Actualmente en Cargofive existen dos maneras de gestionar los gastos locales de tu cuenta. La primera es dejar que nosotros gestionemos tus gastos locales, con actualizaciones periódicas de precio y caducidad, basados tanto en los contratos que vas cargando a la plataforma como en los avisos de las navieras nos enviáis sobre cambios en estos recargos. La segunda opción es gestionar tu mismo los gastos locales por lo que estas actualizaciones de precio y caducidad deberás controlarlas tu mismo. Vamos a explorar los beneficios de cada opción para que tengas toda la información necesaria a la hora de elegir el método que más se adapta a tu empresa.
Gestión de locales por parte de Cargofive:
Esta es la opción más usada por nuestros clientes, te permite despreocuparte de la actualización periódica de locales que suelen hacer la mayoría de grandes carriers como MSC, ZIM, ONE, OOCL etc.
✅Tendrás tus gastos locales siempre al día en todas tus tarifas de contratos cargados sin necesidad de introducir esto manualmente en el sistema.
✅Periódicamente revisamos los gastos locales en las fechas marcadas de renovaciones, normalmente Enero, Abril, Julio y Septiembre, es decir cada trimestre. Pero también hacemos actualizaciones intra-trimestre de cambios puntuales a raíz de la notificación de las navieras de los mismos. Cada una de estas actualizaciones se notificará por email para que estéis al día de toda la info.
⚠️Lo único que debes tener en cuenta es que para evitar sobre costes o cotizaciones erróneas en este estándar solo se incluyen aquellos gastos locales que por norma general se cobran SIEMPRE, por ejemplo el recargo por documentación, la THC o la gestión logística. Mientras que los recargos que son opcionales, como la cesión, o una corrección de BL no se contemplan.
Los recargos con importe variable como la T3 o el quebranto bancario tampoco se ven reflejados ya que actualmente no nos es posible calcular el importe de los mismos en Cargofive.
⚠️Además debes tener en cuenta que estos recargos siempre van a reflejar el precio estandarizado por la naviera en sus tarifarios de locales generales. Es decir este listado no contempla la THC con precio especial de un contrato especifico si no el precio que establece el carrier para las tarifas generales
Gestión propia de locales: 🙋🏻♀️
Esta opción es usada por algunos de nuestros clientes ya que les permite añadir recargos que nosotros no añadimos por norma general, pero sobre todo porque permite añadir locales propios de tu empresa que se cobran de cara al cliente como un recargo por gestión del envío o por corrección de las instrucciones de entrega.
✅Esta modalidad permite que añadas tantos locales como desees a tu empresa pero como hemos mencionado anteriormente, no se somete a ningún control por nuestra parte. ⚠️
⚠️Esto implica que si un carrier actualiza un precio de por ejemplo una THC deberás editar el monto de forma manual desde el módulo de locales. Para casos en los que necesites hacer cambios masivos, de validez por ejemplo, puedes solicitar que lo hagamos nosotros por ti, pero la actualización NO será automática como si lo es cuando la gestión depende de nosotros.
⚠️A la hora de cargar tus gastos locales no será necesario que lo hagas de forma manual uno por uno ya que desde Cargofive podemos ayudarte con esta carga, pero deberás rellenar la plantilla de locales correctamente para que podamos cargarlos por ti.
Existe una tercera opción pero hay que tener mucho cuidado con ella.
Gestión de locales por parte de Cargofive con locales propios añadidos:
A día de hoy es posible cargar tus propios locales aunque la gestión la hagamos desde Cargofive pero es importante que tengas en cuenta que estos pedidos de carga de locales tienen un límite, y no pueden incluir locales que Cargofive cargue en su estándar (como la THC por ejemplo) ya que la data se vería corrompida por incongruencias y podría causar duplicados.
Estos locales, además, deben tener una fecha de validez totalmente diferente a la del estándar para que podamos detectarlos en las actualizaciones periódicas y evitar eliminarlos, ya que estas actualizaciones sobrescriben sobre los datos existentes lo que hace desparecer toda data cuyas fechas de validez se marquen para ser actualizadas. ⚠️
Por ejemplo si estamos elaborando la actualización de Julio, por norma general se sobrescribirán los locales cuya caducidad es en el mes de Junio, ya que esta es la que se fija en la actualización del segundo trimestre. Por lo tanto si registras un local propio deberías darle una validez hasta 31/12/2099, de este modo no se sobrescribiría la data ni en esa actualización ni la siguiente.
⚠️Debes fijar la misma validez para todos los locales que añadas manualmente así podremos controlarlos de mejor forma y evitar borrar esta data de tu cuenta. (31/12/2099)
⚠️ Si necesitas registrar un local con una duración determinada y corta puedes darle la validez real ya que eventualmente dejará de ser valido y no habrá problema en que quede sobrescrito en las actualizaciones (Ej: Durante la segunda mitad de un mes hay un recargo adicional por sobrecarga de trabajo)
⚠️Es importante que tomes en cuenta que dado que estas cargas se tratan de una excepción hay un limite de 20 recargos extra a registrar (esto también incluye los que registres tu de forma manual), si superas este número tu cuenta pasaría a ser considerada independiente en la próxima actualización de locales y se os notificaría por email para que podáis decidir si volver al estándar o ser independientes desde ese punto.
Recuerda que si sigues teniendo cualquier duda estamos a tu disposición en el chat o a través del email support@cargofive.com* 😊✨