Zahlungen, offene Salden und Zahlungsmethoden effektiv verwalten
Die Verwaltung von Zahlungen, offenen Salden und Zahlungsmethoden von Kund:innen ist entscheidend für einen reibungslosen Finanzbetrieb. Diese Anleitung gibt dir einen Überblick über die wichtigsten Prozesse und zeigt dir konkrete Schritte zur Behandlung häufiger Zahlungsszenarien.
Überblick über das Zahlungsmanagement
Das Zahlungsmanagement umfasst die Verfolgung offener Salden, die Bearbeitung von Rechnungen und die Verwaltung von Zahlungsmethoden der Kund:innen. Wenn du diese Prozesse kennst, kannst du pünktliche Zahlungen sicherstellen und genaue Finanzaufzeichnungen führen.
Offene Salden und Rechnungen bearbeiten
Zahlungen für offene Salden einziehen
Wenn für ein Kundenkonto keine Zahlungsdaten hinterlegt sind, wird der interne Kontostand als negativ angezeigt.
Diese Situation tritt in der Regel auf, wenn eine Zahlung nicht erfolgreich eingezogen oder erfasst wurde – das bedeutet, dass der Kontakt nicht bezahlt hat oder die Zahlung nicht verarbeitet wurde.
So siehst du eine Liste der Mitglieder mit offenen Salden:
Option 1:
Gehe zu Marketing > Smartlists > Smartlist erstellen.
Erstelle eine neue Smartlist.
Wähle Parameter hinzufügen > Mitgliederinformationen > Kontostand.
Wähle die Option kleiner oder gleich -1 und klicke dann auf Hinzufügen.
Am unteren Seitenrand siehst du unter Übersicht eine Liste der Mitglieder mit negativem Kontostand und/oder unbezahlten Rechnungen.
Option 2:
Diese Option zeigt nur unbezahlte Rechnungen an – nicht Mitglieder mit negativem Kontostand.
Gehe zu Analytik > Berichte.
Wähle Unbezahlte Rechnungen.
3. Erstelle den Bericht.
Du siehst dann eine Liste aller unbezahlten Rechnungen.
Zahlungsmethoden verwalten und unbezahlte Rechnungen einziehen
Du kannst dem Profil eines Mitglieds eine Zahlungsmethode hinzufügen, wenn noch keine hinterlegt ist. Gehe dazu zum Mitgliederprofil, scrolle auf der linken Seite nach unten – dort findest du die Option zum Hinzufügen einer Zahlungsmethode.
Wenn bereits eine Zahlungsmethode gespeichert ist und das Mitglied einen negativen Kontostand hat, kann dies auf eine unbezahlte Subscription zurückzuführen sein. Klicke auf Kontostand anpassen, um den Kontostand mit der hinterlegten Zahlungsmethode auszugleichen.
Klicke dann auf Weiter.
Du kannst dann die hinterlegte Zahlungsmethode belasten. Wenn der negative Saldo auf eine unbezahlte Subscription zurückzuführen ist, gehe zu Abrechnung im Mitgliederprofil und wähle die Subscription am unteren Ende aus.
Auf der rechten Seite der Subscription siehst du die Option, die Zahlungsmethode hinzuzufügen. Damit kannst du die Zahlungsmethode auswählen, die das Mitglied nun hinterlegt hat.
Wenn das Mitglied eine unbezahlte Rechnung hat, gehe zu seinem Profil und klicke unter dem Feld Unbezahlte Rechnungen auf Zahlung einziehen.
Damit kannst du das Mitglied über die hinterlegte Zahlungsmethode belasten.
Häufige Zahlungsprobleme lösen
Stelle sicher, dass Zahlungsmethoden immer aktuell sind, um Verzögerungen bei der Zahlungsverarbeitung zu vermeiden.
Überprüfe regelmäßig offene Salden und Rechnungen, um genaue Finanzaufzeichnungen zu führen.
Nutze automatisierte Tools und Berichte, um ausstehende Zahlungen effizient zu verfolgen und zu verwalten.
Mit diesen Schritten kannst du Zahlungen, offene Salden und Zahlungsmethoden von Kund:innen effektiv verwalten und so einen reibungslosen Ablauf für dein Unternehmen und deine Kund:innen sicherstellen.