La surveillance des accès vous permet de vérifier la validité de l'accès des membres en temps réel et de vous assurer que seuls les membres autorisés entrent dans votre studio. Les informations les plus importantes sur les membres sont rapidement affichées aux réceptionnistes de votre studio afin d'assurer un flux continu, tant pour vos membres que pour votre personnel.

Avant de commencer, assurez-vous que vous avez correctement configuré la fonctionnalité en suivant les différentes étapes de la fiche d'aide Comment configurer la surveillance des accès et que vous êtes connecté à la réception avec l'accès staff de la réception correspondant

Assurez-vous que le scanner est branché à l'ordinateur et qu'il a été configuré en suivant les étapes de la configuration du scanner de codes-barres Honeywell ou du scanner Newland FM3056

Accédez ensuite à n'importe quelle page du back-office

Les membres qui se présentent à la réception peuvent désormais scanner leur code-barres visible sur l'application de leur studio dans l'onglet Profil.
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Chaque fois qu'un membre scanne son code-barres, vous recevez une notification indiquant le nom du membre et le status de sa visite. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la visite de ce membre, cliquez sur "Ouvrir".

Si le membre n'a pas accès à son téléphone portable ou si vous rencontrez des problèmes avec la lecture du code-barres, vous pouvez déclencher manuellement la visite du membre :

Depuis n'importe quelle page du back-office, cliquez sur la barre de recherche de membres en haut à droite de votre écran.

et recherchez le nom ou l'adresse email du membre. Ensuite, dans la liste des résultats, cliquez sur "Entrée du membre" à côté du nom du membre.

Vous verrez une notification indiquant le nom du membre et le statut de sa visite. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la visite de ce membre, cliquez sur "Ouvrir"

Tout d'abord, dans le menu de navigation, cliquez sur "Accès" pour ouvrir la page Surveillance des accès dans un nouvel onglet.

Ensuite, sur la page de Visite du membre, cliquez sur la barre de recherche et recherchez le nom ou l'adresse email du membre.

Dans la liste des résultats, cliquez sur le membre correspondant. Les informations relatives à la visite de ce membre apparaissent alors sur la même page.

Une fois qu'un membre a scanné son code-barres ou que vous avez déclenché manuellement sa visite, les informations relatives à sa visite sont visibles sur la page Visite du membre dans Access.

Le membre peut avoir l'un des statuts suivants :

Aucune action n'est requise de votre part, le membre n'a pas d'impayé, possède une carte de cours ou de RDV valide avec des crédits restants, ou a une séance plannifiée dans le délai autorisé (voir l'étape 3 de notre fiche d'aide sur Comment configurer la surveillance des accès), et il est autorisé à entrer.

Si le membre a une réservation prévue avant la fin de la journée, vous pourrez la voir dans la section Prochaine réservation. Vous pouvez développer cette section pour voir le nom du professeur de la séance et le numéro de l'emplacement du membre, le cas échéant.

Vous pouvez également voir quelle carte de cours ou de RDV le membre utilise et, si nécessaire, vous pouvez ouvrir le profil du membre ou lui facturer un nouvel article.

Une fois que vous disposez de toutes les informations nécessaires, vous pouvez fermer la page du membre ou attendre que le prochain membre se présente.

Une action de votre part est nécessaire pour régulariser le statut du membre et répondre aux avertissements, avant de le laisser entrer ou non.

Les avertissements peuvent être par exemple :

Tous les avertissements apparaissent sous les informations relatives au membre et peuvent être traités à partir d'ici.

L'avertissement concernant un changement récent de la photo de profil est la seule exception et s'affiche à côté de la photo du membre.

Pour répondre à cet avertissement, vous devez vous assurer que le membre qui se présente est bien la même personne que celle qui figure sur la photo.

Pour ce faire, cliquez sur "Voir plus" et ouvrez l'historique des photos. Si vous pouvez confirmer que le membre correspond à sa photo, cliquez sur "Valider l'identité". L'avertissement disparaît alors.

Une fois que vous avez accusé réception de tous les avertissements et si vous en avez traité certains ou tous, vous pouvez cliquer sur le bouton "Actualiser le statut".

Si tous les avertissements ont été traités et que le statut du membre a changé, vous en serez informé dans les informations relatives au membre.

Si le membre a le statut Avertissement, vous devrez indiquer s'il est autorisé à entrer ou non.

Vous pouvez décider d'autoriser un membre à entrer même si tous les avertissements n'ont pas été traités, en fonction du type d'avertissement et de la politique de votre studio.

Pour ce faire, cliquez soit sur "Refuser l'entrée", soit sur "Autoriser l'entrée"

Vous pouvez ensuite choisir de fermer la page du membre ou de rester sur celle-ci si vous souhaitez continuer à voir les informations et les avertissements concernant le membre.

Des actions sont requises de votre part et le membre n'est pas autorisé à entrer tant que les avertissements n'ont pas été pris en compte.

Les avertissements peuvent être par exemple :

Depuis cette page, vous pouvez traiter les avertissements et actualiser le statut du membre comme expliqué ci-dessus, ou communiquer au membre qu'il ne peut pas entrer.

Pour voir l'historique des visites de tous les membres de ce jour-là, allez dans Accès et cliquez sur l'onglet Historique des visites.

Si vous êtes un ou une réceptionniste du studio, vous verrez toutes les visites des membres qui se sont présentés à votre réception.

Si vous êtes administrateur ou propriétaire du studio, vous verrez les visites de tous les membres qui se sont présentés à l'une des réceptions du studio.

La raison de la visite sera indiquée si le membre s'est présenté pendant la période autorisée définie dans les paramètres (voir l'étape 3 de notre fiche d'aide sur Comment configurer la surveillance des accès).

Depuis cette page, vous pouvez ouvrir et consulter à nouveau les informations sur le membre en cliquant sur le bouton à droite.

Vous pourrez alors effectuer les mêmes actions que celles mentionnées ci-dessus ou revenir à l'historique des visites.

A noter qu'à la fin de la journée, l'historique sera actualisé et vidé. Pour obtenir une liste complète des visites des membres dans votre studio sur une période donnée, vous pouvez consulter le rapport Surveillance des accès dans Rapports.