Butlerapp bietet dir die Möglichkeit, zahlreiche Nachrichtenvorlagen zu hinterlegen, um deine Arbeitsprozesse optimal abzubilden. Beim Erstellen von Angeboten kannst du z. B. festlegen, welche Nachricht nach einer Buchung automatisch an alle Teilnehmer versendet wird. Wie du diese Nachrichten selbst anlegst, erfährst du hier.
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In diesem Bereich findest du bereits vorbereitete Standardvorlagen wie:

2. Zum Erstellen einer neuen Nachrichtenvorlage klicke oben rechts auf "+ Nachrichtenvorlage". Zum Bearbeiten einer bestehenden Vorlage klicke sie einfach an.

3. In der Nachrichtenvorlage stehen dir zwei Tabs zur Verfügung, über die du alle Einstellungen vornehmen kannst:

1. Tab "Nachrichten"

2. Tab "Versandoptionen"

4. Trage in beiden Tabs alle relevanten Informationen ein und speichere die Vorlage. Nachdem du gespeichert hast, klicke oben auf "Vorschau", um zu überprüfen, ob die Nachricht korrekt dargestellt wird und alle Platzhalter richtig funktionieren.

✅ Fertig!

Hier bearbeitest du den eigentlichen Inhalt der Nachricht. Dieser Tab besteht aus folgenden Bereichen:

1.1 Versenden mit – Auswahl zwischen E‑Mail oder SMS (SMS-kostenpflichtige Leistung).

1.2 Betreff – Titel der Nachricht

1.3 Nachricht – Textinhalt inkl. Platzhalter

1.4 Dokumente – Dokumente und Anhänge, die mitgesendet werden sollen.

Wähle das entsprechende Dokument aus der Dropdown-Liste aus, welches zusammen mit dieser Nachrichtenvorlage verschickt werden soll.

❗️Hinweis: In der Dropdown-Liste erscheinen die Dokumente, die du in das System bei den jeweiligen Bereichen hochgeladen hast.

Schau dir dazu gerne die folgenden Artikel an:

Unterschied Dokumentenvorlagen und Dateianhänge,

Dokumentenvorlagen und Dateianhänge versenden

Tipps für den Bereich "Nachricht"

💡Tipp 1: Hier hast du die Möglichkeit, Platzhalter zu verwenden. Die folgende Liste zeigt dir die am häufigsten verwendeten Platzhalter für deine Vorlagen.

💡Tipp 2: Du kannst die Farbe der Textnachricht ändern, indem du einen Textteil markierst und auf das entsprechende Symbol auf dem erschienenen Werkzeug-Tool klickst.

Hier legst du fest, wie und unter welchen Bedingungen die Nachricht verschickt wird:

2.1 E-Mail-Kopie an – Hier kannst du die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters auswählen, an den/die eine Kopie dieser Nachricht nach einem automatischen oder manuellen Versand mitverschickt werden soll.

2.2 Für Bereich – Wähle aus der Dropdown-Liste den Bereich aus, für welchen diese Vorlage gelten soll:
z. B.: "Buchungen", "Kunden" oder "Rechnungen".

2.3 Name – interner Name der Vorlage (das Kürzel)

2.4 Nur vormerken – wenn angeklickt, wird der Versand vorgemerkt. Dein Teilnehmer bekommt diese Nachricht nicht.
💡Tipp: Diese Option ist nützlich, wenn du den Versand erst testen möchtest, um sicherzustellen, dass die Textnachricht stimmt, alle Anhänge passen und die Platzhalter korrekt übernommen wurden.

2.5 Nach Versand taggen mit – Hier kannst du bestimmen, mit welchem Tag die verschickten Nachrichten nach dem Versand versehen werden. Lege den passenden Tag im Bereich "Tags" an.

2.6 Nachrichtenvorlage verstecken – Wenn du das ankreuzt, wird die Vorlage z. B. beim Versenden der Nachricht bzw. zur Vorschau nicht angezeigt.

Erstellt: Datum, an dem die Nachrichtenvorlage erstellt wurde.

Geändert: Datum, an dem die Nachrichtenvorlage zuletzt geändert wurde.

💡Tipp: Wenn du mehrere Vorlagen erstellen möchtest, kannst du die bestehenden mit einem Klick kopieren und anschließend bearbeiten. Somit sparst du dir viel Zeit.

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