Pokud si chcete přidat celou zaměstnaneckou strukturu, bude to pro vás nejsnazší provést přes hromadný import v sekci Zaměstnanci.

Jak postupovat?

Situace:

🙋‍♀️Budu dávat dohromady strukturu zaměstnanců sám/sama

🧑‍🤝‍🧑Strukturu zaměstnanců mi zpracuje kolega ze společnosti

Budete-li dávat dohromady strukturu zaměstnanců sám/sama, postupujte následovně:

Stáhněte si v sekci Aktualizace zaměstnanců aktuální excelovou tabulku a postupujte podle instrukcí na stránce. Pokud už máte nějaké údaje o zaměstnancích nahrané, stáhnou se spolu s tabulkou.
Zadejte si všechny zaměstnance včetně těch, na které průzkumy chodit nemají (např. mají jen dostávat výsledky). Hierarchickou strukturu organizace vytvoříte přiřazením e-mailu (příp. identifikátoru) nadřízeného ke každému zaměstnanci. (Vedoucí týmu mít uvedený e-mail nadřízeného nemusí, ale pokud ho uvedete, vytvoříte automaticky další tým, kam bude spadat daný vedoucí. V opačném případě bude tým stát v hierarchické struktuře samostatně.)
U každého zadaného člověka určete, jak s ním má Arnold primárně komunikovat (formou SMS/E-mailu), zda se bude účastnit průzkumů a v jakém jazyce má dostávat průzkumy/reporty.
Šablonu znovu nahrajte a uložte zaměstnance - tím celou strukturu aktualizujete a v sekci Zaměstnanci uvidíte nové týmy rozpadnuté podle vedoucího. Můžete si je podle potřeby přejmenovat (tužkou vpravo).⬇️

Strukturu zaměstnanců mi zpracuje kolega ze společnosti

Stáhněte si v sekci Aktualizace zaměstnanců aktuální excelovou tabulku, pošlete ji kolegovi, který ji vyplní. Kolegu je možné také přidat do admin portálu jako dalšího administrátora (v tom případě kontaktuje vašeho Customer Success manažera nebo nám napište přes Intercom vpravo dole), ale mějte na paměti, že v takovém případě získá stejná administrátorská práva jako vy, takže uvidí i do výsledků za celou společnost.
Nahrajte tabulku zpět a uložte zaměstnance. Tím celou strukturu aktualizujete a v sekci Zaměstnanci uvidíte nové týmy rozpadnuté podle vedoucího. Můžete si je podle potřeby přejmenovat (tužkou vpravo).

VIDEO: Nahrání zaměstnanců do administrace - 3 minuty

Další situace

1. Chci přidat nové zaměstnance do probíhajících průzkumů

Při ukládání hromadného importu můžete jednoduše přidat nové zaměstnance do probíhajících průzkumů, pomocí zaškrtnutí checkboxu (viz. screenshot). 👇

Po kliknutí na tlačítko Pokračovat, budete moci postupně v jednotlivých krocích přidat zaměstnance do onboardingu, jednorázových průzkumů, ale i do ostatní procesních průzkumů. Vybrat můžete jen některé a nebo všechny nově importované zaměstnance.

💡 Aby bylo možné zaměstnance do průzkumu přidat, musí daný průzkum právě probíhat. V opačném případě je daný krok přeskočen a vůbec se nezobrazí.

Jak vypadají jednotlivé kroky:

Onboarding Zaškrtněte, kterého nováčka chcete přidat Vyberte datum nástupu Zvolte požadovaný onboardingový průzkum (pokud máte více customizovaných onboardingů)
Jednorázový průzkum Vyberte, zda má být daný průzkum naplánovaný na všechny nebo jen na některé zaměstnance (pokud máte naplánovaný průzkum na celou organizaci, defaultně budou zaškrtnuti všichni noví zaměstnanci)
Ostatní procesní Zaškrtněte zaměstnance, které chcete přidat do daného procesního průzkumu Zvolte datum, kdy má být zaslaná pozvánka k vyplnění

2. Chci zařadit účastníka do již existujícího týmu

V hromadném importu stačí do tabulky přidat další řádek a přiřadit správného manažera v poli e-mail nadřízeného. Tím přidáte např. nového zaměstnance do již existujícího týmu (manažera už máte vytvořeného).

Jednotlivce můžete přidat i přes tlačítko Přidat jednotlivě a vybrat mu z nabídnuté roletky příslušný tým.

3. Účastník má dostat průzkum jen formou SMS (nemá e-mail)

Pole Pracovní e-mail je pro Arnolda hlavním identifikátorem a je povinné i pokud chcete posílat průzkum pouze formou SMS zprávy. V takovém případě zadejte správně telefonní číslo s předvolbou, vyberte jako hlavní kanál SMS a do pole Pracovní e-mail zadejte křížek a nějaký další unikátní údaj, např. příjmení účastníka: #jnovak, #jnovakova.

❗ Jeden identifikátor vždy odpovídá jedné osobě, stejně jako e-mail nadřízeného.

4. Chci účastníka smazat/aktualizovat

Stačí jeho řádek smazat z tabulky hromadného importu a tabulku uložit. Jednotlivce můžete smazat/aktualizovat i v sekci Zaměstnanci v příslušném týmu.

5. Chci smazat manažera

Abyste mohli smazat manažera, je třeba nejdříve převést každého člověka z jeho týmu pod jiné manažery změnou pole Email nadřízeného na správnou osobu. Pak teprve půjde z organizace smazat, protože na něj nebude navázaný žádný podřízený.

ℹ️ Pole E-mail nadřízeného můžete nechat nevyplněné. V tom případě se vám lidé bez nadřízených seskupí do týmu Bez vedoucího.

6. Chci přejmenovat tým

Stačí si v sekci Zaměstnanci najet na pole tužky vedle jména manažera a tým přejmenovat.

VIDEO: Přejmenování týmů - 1 minuta

7. Vedou jeden tým dva lidé?

Arnold má možnost vytvořit manažerskou strukturu jen podle jednoho ukazatele a tím je pole e-mail nadřízeného. Lidem, kteří v této kolonce mají uvedený e-mail pak Arnold automaticky generuje reporty za odeslatelné průzkumy, které uskutečníte.

Pokud nastane situace, že jeden tým vedou dva manažeři, vyberte jednoho z nich, kterému bude Arnold generovat reporty automaticky. Bude také uveden v hlavičce reportu jako týmový vedoucí. Druhého z manažerů můžete v sekci Příjemci výsledků vybrat jako dodatečného příjemce výsledků za daný tým. Arnold pak bude report generovat pro oba manažery. Je na vás, zda jim je odešlete nebo ne.