Buchungen manuell anlegen / Interne Buchungen

💁‍♀️ Ein Stammkunde meldet sich per E-Mail oder Telefon, um sich für einen Kurs anzumelden?

💁‍♀️ Ein Mitarbeiter bittet dich in der Kaffeepause, ihn auf eine Seminarliste zu setzen?

Es gibt immer wieder Momente, in denen es wichtig ist, manuell Buchungen ins System einpflegen zu können. In Butlerapp ist das ganz einfach möglich. In diesem Artikel erklären wir dir, wie es funktioniert.

➤ Zugriff auf die interne Buchungsmaske

➤ Buchungsoptionen

➤ Interner Warenkorb

➤ Kundendaten und Einverständniserklärungen

Zugriff auf die interne Buchungsmaske

Es gibt 3 Optionen, wie wir die Buchung intern anlegen können:

➤ im Bereich "Angebote" → "Buchungen"

➤ im Bereich "Buchungen"

➤ im Bereich "Kunden" → "Buchungen"

Im Angebotsbereich:

Im linken Seitenmenü klicke auf „Angebote“:

Wähle ein benötigtes Angebot aus:

Im Bereich Buchungen klicke auf den Button „+ Buchung“:

Im Buchungsbereich:

Im linken Seitenmenü wähle den Bereich „Buchungen“ aus:

Klicke auf den Button „+ Buchung“:

Im Kundenbereich:

Im linken Seitenmenü klicke auf „Kunden":

Klicke auf das gewünschte Kundenprofil:

Im Reiter "Buchungen" klicke auf den Button „+ Buchung“:

Buchungsoptionen

Wenn du auf den Button „+ Buchungen“ klickst, wird das folgende Fenster geöffnet.

Erklärung der Felder:

1. Kunden-Filter	Hier kannst du bereits im System angelegte Kunden auswählen. Die Daten (Vorname, Nachname, E-Mail und Telefonnummer) werden dann automatisch ausgefüllt. Wenn du das Feld frei lässt, kannst du die Informationen für einen neuen Kunden in den nächsten Schritten ganz einfach manuell eingeben.
2. Teilnehmer	Die Anzahl der Teilnehmer
3. Buchungsoptionen	Hier kannst du flexibel die Optionen für die Buchung einstellen. Hier kannst du die Erklärungen von den Buchungsoptionen lesen: "Bedeutung der Buchungsoptionen - Sonderfälle bei internen Buchungen"
4. Aktionsbuttons	"In den Warenkorb": Mit diesem Button kannst du die Bestellung in den Warenkorb legen, wenn du mehrere Teilnehmer und/oder Veranstaltungen auf einmal buchen willst. Es wird die Gesamtrechnung für alle Buchungen erstellt. "Weiter": Dieser Button bringt dich zum nächsten Schritt.

Interner Warenkorb

Um den Warenkorb zu benutzen, gehe wie folgt vor:

1. Wähle den gewünschten Kurs aus.
2. Klicke auf den Button „In den Warenkorb":

❗Hinweis: „Express“-Button kann nur für Stammkunden genutzt werden.

Mit dieser Option kannst du einige gewünschte Angebote für den Kunden auf einmal buchen:

In deinem internen Warenkorb lassen sich die Bestellungen hinzufügen, bearbeiten oder löschen:

Wenn du mit diesem Schritt fertig bist, kannst du auf „Weiter“ klicken.

❗Hinweis: Die nächsten Schritte sind von deinen Einstellungen im Angebot abhängig. Sie können im Bereich „Formular“ unter der Datenerfassung der Teilnehmer- und Rechnungsempfängerdaten festgelegt werden.

Kundendaten und Einverständniserklärungen

Teilnehmer-Schritt:

Wenn du auf „Weiter“ klickst, kommst du zum nächsten Schritt, wo die Informationen über Teilnehmer eingefügt werden müssen:

Rechnungsempfänger-Schritt:

Der nächste Schritt sollten die Rechnungsempfänger-Daten eingetragen werden.
Beachte bitte, dass die Pflichtfelder ausgefüllt werden müssen, um eine Rechnung auszustellen:

Einverständniserklärungs-Schritt:

Da müssen die Einverständniserklärungen bestätigt werden (z. B. Datenschutz und AGB):

Als Letztes klicke auf "Speichern" und bestätige die Buchung. Nach der erfolgreichen Buchung erscheinen die Erfolgsmeldung und die gesendeten Nachrichten:

✅ Fertig!