Let op: Dit artikel is alleen relevant wanneer je als school geen gebruik maakt van een koppeling met Entree (VO) of Basispoort (PO).
Bij Basicly is het belangrijk om de leerlingen toe te voegen aan de 'Mijn School'-omgeving. Voeg je een heleboel leerlingen toe? Dan is het uploaden van leerlingen middels een csv-bestand* handig. Je kunt dan in één keer een hele lijst met leerlingen toevoegen.
*Een csv-bestand is een bestand dat je kunt openen met een spreadsheetprogramma (bijvoorbeeld Excel). Een csv-bestand wordt meestal gebruikt voor het opslaan van gegeven van leerlingen, werknemers of klanten.
Stap 1 - Een csv-bestand exporteren
Voor het exporteren van een csv-bestand heb je een programma nodig waarin jullie de gegevens van de leerlingen hebben staan. Denk hierbij aan ParnasSys of Magister.
Exporteer, vanuit het programma waar jullie mee werken, een csv-bestand met de gegevens van de leerlingen per klas. Vaak vraagt het programma jou al welke gegevens je in het bestand terug wil laten komen. Kies in dat geval voor voornaam, achternaam en (optioneel) e-mailadres. Sla het bestand op op je computer. De ICT-er op school kan je meestal goed helpen bij deze stap. Vraag de bestanden eventueel op bij hem of haar!
Extra uitleg ParnasSys:
1. Exporteer in ParnasSys een EDEXML-bestand per klas.
De volgende gegevens zijn belangrijk om mee te nemen in dit bestand:
voornaam, achternaam en (optioneel) e-mailadres
van de leerlingen. Let op: in de onderstaande video voegen wij ook de geboortedatum
toe. Dit is niet langer nodig! Alleen voor- en achternaam zijn verplicht.
2. Open dit bestand op je computer in Excel en sla het bestand op
als nieuw bestand. Geef hierbij aan dat je het op wil slaan als
een csv-bestand ('door komma's gescheiden').
3. Dit bestand kun je vervolgens uploaden bij Basicly.
Bekijk hieronder eventueel onze uitgebreide uitleg over het aanpassen
van je EDEXML-bestand en het uploaden van de leerlingen.
Extra uitleg Magister:
Deze stap kan alleen uitgevoerd worden door iemand die beheerder is
binnen Magister. Vraag je ICT-er dus om hulp. Instructies voor de ICT-er:
1. Ga naar het 'Leerlingoverzicht'
2. Ga naar de 'kolomkiezer'
3. Kies de juiste kolommen (voornaam, achternaam en
(optioneel) e-mailadres van de leerlingen
4. Klik op 'voltooien'
5. Kies voor 'Export' en sla het bestand op op je computer
7. Open het bestand in Excel
8. Controleer of je de juiste kolommen terugziet. Zo niet: pas het bestand
dan zelf aan.
9. Klik op 'Opslaan Als' en sla het bestand voor de zekerheid opnieuw op
als csv-bestand ('door komma's gescheiden').
Let op: doe deze stappen per klas, zodat je per klas een csv-bestand hebt.
Kan dit niet? Exporteer dan een csv-bestand met alle leerlingen.
Selecteer en kopieer de leerlingen van één specifieke klas en open een
nieuw bestand waar je deze gegeven in plakt. Sla dit bestand nu op zoals
omschreven staat bij stap 9 en herhaal dit voor de andere klassen.
Stap 2 - De leerlingen importeren
Open nu, op het platform van Basicly, de klas die je eerder aangemaakt hebt. Klik op 'Leerlingen' en op 'Leerling toevoegen'. Importeer nu het csv-bestand dat je zojuist hebt opgeslagen voor deze klas.
Een csv-bestand importeren binnen een klas
Stap 3 - Kolomnamen
Geef nu aan welke kolom uit je bestand hoort bij welk onderwerp (zie afbeelding hieronder). Heb je dit gedaan? Dan verschijnen de leerlingen in een lijst. Controleer de lijst en klik - onderaan de pagina - op 'importeren'.
Zorg ervoor dat je iedere kolomnaam definieert: ook wanneer de geboortedatum en het e-mailadres niet in het csv-bestand staan. Kies dan voor 'geen geboortedatum' en 'geen e-mail'.
De kolommen koppelen aan de juiste velden
Stap 4 - Controle
De leerlingen zijn nu toegevoegd aan de klas. Controleer de lijst met gegevens.
Tip
Wil je liever alle leerlingen in één keer toevoegen aan het platform (in plaats van per klas)? Exporteer dan één csv-bestand met alle leerlingen. Importeer dit bestand in 'Mijn School' onder 'Leerlingen'. Vergeet vervolgens niet om de leerlingen nog toe te voegen aan de juiste klas. Navigeer daarvoor naar de klas en klik op 'Leerlingen'. Kies voor 'Leerlingen toevoegen' en vink de juiste leerling(en) aan in de lijst. Klik tot slot op 'toevoegen'.
Roept dit artikel vragen bij je op?
Stel je vragen gerust via hoi@basicly.co of via de chat.