Vernerunder handler om å avdekke, delegere og utbedre feil og mangler man oppdager i sine interne HMS-runder. Ofte bruker man en sjekkliste, men det kan være vanskelig å ha kontroll på hvem som har ansvaret, og når det ble utbedret - spesielt hvis man kun har en avhukingsboks på papiret å gå ut i fra.
Med oppgaver i Next Field får du muligheten til å avdekke, logge og delegere ansvaret for manglene du oppdager når du er ute i felt. Når du er tilbake på kontoret, kan du enkelt følge opp på status og HMS-avvik fra Next Field.
For å sette opp og gå en vernerunde med Next Field, gjør du følgende:
Lag et prosjekt for vernerunder. Klikk her for å lære mer.
Last opp en eller flere tegninger. Klikk her for å lære mer.
Inviter inn aktuelle personer i prosjektet (både egne ansatte og eksterne brukere, som f.eks. UE, entreprenører). Klikk her for å lære mer.
Utfør en vernerunde ved å bruke CHECKD Field appen på din telefon eller tablet/iPad. PS! En sjekkliste med bruk av 'Item Element' er godt egnet for dette.
Når inspeksjonen er utført, kan du følge statusoppdateringer på alle Items som ble opprettet i sjekklisten. Klikk her for å lære mer om hvordan du navigerer deg rundt i oppgavelisten.
Før neste vernerunde kan du generere en rapport av de oppgavene som ble registret i den forrige vernerunden. Dette kan bli utført både via web og app, og vil gi deg et oversiktsbilde før neste inspeksjon.
PS! Husk å bruke ukenummer eller dato når du navngir rapporter, slik at det blir enklere å skille vernerundene fra hverandre.
Prosjektstruktur
Et godt oppsett for prosjektnavn er å dele opp i nummer, navn og type: [prosjektnummer] - [prosjektnavn] - vernerunde
Eksempel: 180001 - Kongens gate - vernerunde
Da sikrer du at informasjonen som er knyttet til vernerunden er på ett sted, med riktig prosjektnummer og/eller -navn.
I prosjektet inviterer du kun de som har ansvar for å følge opp på HMS-avvikene fra vernerunden. De kan så delegere oppgaver videre, men da vet du hele tiden hvem som har ansvaret for de gjeldende HMS-avvik.
Struktur på tags
Gode tagger er essensielt for å sortere og holde styr på de ulike type observasjoner og avvik du oppdager på vernerunden. Under ser du en rekke tags vi anbefaler å ha i et vernerundeprosjekt:
Adkomst
Riggplan
Rekkverk
Inngjerding
Betong
Fallsikring - arbeid i høyden
Maskiner
Skilting
Lift
Løfting - heising
Stillas
Brakkerigg
Brannsikring
Verneutstyr
Delegering og rutine på oppfølging
Med CHECKD Field appen kan du delegere en oppgave, og fordele ansvar til ulike faggrupper. Avsender og mottaker får en relasjon i oppgaven, og kan kommunisere med hverandre. Begge kan laste opp bilder, og man har hele tiden kontroll på status underveis. Dette er vårt forslag til god rutine når man logger observasjoner fra vernerunden:
Observerer HMS-avvik og opprett det som et punkt i CHECKD Field (punktet er grått/åpent)
Delegerer punkt til den som er ansvarlig, f.eks. BAS eller anleggsleder (punktet er rødt/delegert)
Ansvarlig følger opp og dokumenterer i punktet at det er løst, gjerne med bilder for å gi best mulig dokumentasjon (punktet er gult/akseptert, og så blått/fikset)
Oppgaven lukkes og kan rapporteres til byggherre eller andre ansvarlige (punktet er grønt)
Ta ut ukentlige rapporter ved å bruke filtersystemet på Next Field web
Rapportering
Med filtersystemet fra app og web kan enkelt filtrere på relevante oppgaver, og generere en rapport. På samme måte som prosjektnavngivning, er det lurt å navngi rapportene basert å ukenummer eller dato, slik at man skaper en bedre oversikt når man skal følge opp. I prosjektet har du en logg over alle vernerundene som er gjennomført i prosjektets levetid.
Oppfølging
Det er viktig at dere som firma bygger opp en god struktur og kultur for hvordan deres ansatte melder inn avvik knyttet til HMS. Ved å bruke Next Field kan alle som har tilgang i det prosjektet observere og loggføre avvik, og så sende dem inn til ansvarlig. Da har man god oversikt over avviksdokumentasjon, også gjennom visuelle punkter i tegning.