Mit der Funktion Formulare & Verträge kannst du eigene Fragebögen, Einverständniserklärungen oder Verträge in Beautinda anlegen und direkt an deine Kundinnen und Kunden senden.
Die Kund:innen können das Formular online ausfüllen oder einen Vertrag digital unterschreiben. Anschließend wird alles automatisch gespeichert und kann als PDF heruntergeladen werden.
Typische Beispiele sind:
Einverständniserklärungen für Tattoo, Kosmetikbehandlungen oder Permanent Make-up
Gesundheitsfragebögen vor einer Behandlung
Allergie-Checks
Behandlungs- oder Schulungsverträge
Allgemeine Kundenformulare
Wo finde ich Formulare & Verträge?
Du findest die Funktion unter:
Einstellungen → Unternehmen → Formulare & Verträge
Dort gibt es drei Bereiche:
Formulare
Hier findest du alle aktiven Formular-Vorlagen, z. B. Fragebögen oder Gesundheitsformulare.
Verträge
Hier findest du alle aktiven Vertragsvorlagen, z. B. Einverständniserklärungen oder Behandlungsverträge.
Archiv
Hier findest du ältere Vorlagen, die nicht mehr aktiv genutzt werden.
Neues Formular oder neuen Vertrag erstellen
Gehe zu Einstellungen → Unternehmen → Formulare & Verträge und klicke auf „Neues Formular“ oder lege eine neue Vertragsvorlage an.
Bei Formularen kannst du unter anderem festlegen:
Name des Formulars
Einführungstext für Kund:innen
Fragen
Art der Frage, z. B. offene Frage
Pflichtfragen
optional: automatischer Versand bei bestimmten Services
Bei Verträgen kannst du den Vertragstext hinterlegen und Kund:innen digital unterschreiben lassen.
Wie bekommt der Kunde das Formular oder den Vertrag?
Es gibt zwei Möglichkeiten.
Möglichkeit 1: Per E-Mail-Link versenden
Du kannst ein Formular oder einen Vertrag direkt aus dem Kundenprofil oder dem Termin heraus an Kund:innen senden.
So funktioniert es:
Öffne das Kundenprofil oder den Termin.
Klicke auf „Formular ausfüllen“ bzw. „Vorlage senden“.
Wähle die passende Vorlage aus.
Entscheide, ob die Vorlage per E-Mail gesendet werden soll.
Der Kunde erhält automatisch eine E-Mail mit einem Link.
Der Kunde öffnet den Link im Browser, füllt das Formular aus oder unterschreibt den Vertrag.
Die Antwort wird automatisch im Kundenprofil gespeichert.
Bei Verträgen erhält der Kunde nach der Unterschrift automatisch eine Bestätigungs-Mail mit dem unterzeichneten PDF im Anhang.
Wichtig: Der Link ist 30 Tage gültig und kann nur einmal verwendet werden.
Möglichkeit 2: Vor Ort am Tablet ausfüllen lassen
Du kannst Formulare und Verträge auch direkt vor Ort ausfüllen lassen.
So funktioniert es:
Öffne das Kundenprofil auf deinem Gerät.
Klicke auf „Formular ausfüllen“.
Wähle die gewünschte Vorlage aus.
Gib das Tablet oder Gerät an den Kunden weiter.
Der Kunde füllt das Formular aus oder unterschreibt den Vertrag direkt vor Ort.
Die Eingabe wird sofort im Kundenprofil gespeichert.
Automatischer Versand bei bestimmten Services
Du kannst festlegen, dass ein Formular oder Vertrag automatisch versendet wird, sobald ein bestimmter Service gebucht wird.
Beispiel:
Die Vorlage „Einverständnis Microblading“ wird automatisch versendet, sobald ein Kunde den Service „Microblading“ oder „Powder Brows“ bucht.
Dazu aktivierst du in der Vorlage den automatischen Versand und wählst die passenden Services aus.
Es gibt zwei Versandarten:
Bei jedem Termin
Der Kunde erhält das Formular oder den Vertrag bei jeder neuen Buchung dieses Services erneut.
Einmalig pro Kunde
Der Kunde erhält die Vorlage nur einmal. Das ist besonders sinnvoll für allgemeine Einverständniserklärungen oder Stammdatenformulare.
Der automatische Versand wird ausgelöst, sobald die Buchung bestätigt ist.
Was sehe ich im Kundenprofil?
Im Kundenprofil findest du im Bereich Formulare & Verträge alle zugehörigen Einträge.
Es gibt verschiedene Status:
Ausstehend
Das Formular oder der Vertrag wurde verschickt, aber noch nicht ausgefüllt bzw. unterschrieben.
Falls der Kunde die E-Mail nicht findet, kannst du den Link erneut versenden.
Eingereicht
Der Kunde hat das Formular ausgefüllt oder den Vertrag unterschrieben.
