Samþykktarferli og ábyrgðaraðilar eru notuð í ýmsum einingum CCQ og eru nöfn notenda vistuð með skjölum. Þegar starfsmaður hættir sem ber ábyrgð á eða er í samþykktarferli skjala þarf að skipta honum út. Venjuleg handvirk leið er að setja skjöl í vinnslu, breyta aðila og setja aftur í ferli, eða samþykkt og útgáfu. Ef starfsmaður sem hættir hefur komið að mörgum skjölum er gott að geta keyrt keyrslu í bakgrunni sem setur nýjan starfsmann í skjölin í stað þess sem hættir.

(Athugið að þetta breytir ekki nöfnum starfsmanna í þegar samþykktum og útgefnum skjölum)

Til að skipta út notanda:

Velja Stillingar - Aðgangur - Notendur

Haka við notanda sem er að hætta og velja Aðgerðir - Skipta út notanda

Velja notanda sem á að taka við hlutverki og þær CCQ einingar sem skiptin eiga við.

Sjá hér stutt myndband þar sem farið er yfir þetta ferli