Nachrichtenvorlagen erstellen

Butlerapp bietet dir die Möglichkeit, zahlreiche Nachrichtenvorlagen zu hinterlegen, um deine Arbeitsprozesse bestens abbilden zu können.
Beim Erstellen von Angeboten zB. kannst du bestimmen, welche Nachricht gleich nach dem Buchen automatisch an alle Teilnehmer verschickt werden soll. Diese Nachrichten kannst du selbst wie folgt hinterlegen.

1. Klick im linken Seitenmenü auf das Zahnrad, scrolle hoch, um zum Bereich „Nachrichtenvorlagen” zu kommen und wähle es aus.

2. In diesem Bereich haben wir für dich bereits standardmäßige Nachrichtenvorlagen wie „Allgemeine Buchungsbestätigung”, „Rechnung”, „Bald geht's los”, „Zahlungserinnerung” etc. vorbereitet. Zum Erstellen einer neuen Nachrichtenvorlage klicke auf „+” in der oberen rechten Ecke, zum Bearbeiten einer bestehenden Vorlage, klicke sie einfach an.

3. Fülle die Felder anhand der unten stehenden Erläuterungen aus:

4. Speichere den Eintrag!

✅ Fertig!

Erläuterungen zu den Feldern der Nachrichtenvorlage (siehe Punkt 3)

3.1 Block Allgemein:

Für Vorlagen:

Wähle aus der Dropdown-Liste den Bereich aus, für welchen diese Vorlage gelten soll:
z.B.: „Buchungen”, „Kunden” oder „Rechnungen”.

​Name:

Interner Name der Nachrichtenvorlage

​Nachrichtenvorlage verstecken:

Wenn du das ankreuzt, wird die Vorlage z.B. beim Versenden der Nachricht bzw. zur Vorschau nicht angezeigt.

3.2 Block Nachricht:
​Betreff:

Titel der Nachricht, so wie er für den Teilnehmer erscheinen soll.

​Nachricht:

Text der Email-Nachricht.

💡Tipp 1: Hier kannst du Platzhalter verwenden, z.B. in der Anrede {person.anredeformell} oder in der Signatur {emailfooter}. Es stehen dir im Textkörper aber auch andere Platzhalter zur Verfügung, die du abhängig vom jeweiligen Bereich nutzen kannst. Schaue dafür gerne hier vorbei: Liste der Platzhalter.

💡Tipp 2: Du kannst die Farbe der Textnachricht ändern, indem du eine Textteil markierst und auf das entsprechende Symbol auf dem erschienenen Werkzeug-Tool klickst.
​

💡Tipp 3: Wenn du mehrere Vorlagen erstellen möchtest, kannst du die bestehenden mit einem Klick kopieren und anschließend bearbeiten. Somit sparst du dir viel Zeit.

3.3 Block Anhänge:

Dokumente:
Wähle das entsprechende Dokument aus der Dropdown-Liste aus, welches zusammen mit dieser Nachrichtenvorlage verschickt werden soll.

​Dateianhänge:

Wähle den entsprechenden Anhang aus der Dropdown-Liste aus, welcher zusammen mit dieser Nachrichtenvorlage verschickt werden soll.

❗️Hinweis: In der Dropdown-Liste erscheinen die Dokumente, die du in das System bei den jeweiligen Bereichen hochgeladen hat.

Schau dir dazu gerne die folgenden Artikel an:

Unterschied Dokumentenvorlagen und Dateianhänge,

Dokumentenvorlagen und Dateianhänge versenden

3.4 Block Versandoptionen:
​E-mail Kopie an:

Hier kannst du die Email-Adresse des Mitarbeiters auswählen, an den/die eine Kopie dieser Nachricht nach einem automatischen oder manuellen Versand mitverschickt werden soll.

​Versenden mit:

Standardmäßig steht hier „Email” als Option. Du hast aber auch die Möglichkeit, eine Nachricht an deine Teilnehmer per SMS zu versenden (kostenpflichtige Leistung).

​Nur vormerken:

Wenn angeklickt, wird der Versand vorgemerkt. Dein Teilnehmer bekommt diese Nachricht nicht.
​
💡Tipp 4: Diese Option ist nützlich, wenn du den Versand erst testen möchtest, um sicherzustellen, dass die Textnachricht stimmt, alle Anhänge passen und die Platzhalter korrekt übernommen wurden.

​Nach Versand taggen mit:

Hier kannst du bestimmen, mit welchem Tag die verschickten Nachrichten nach dem Versand versehen werden. Lege den passenden Tag im Bereich „Tags” an.

3.5 Block Sonstiges

​Erstellt:

Datum, an dem die Nachrichtenvorlage erstellt wurde.

​Geändert:

Datum, an dem die Nachrichtenvorlage zuletzt geändert wurde.

Diese Artikel könnten dich auch interessieren: