisiert – also ohne Referenz auf den Patienten – exportiert werden sollen.

Bestätige den Export noch einmal mit einem Klick auf "Export starten", damit er für Dich vorbereitet wird. Du erhältst eine E-Mail mit einem Download Link, sobald der Export zur Verfügung steht. Das dauert je nach Anzahl der Rechnungen wenige Minuten bis zu einigen Stunden.

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