In dieser Anleitung erfährst du Schritt für Schritt, wie du Dokumentvorlagen hochlädst, aktualisierst und in deinem Arbeitsalltag nutzt. Ob Bestätigungen, Teilnehmerlisten oder personalisierte Schreiben – mit Dokumentvorlagen hast du alles schnell griffbereit und kannst deine Abläufe deutlich vereinfachen.
Um eigene Dokumentvorlagen im Butler hochzuladen, stehen dir zwei einfache Wege zur Verfügung:
1. Über das Seitenmenü – Du kannst den Upload über das Menü vornehmen: Einstellungen → Dokumente
2. Über die URL – Füge am Ende deiner Butler‑URL den Zugang /document_templates hinzu. Beispiel: https://mustermann.butlerapp2.de/document_templates
Damit gelangst du direkt zur Seite, auf der du Dokumentvorlagen hochladen und verwalten kannst.
Eine neue Dokumentvorlage erstellen
1. Klicke auf „+Dokumente“ in der oberen rechten Ecke, um eine neue Dokumentvorlage zu erstellen oder öffne eine bereits existierende, um sie anzupassen:
2. Fülle die Felder aus (siehe das Beispiel unten).
ℹ️ Tab "Datei"
Setze die Häkchen bei zutreffenden Optionen.
Dateitypen & Platzhalter
Einfache Datei | Eine einfache Datei enthält keine Platzhalter. Sie wird nicht automatisch mit Daten aus dem Butler befüllt und bleibt genau so, wie du sie hochlädst. |
|
Vorlage für ein einzelnes Objekt | Diese Vorlage wird mit den Daten eines einzelnen Objekts befüllt – zum Beispiel eines Kunden, einer Buchung oder eines Kurses. Sie eignet sich für Dokumente wie Bestätigungen, Rechnungen oder personalisierte Schreiben. |
|
Vorlage für eine Liste von Objekten | Diese Vorlage durchläuft eine gesamte Liste von Objekten – etwa alle Teilnehmer eines Kurses – und fasst die Daten in einer Tabelle oder Liste zusammen. Ideal für Teilnehmerlisten, Anwesenheitslisten oder Übersichten. Wenn du Unterstützung brauchst oder Schwierigkeiten bei der Erstellung dieser Vorlage auftreten, melde dich kurz im Chat. Unser Support‑Team hilft dir gerne weiter. |
|
Download‑Optionen
Sichtbar auf Detail‑ und Übersichtsseiten | Das Dokument kann direkt im Butler unter Downloads geöffnet und heruntergeladen werden (z. B. Teilnehmerlisten, Bescheinigungen, Zertifikate). Ideal für Dokumente, die regelmäßig benötigt werden oder schnell verfügbar sein sollen. |
Nur als Nachrichten‑Anhang verfügbar | Das Dokument ist nur als Nachrichten‑Anhang verfügbar und erscheint nicht auf Detail‑ oder Übersichtsseiten. |
Dateiformat
Das Dokument wird als PDF-Datei ausgegeben. Ideal für fertige, nicht mehr veränderbare Dokumente. | |
Word | Das Dokument wird als Word-Datei (DOCX) erstellt. Geeignet, wenn das Dokument später noch bearbeitet oder angepasst werden soll. |
ℹ️ Tab "Mehr"
Für: Bereich, für welchen die Vorlage verwendet wird.
Details zum Angebot (max. 5 Wörter): Interner Titel der Dokumentvorlage zum eigenen Gebrauch.
Dateiname: Titel der Datei, die im E-Mail-Anhang beim Empfänger erscheinen soll.
Beispiel:
3. Nachdem du alles eingerichtet hast, kannst du den Eintrag speichern.
Eine Dokumentvorlage aktualisieren
Öffne die Vorlage, die du aktualisieren möchtest.
Lade die Datei herunter.
Erstelle eine Kopie, die du bearbeiten wirst.
❗Hinweis: Wir empfehlen, eine Kopie zu erstellen, damit du bei Bedarf auf die Ausgangsdatei zurückgreifen kannst.
Lade die neue Datei mit den vorgenommenen Änderungen hoch.
Speichere die Änderung.
💡Tipp: Nachdem du die Vorlage aktualisiert oder erstellt hast, kannst du auf "Vorschau" klicken und überprüfen, ob die Vorlage wie gewünscht aussieht.
💡Tipp: Falls du eine Dokumentvorlage nicht mehr benötigst, kannst du sie archivieren, indem du oben rechts auf die drei Punkte klickst.
Damit die Dokumentvorlage korrekt versendet wird, benötigst du auch eine passende Nachrichtenvorlage, in der die Datei als Anhang erscheint. Öffne dazu das Seitenmenü und wähle "Nachrichtenvorlagen".
Wie genau du Nachrichtenvorlagen erstellen oder anpassen kannst, liest du in diesem Artikel: Nachrichtenvorlagen erstellen.
✅ Fertig!