Kundendatei in Beautinda richtig nutzen

Im Studioalltag entstehen zu Kunden oft viele Informationen:

Wenn diese Informationen nur im Kopf, auf Zetteln oder verteilt in Chats liegen, geht schnell etwas verloren. Genau dafür ist die Kundendatei da: Damit du alles geordnet, nachvollziehbar und für dein Team zugänglich an einem Ort verwalten kannst.

Du findest die Kundendatei im Bereich „Kunden“.

Dort erhältst du eine Übersicht über alle angelegten Kunden. Über die Suchfunktion kannst du schnell nach einzelnen Personen suchen. Zusätzlich gibt es weitere Bereiche wie zum Beispiel den Posteingang oder Duplikate, damit Kundendaten möglichst sauber und übersichtlich bleiben.

Die Kundenliste ist also dein Startpunkt, um bestehende Kunden aufzurufen, neue Kunden anzulegen oder Einträge zu prüfen.

Nicht jeder Kunde kommt automatisch durch eine Online-Buchung ins System. Viele Studios arbeiten auch mit:

Damit auch diese Personen vollständig im System erfasst sind, kannst du Kunden manuell anlegen.

Das ist besonders sinnvoll, wenn du schon vor dem ersten Termin Informationen speichern möchtest oder wenn du Kundendaten bewusst sauber pflegen willst, statt erst auf eine spätere Online-Buchung zu warten.

Beim Anlegen eines Kunden kannst du persönliche Daten und Kontaktdaten hinterlegen.

Hierzu gehören zum Beispiel:

Diese Angaben helfen dir nicht nur bei der Grundverwaltung, sondern auch bei einer persönlicheren Betreuung. Gerade Geburtstage oder korrekt gepflegte Namen können im Kundenkontakt einen echten Unterschied machen.

Außerdem kannst du speichern:

Diese Daten sind wichtig, wenn du Kunden erreichen, zuordnen oder korrekt dokumentieren möchtest. Je sauberer die Daten gepflegt sind, desto einfacher werden spätere Prozesse – zum Beispiel bei Rückfragen, Terminabsprachen oder Auswertungen.

In der Kundendatei kannst du verschiedenen Kunden Kategorien zuweisen, zum Beispiel:

Diese Kategorien sind vor allem für deine interne Organisation wichtig.

Sie helfen dir dabei, Kunden nicht nur als Datensatz zu sehen, sondern besser einzuordnen. So kannst du schneller erkennen:

Gerade bei mehreren Mitarbeitenden sorgt das für mehr Klarheit im Team. Statt dass Informationen nur mündlich weitergegeben werden, sind sie direkt in der Kundendatei sichtbar.

Ein besonders wichtiger Bereich in der Kundendatei ist die allgemeine Kundennotiz.

Hier kannst du interne Informationen speichern, die für dein Studio relevant sind. Zum Beispiel:

Der große Vorteil: Solche Informationen bleiben direkt am Kundenprofil und gehen nicht verloren. Wenn ein anderer Mitarbeitender den Kunden später betreut, ist der Kontext direkt sichtbar.

Die Kundennotiz ist also vor allem für alles gedacht, was intern wichtig ist und in Zukunft wieder relevant werden kann.

Zusätzlich gibt es den Bereich „Kundeninfo (bei Terminerstellung sichtbar)“.

Dieser Bereich ist besonders praktisch, wenn bestimmte Hinweise genau im Moment der Buchung oder Terminplanung sichtbar sein sollen.

Das ist sinnvoll für Informationen, die im Arbeitsalltag sofort auffallen müssen, zum Beispiel:

Der Unterschied zur allgemeinen Kundennotiz ist also:

Dadurch kannst du Informationen gezielt dort platzieren, wo sie im Alltag am meisten helfen.

In der Kundendatei gibt es außerdem einen Bereich zur Marketing-Kommunikation.

Dort kannst du festhalten, dass ein Kunde ausdrücklich zugestimmt hat, Marketing-E-Mails oder SMS zu erhalten.

