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In diesem Artikel findest Du:

  1. Die Auflistung all Deiner Zahlungsbelege
  2. Funktionen für einzelne Belege
  3. Belege suchen
  4. Belege filtern
  5. Umsatz berechnen & Belege exportieren

1. Die Auflistung all Deiner Zahlungsbelege

Die Tabelle zeigt Dir alle Zahlungsbelege an. Diese sind nach Belegnummer, absteigend sortiert (die höchste Nummer befindet sich ganz oben). Du kannst diese Sortierung umkehren (niedrigste Nummer ganz oben) indem Du auf die Spaltenüberschrift "Belegnummer" klickst. Der kleine Pfeil neben dem Titel zeigt Dir die aktuelle Sortierreihenfolge an.

ℹ️ Info: Alternativ lässt sich die Liste auch nach dem Datum des Belegs oder nach dem Mitarbeiter jeweils auf- oder absteigend sortieren. Klicke dazu auf den Titel der jeweiligen Spalte, um die Sortierung zu ändern.

Ein Info-Text über der Tabelle zeigt an, wie viele Belege sich insgesamt in Deinem System befinden.

Folgende Spalten werden Dir in der Tabelle angezeigt:

  • Belegnummer: Automatisch vergebene Nummer des Belegs. Mit einem Klick öffnet sich der Beleg in einem neuen Fenster.
  • Zahlungsart: Wird bei Einzelbelegen angezeigt (Bar, Bankomatkarte oder Kreditkarte).
  • Inhalt: Name des Patienten, für den der Beleg ausgestellt wurde oder besondere Belegart (zB Tagesabschluss, Monatsabschluss,...).
  • Datum: Datum, an dem der Beleg erstellt wurde.
  • Mitarbeiter: Aussteller des Belegs.
  • Betrag: Brutto Betrag des Belegs.

ℹ️ Info: Abhängig von den Privatsphäre Einstellungen von selbstständigen Mitarbeitern, kann es sein, dass deren Belege in dieser Liste nicht angezeigt werden.

2. Funktionen für einzelne Belege

Klicke auf das "..." Symbol am Ende einer Zeile in der Belegliste und wähle aus den folgenden Optionen:

  • Details ansehen: Öffnet den Beleg in einem neuen Fenster.
  • Beleg stornieren: ⚠️ Wichtig: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

3. Belege suchen

Oberhalb der Belegliste befindet sich das Suchfeld für Belege. Du kannst nach folgenden Daten Deiner Belege suchen:

  • Vorname und Nachname des Patienten: Es ist möglich auch nach Teilen des Names zu suchen. So liefert eine Suche nach "Mayer" auch Patienten mit dem Namen "Mayerhuber" oder "Schmidtmayer".
  • Vorname und Nachname des Mitarbeiters: Es ist möglich auch nach Teilen des Names zu suchen.
  • Belegnummer: Die Belegnummer muss exakt eingegeben werden. Eine Suche nach Teilen der Rechnungsnummer ist nicht möglich.

Nach dem Eingeben des Suchbegriffs wird die Belegliste automatisch aktualisiert und es werden nur noch Belege angezeigt, die den Kriterien entsprechen.

Eine Info-Leiste zeigt Dir zusätzlich an, dass gerade ein Filter aktiv ist und derzeit nicht alle Belege angezeigt werden. Mit einem Klick auf "Filter deaktivieren" wird die Suche zurückgesetzt und es werden wieder alle Belege angezeigt.

4. Belege filtern

Neben der Suche, lassen sich Belege auch nach bestimmten Kriterien filtern:

  • Mitarbeiter: Es werden nur Belege des ausgewählten Mitarbeiters angezeigt.
  • Zeitraum (von - bis): Es werden nur Belege angezeigt, bei denen das Datum innerhalb des ausgewählten Zeitraums liegt. Wenn Du nur das "von Datum" auswählst, werden alle Belege ab diesem Datum angezeigt. Wählst Du nur das "bis Datum" aus, werden alle Belege bis zu diesem Datum angezeigt.
  • Belegtyp: Wähle einen bestimmten Typ von Belegen (zB nur Monatsabschlüsse) aus oder entferne die Auswahl, um alle Belege anzuzeigen.
  • Zahlungsart: Es werden nur Belege mit der ausgewählten Zahlungsart angezeigt.

ℹ️ Info: Diese Filter werden mit der Suche kombiniert, sollte ebenfalls ein Suchbegriff eingetragen sein.

Beispiel für Filter nach allen Monatsabschlüssen seit 01. Jänner 2020

Möchtest Du zum Beispiel alle Monatsabschlüsse eines bestimmten Mitarbeiters, seit Jahresbeginn sehen, dann wähle gleichzeitig diese Filter aus:

  • Mitarbeiter: Auswahl des gewünschten Mitarbeiters
  • Zeitraum (von - bis): Von 01.01.2020
  • Belegtyp: Monatsabschluss

5. Umsatz berechnen & Belege exportieren

Klicke auf den Button "Umsatz berechnen", unten in der Filterleiste. Basierend auf den aktuell eingestellten Filtern – und den somit angezeigten Belegen – wird der Gesamtumsatz berechnet.

Klicke im Fenster mit dem Umsatz auf "Als CSV exportieren" um die aktuell angezeigte Belegliste als .csv Datei zu exportieren und zB in Excel zu öffnen oder an Deinen Steuerberater weiterzuleiten.

ℹ️ Info: Der Export von Belegen berücksichtigt alle aktiven Such- und Filtereinstellungen. Es werden nur jene Belege exportiert, die den aktuell eingestellten Kriterien entsprechen.

Inhalt der .csv Datei

Die .csv Datei enthält folgende Informationen / Spalten:

  • Belegnummer
  • Inhalt: Art des Belegs
  • Patient
  • Datum
  • Mitarbeiter
  • Betrag (Netto)
  • Betrag (Brutto)
  • Zahlungsart
  • Notiz: zB ob es sich um einen Test- oder Stornobeleg handelt.
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