Du kannst den Eintrag öffnen und alle Antworten, den Vertragstext sowie die Unterschrift ansehen.
Außerdem kannst du die ausgefüllten Formulare oder unterschriebenen Verträge als PDF herunterladen.
Auch im Termin-Detail werden zugehörige Formulare und Verträge angezeigt. So siehst du direkt am Termin, ob bereits alles ausgefüllt wurde oder noch etwas fehlt.
Warum kann ich eine Vorlage nicht mehr bearbeiten?
Sobald eine Vorlage einmal an einen Kunden verschickt wurde, wird sie automatisch gesperrt.
Das ist wichtig, damit alle Kund:innen, die diese Vorlage erhalten oder unterschrieben haben, exakt dasselbe Dokument vorliegen hatten. Gerade bei Verträgen und Einverständniserklärungen ist das besonders wichtig.
Nach dem ersten Versand kannst du Folgendes weiterhin tun:
Vorlage archivieren
Auto-Send-Einstellungen ändern
Services für den automatischen Versand anpassen
Versandhäufigkeit ändern
Nicht mehr möglich ist:
Fragen ändern
Vertragstext ändern
Namen der Vorlage ändern
bestehende Inhalte nachträglich bearbeiten
Wenn du nach dem Versand einen Tippfehler oder eine inhaltliche Änderung bemerkst, lege bitte eine neue Vorlage an und archiviere die alte Vorlage.
Was passiert beim Archivieren?
Wenn du eine Vorlage archivierst, wird sie nicht mehr für neue Vorgänge aktiv angeboten. Bereits ausgefüllte Formulare und unterschriebene Verträge bleiben aber weiterhin gespeichert und können weiterhin eingesehen oder als PDF heruntergeladen werden.
Häufige Fragen
Ich kann meine Vorlage nicht mehr bearbeiten. Warum?
Die Vorlage wurde bereits an mindestens einen Kunden versendet und ist deshalb gesperrt.
Bitte archiviere die alte Vorlage und lege eine neue Version an.
Der Kunde hat den Link nicht erhalten. Was kann ich tun?
Öffne im Kundenprofil den ausstehenden Eintrag und nutze „Erneut versenden“. Dadurch wird ein neuer Link erzeugt.
Der Kunde hat die Mail gelöscht oder den Link verloren.
Nutze ebenfalls „Erneut versenden“ im ausstehenden Eintrag im Kundenprofil.
Der Link funktioniert nicht mehr. Woran liegt das?
Das kann mehrere Gründe haben:
Der Link wurde bereits verwendet.
Der Link ist älter als 30 Tage.
Es wurde bereits ein neuer Link über „Erneut versenden“ erzeugt. Dadurch wird der alte Link ungültig.
Wo finde ich den unterschriebenen Vertrag?
Im Kundenprofil unter Formulare & Verträge.
Öffne dort den jeweiligen Eintrag. Anschließend kannst du den Vertrag ansehen und als PDF herunterladen.
Alternativ findest du zugehörige Formulare und Verträge auch im jeweiligen Termin-Detail.
Bekommt der Kunde eine Kopie des Vertrags?
Ja. Nach der digitalen Unterschrift erhält der Kunde automatisch eine Bestätigungs-Mail mit dem fertigen PDF im Anhang.
Kann ich Bilder in einen Vertrag einfügen?
Ja. Im Vertragseditor gibt es einen Bild-Button. Eingefügte Bilder werden auch im PDF angezeigt.
Wie funktionieren Pflichtfelder bei Formularen?
Beim Erstellen einer Frage kannst du diese als Pflichtfrage markieren.
Der Kunde kann das Formular dann erst absenden, wenn diese Frage beantwortet wurde.
Wie schalte ich den automatischen Versand wieder aus?
Öffne die Vorlage und entferne unter Auto-Send alle ausgewählten Services.
Danach wird die Vorlage nicht mehr automatisch versendet. Manuell kannst du sie weiterhin versenden.
Kann ich eine Vorlage löschen?
Eine Vorlage kann nur gelöscht werden, wenn sie noch nie versendet wurde.
Sobald sie einmal versendet wurde, bleibt sie aus Dokumentationsgründen bestehen. Du kannst sie dann aber archivieren.
Was sieht der Kunde?
Bei Versand per E-Mail erhält der Kunde eine Nachricht mit einem Button zum Öffnen des Formulars oder Vertrags.
Nach dem Klick öffnet sich eine Beautinda-Webseite im Browser. Dort kann der Kunde:
das Formular ausfüllen
den Vertrag lesen
den Vertrag digital unterschreiben
das Formular absenden
Bei Formularen erscheint anschließend eine kurze Bestätigung im Browser.
Bei Verträgen erhält der Kunde zusätzlich automatisch eine E-Mail mit dem unterschriebenen PDF im Anhang.