Přeskočit na hlavní obsah

Hromadná aktualizace týmů a zaměstnanců pomocí Excelu

→ přidejte si celou organizační strukturu pomocí importu Excel souboru.

Ondřej Benek avatar
Autor: Ondřej Benek
Aktualizováno před více než týdnem

Organizační strukturu v Arnoldovi můžete upravit hromadně pomocí Excelu – stačí využít funkci Aktualizovat hromadně. Umožní vám snadno přidávat, mazat nebo přesouvat zaměstnance a týmy.


Jak postupovat?


1. Stáhněte si šablonu pro import

  • V administraci přejděte do sekce Organizační struktura.

  • Klikněte na Aktualizovat hromadně.

  • V Kroku 1 si stáhněte šablonu ve formátu .xlsx.

    • (Pokud s Arnoldem teprve začínáte, bude tabulka prázdná. Pokud už máte data nahraná, stáhne se verze s vyplněnými údaji.)


2. Jak s Excel tabulkou pracovat

Šablona obsahuje 3 listy:

  • Nápověda – informativní

  • Zaměstnanci – zde upravujete osoby (jejich údaje, zda jsou účastníci průzkumů, do jakých týmů patří nebo zda některé týmy vedou, apod.)

  • Týmy – zde upravujete názvy a hierarchii týmů

Záložka Zaměstnanci

Záložka Zaměstnanci slouží k úpravám jednotlivých členů vaší organizace. Každý řádek představuje jednoho zaměstnance.

  • Povinné údaje: Jméno, Příjmení a Pracovní e-mail nebo telefonní číslo

Kromě těchto polí můžete doplnit i další informace, jako:

  • Preferovaný způsob kontaktu – vyplňujete EMAIL (v takovém případě musíte vyplnit e-mailovou adresu) nebo SMS (pak musíte vyplnit telefonní kontakt)

  • Jazyk průzkumů/reportů – vyplňujete ISO kód jazyka (např. cs, sk, en, pl)

  • Zda je účastník průzkumů – vyplňujete Y (ano) nebo N (ne) – pokud má jet dostávat reporty s výsledky

  • Do jakého týmu patří nebo zda nějaký tým vede

💡Nejčastější úpravy:

  • Přidání zaměstnance: Přidejte nový řádek a vyplňte potřebná pole.

  • Přesun do jiného týmu: V poli C – Název týmu / ID týmu zadejte nový tým.

  • Změna vedoucího týmu:

    • U původního vedoucího smažte název týmu v poli J – Název týmu, pokud nějaký vede.

    • Novému vedoucímu tento název přiřaďte.

  • Odstranění zaměstnance: Odstraňte celý řádek.

  • Úprava jména nebo kontaktu: Proveďte změny přímo v řádku.

Záložka Týmy

Záložka Týmy slouží k přehledu a správě týmů ve vaší organizaci. Každý řádek představuje jeden tým. Pomocí této tabulky můžete vytvářet nové týmy, přejmenovávat stávající nebo nastavovat jejich vzájemné vztahy (např. podtýmy).

  • Povinné údaje: Název týmu

Pravidla pro úpravu údajů:

  • Sloupec „ID týmu“ nechte prázdný, pokud nepoužíváte vlastní identifikátory týmů například z interních systémů. Arnold automaticky vytvoří ID při importu. Pokud už ID v tabulce je, neměňte ho – slouží k jednoznačné identifikaci týmu v systému.

  • Název týmu musí být přesně shodný (včetně diakritiky) ve všech částech souboru. Pokud upravujete název v záložce Týmy, změňte ho i ve všech řádcích v záložce Zaměstnanci, kde se daný tým používá. Pokud se v názvu vyskytne chyba, překlep nebo rozdíl mezi záložkami Týmy a Zaměstnanci, import vám tuto chybu nahlásí a změny nebude možné potvrdit.

  • Nadřazený tým vyplňte tehdy, pokud má být tým zařazen jako podtým jiného. Tímto způsobem lze vytvořit celou organizační hierarchii.


3. Soubor uložte a nahrajte ho zpět do Arnolda

  • Po uložení přejděte v Arnoldovi opět do sekce Organizační struktura > Aktualizovat hromadně.

  • V Kroku 2 klikněte na Nahrát data a vyberte upravený Excel soubor z uložiště vašeho počítače.

  • Arnold import zkontroluje:

    • Pokud se objeví chyby (např. chybějící údaje, překlepy v názvech týmů, duplicity apod.), zobrazí se červeně vpravo.

    • Chyby je nutné opravit – jinak nelze změny potvrdit.

  • Jakmile máte všechny chyby opravené, klikněte na Potvrdit změny.

Na závěr vám Arnold nabídne možnost přidat nově zadané zaměstnance do právě probíhajících průzkumů a přehledně zobrazí souhrn všech provedených změn.

Po kliknutí na Aktualizovat organizaci se spustí import. U větších organizací může jeho zpracování trvat několik minut.


Dostali jste odpověď na svou otázku?