6.2 Contacts

(A) Établissez un nouveau contact dans l’interface d’un nouveau projet ou en cliquant sur Contacts.

(B) Cliquez sur le + en haut à droite. Par la suite, il faut choisir entre un contact ou une compagnie. La différence entre les deux c'est qu’il peut y avoir plusieurs contacts dans une même compagnie.

(A) Créez un nouvel immeuble dans la section Immeubles et cliquer sur le + en haut à droite.

(B) Nommez l’immeuble et/ou inscrire l’adresse.

(C) Inscrivez le propriétaire de cet immeuble.

(D) Ajoutez des renseignements dans la section Plus d’informations. Elles sont paramétrables dans les préférences Contact & Immeubles.

(E) Le système valide l’information et fait une recherche afin de diminuer les possibilités de créer un doublon.

Tous les changements à apporter aux besoins concernant les fournisseurs et les clients se trouvent ci-bas.

(A) Pour Compagnie, plusieurs bonhommes apparaissent dans le haut de l’interface .

(B) Inscrivez le nom de la compagnie.

(C) Désignez le numéro du client pour le référencement à un système comptable lors de l’exportation des informations.

(D) Joignez un logo s’il y a lieu.

(E) Indiquez s’il s'agit d’un fournisseur, un sous-traitant ou un client.

(F) Ajoutez de l’information complémentaire. Il est préalablement nécessaire d’ajouter les champs dans les préférences générales de projet afin d’y avoir accès dans cette section.

Il est important d’entrer toutes les informations du contact afin d’avoir toutes les données centralisées au même endroit.

(A) Sélectionnez l'appellation du contact.

(B) Inscrivez le nom du contact.

(C) Inscrivez le prénom du contact.

(D) Indiquez le titre du poste de travail.

(E) Mentionnez le numéro de client (pour référence au système comptable).

(F) Écrivez la compagnie pour laquelle il travaille.

(G) Incluez une description si nécessaire.

(H) Ajoutez une photo de contact si vous désirez.

(I) Choisissez la catégorie du contact. Elle est importante pour permettre de retracer le contact dans la bonne section soit contact, employé (de notre compagnie), fournisseur ou client.

(J) Ajoutez des renseignements complémentaires dans la section Plus d’information. Ils sont paramétrables dans les préférences Contact & Immeubles.

La plateforme de C-Cube permet d’intégrer une liaison avec votre compte courriel pour obtenir tous les détails des envois de courriels dans la section Suivi client d’une soumission ou même de chacune des étapes du projet.

(A) Cliquez sur l’enveloppe à droite dans la section suivi client.

(B) Autorisez l’accès à votre compte en suivant la démarche accompagnée pour intégrer votre compte Google dans l’interface. Il est aussi possible de passer par le profil usager.

(A) Cliquez sur autoriser l’accès.

Login à votre compte courriel qu’il soit avec Gmail ou tout autre fournisseur.

Entrez vos informations de connection

Par la suite, il faut accepter la liaison entre votre compte courriel et l’application Nylas.

Par la suite, il faut cliquer sur les deux autorisation à faire. C’est à dire, permettre à l’application de lire les courriels et de consulter l’agenda. Pour terminer cliquer sur continuer.

C’est maintenant terminé, vous pourrez ajouter vos courriels à vos projets.

Filtres

Pour accéder aux filtres, il faut cliquer sur le petit entonnoir en haut à droite. Par la suite, les filtres possibles apparaissent selon la section où vous êtes. En plus, une recherche avancée peut être faite à l’aide des filtres subséquents.

(A) Le nom.

(B) Le type (contact, compagnie, ou immeuble).

(C) Le sous-type (fournisseur, client ou employé).

(D) Chaque liste obtenue suite à l’application d’un filtre est exportable vers Excel.

Importer/Exporter

Il est possible d’importer une liste de clients, d’immeubles et de fournisseurs. Pour permettre d’avoir les bonnes informations lors de l’importation, nous vous conseillons d’effectuer un export d’un client via les filtres et ainsi avoir la bonne information pour l’importation.

(A) Appuyez sur l'icône avec la flèche vers le haut dans le coin droit en haut à côté de l’entonnoir.