Das ist wichtig, weil solche Zustimmungen nicht einfach vorausgesetzt werden dürfen. Der Hinweis im System erinnert dich daran, dass diese Einwilligung:

Die Funktion dient also nicht einfach nur als Häkchen, sondern als bewusste Dokumentation dafür, dass du eine gültige Zustimmung vorliegen hast.

Wenn du einen Kunden aus der Liste öffnest, gelangst du in das jeweilige Kundenprofil. Dort findest du mehrere Reiter, die unterschiedliche Zwecke erfüllen.

Die Übersicht ist die zentrale Arbeitsfläche zum Kunden.

Hier kannst du direkt:

Zusätzlich siehst du dort grundlegende Informationen wie:

Außerdem kannst du dort studiointerne Steuerungen vornehmen, zum Beispiel:

Wenn diese Funktion aktiviert wird, kannst du gezielt festlegen, dass für diesen Kunden eine Anzahlung relevant ist.

Das ist besonders sinnvoll, wenn es in der Vergangenheit Probleme gab oder du dich bei bestimmten Kunden zusätzlich absichern möchtest. So kannst du individueller arbeiten und musst nicht für alle Kunden dieselben Regeln anwenden.

Wenn ein Kunde gesperrt wird, kann dieser keine Online-Buchung mehr abschließen.

Diese Funktion ist sinnvoll, wenn du einen Kunden bewusst von weiteren Online-Buchungen ausschließen möchtest – etwa bei wiederholten Problemen, Nichterscheinen oder anderen internen Gründen.

Damit wird die Kundendatei nicht nur zur Dokumentation, sondern auch zu einem aktiven Steuerungsinstrument für dein Studio.

Im Reiter „Termine“ bekommst du einen schnellen Überblick über die bisherige Historie des Kunden.

Dort siehst du zum Beispiel:

Das ist im Alltag sehr hilfreich, weil du dadurch sofort ein Gefühl für die Kundenbeziehung bekommst.

Ein paar Beispiele:

Zusätzlich kannst du in diesem Bereich vergangene Termine einsehen und direkt einen neuen Termin hinzufügen. Dadurch ist die Kundenhistorie nicht losgelöst vom Alltag, sondern direkt nutzbar.

Im Reiter „Anhang“ kannst du Dateien direkt dem Kundenprofil zuordnen.

Dazu gehören:

Das ist besonders praktisch, wenn du Unterlagen oder Bilder nicht separat speichern möchtest, sondern direkt beim richtigen Kunden hinterlegen willst.

So bleibt alles sauber zusammen:

Gerade bei längerer Kundenbeziehung oder dokumentationspflichtigen Abläufen ist das ein großer Vorteil.

Die Kundendatei ist nicht nur für Einzelpersonen hilfreich, sondern vor allem dann, wenn mehrere Mitarbeitende mit denselben Kunden arbeiten.

Sie sorgt dafür, dass Wissen nicht nur im Kopf einer einzelnen Person bleibt. Stattdessen wird es:

Das schafft mehr Qualität im Kundenservice und reduziert Missverständnisse im Team.

Am meisten bringt dir die Kundendatei, wenn du sie nicht nur gelegentlich öffnest, sondern konsequent pflegst.

Sinnvoll ist zum Beispiel:

Je konsequenter die Pflege, desto stärker wird die Kundendatei zu einem echten Organisationswerkzeug statt nur zu einer Kontaktliste.

Die Kundendatei in Beautinda ist deine zentrale Kundenkartei. Sie hilft dir dabei, Kundendaten nicht nur zu speichern, sondern Kundenbeziehungen strukturiert zu verwalten.

Du kannst damit:

So wird aus einzelnen Kundendaten ein vollständiger Überblick, der dir und deinem Team den Studioalltag deutlich erleichtert.

Ich habe in den verfügbaren internen Quellen dazu nichts Abrufbares gefunden und den Artikel daher auf Basis deiner Screenshots und der sichtbaren UI aufgebaut.