Étape 1 : Créer une ou plusieurs séance(s) d'une activité
Pour cela, vous avez 2 possibilités :
Depuis le Calendrier
Cliquez sur "Ajouter des séances" :
Puis sélectionnez l'activité sur laquelle vous souhaitez ajouter une séance puis confirmez :
Une fois cela fait, vous allez tomber sur le formulaire de création de séance :
Depuis ce formulaire,
Vous pouvez personnaliser le nom et/ou la description de cette séance en particulier si vous souhaitez mettre en valeur un événement spécial tel qu'un anniversaire, une classe à thème, etc. Pour ce faire, cliquez sur "Définir un nom personnalisé", puis saisissez votre nouveau nom et/ou votre nouvelle description et cliquez sur Enregistrer.
Le nom et/ou la description personnalisés seront affichés dans le backoffice et du côté des membres chaque fois que la séance apparaîtra.
Pour revenir au nom et à la description par défaut, vous pouvez vider les champs personnalisés et enregistrer de nouveau le formulaire de la séance.
Veuillez noter que sur Classpass, la séance continuera d'afficher le nom et la description d'origine.
Vous avez la possibilité de créer, ou bien une unique séance ou bien des séances récurrentes mensuelles, hebdomadaires ou quotidiennes.
Une fois le formulaire rempli, cliquez sur "Enregistrer" :
Depuis l'onglet Mon Club,
Ouvrez l'onglet puis cliquez sur Mes activités, sélectionnez l'activité de votre choix :
Puis cliquez sur « Ajouter des séances ».
Vous allez à nouveau tomber sur le formulaire de création de séance.
Étape 2 : Modifier une ou plusieurs séances
Rendez vous dans le Calendrier puis cliquez sur la séance à modifier :
Dans ce formulaire
Vous allez pouvoir modifier toutes les caractéristiques de la session : l'activité, la date, l'heure, la durée, l'effectif, la taille de la liste d'attente, etc.
Vous allez également pouvoir modifier le professeur titulaire OU sélectionner un remplaçant qui assurera la séance en l’absence du professeur titulaire.
Une fois cela fait, vous serez amené à une seconde étape où il vous sera proposé d'informer vos clients ou non des changements effectués.
Vous aurez également la possibilité de modifier une seule séance, ou bien de sélectionner les séances similaires que vous souhaitez modifier.
ATTENTION : Cela ne modifiera que les séances FUTURES de ce type de séance (et non celles du passé).
Étape 3 : Annuler une séance
Pour annuler une séance, il vous suffit de vous rendre sur le Calendrier, puis de sélectionner la séance de votre choix et de cliquer sur annuler.
ATTENTION : Cette action est réversible, mais les réservations et la liste d'attente ne seront pas restaurées.
Quand vous cliquez sur "Annuler", une fenêtre apparait :
Vous pourrez alors prévenir vos clients et annuler les séances similaires.
ATTENTION : Une séance annulée est toujours visible par les élèves. Pour masquer les séances annulées sur le calendrier client, rendez vous dans Paramètres > Personnalisation.
Étape 4 : Masquer une séance annulée
Côté manager : Cliquez sur la molette en haut à gauche du Calendrier, puis "Masquer les annulations" :
Côté client : Rendez vous dans Paramètres puis Personnalisation. Désélectionnez "Afficher les séances annulées sur le calendrier client".
Étape 5 : Restaurer une séance annulée
Pour restaurer une séance annulée, il vous suffit de vous rendre dans Calendrier, puis de cliquer sur la séance annulée.
Cliquez sur "Restaurer la séance" :
ATTENTION : Les réservations et la liste d'attente ne seront pas restaurées, Il faudra réinscrire manuellement vos élèves.
Étape 6 : Supprimer une séance
Pour supprimer une séance, il faut en amont l'avoir annulé. Une fois cela fait, vous pouvez vous rendre sur le Calendrier, puis cliquer sur la séance que vous souhaitez supprimer.
ATTENTION : Il est impossible de supprimer une séance sur laquelle il y a des réservations