Em clínicas e empresas que realizam procedimentos estéticos, cirúrgicos ou outros atendimentos que dependem de materiais e medicamentos, o estoque precisa estar preparado antes mesmo de o paciente chegar. É nesse contexto que a requisição de estoque ganha importância: ela organiza o processo de separação, reserva e conferência dos produtos que serão utilizados em cada procedimento, trazendo mais previsibilidade para a operação e reduzindo riscos de erros.
✅Lembre-se, atualmente a requisição de produtos do estoque está disponível apenas em elaborações de planos de tratamento odontológico. Ou seja, não sendo possível requisitar em outros modelos de planos de tratamento.
Por que a requisição de estoque é necessária?
A requisição de estoque permite preparar e reservar os materiais com antecedência, evitando atrasos, esquecimentos e falta de itens no momento do procedimento. Além disso, ao antecipar a demanda, facilita um planejamento de compras mais assertivo, reduzindo excessos, desperdícios e riscos de falta de produtos.
Acompanhe abaixo, a ordem de etapas necessárias para este processo de requisição de produtos em planos de tratamento:
Ativação da ferramenta em configurações gerais
Para começar a utilização desta ferramenta de requisição, acesse o menu de configurações gerais, clique na aba de estoque e ative a ferramenta. Feito isso, já será possível trabalhar com requisições em sua clínica.
Cadastro de procedimentos com produtos vinculados
Outra etapa importante é ter cadastrado no sistema, procedimentos que possuam produtos de seu estoque vinculados. Produtos estes, que serão requisitados nesta dinâmica da ferramenta. Acesse a página de procedimentos, cadastre ou edite o mesmo e clicando na aba de "ficha técnica", vincule o produto ao seu procedimento.
💡Dica: Lembre-se que para vincular o produto, o mesmo já precisa estar previamente cadastrado em seu estoque da clínica. É importante que o mesmo também esteja com quantidade suficiente no estoque.
Criação de um plano de tratamento odontológico
Com a ferramenta ativada, os procedimentos cadastrados e produtos vinculados, chegou a etapa de criar o plano de tratamento odontológico para o seu paciente, contendo os procedimentos que cadastrou e vinculou os produtos que serão requisitados quando houver o agendamento do mesmo.
O processo de elaboração do plano de tratamento não muda, você vai elaborar o plano vinculado ao paciente, inserindo os procedimentos necessários. Após isso, será enviado para aprovação e posteriormente, agendamento e realização.
💡Dica: Se houver dúvidas sobre como criar um plano, acesse nosso artigo que ensina a elaboração de um plano de tratamento odontológico.
Realizando o agendamento do procedimento
Após criar e aprovar o tratamento odontológico, chegou o momento agendar o procedimento deste plano. Esta etapa é muito simples, basta adicionar o paciente e na tela de agendamento já constarão os planos de tratamento vinculados ao mesmo e que já estão aprovados. Feito isso, selecione o plano e importe o procedimento.
💡Dica: Se houver dúvidas sobre esta etapa, acesse nosso artigo que ensina como realizar o agendamento de procedimentos de planos de tratamento.
Fazendo a requisição do produto no agendamento
Com o agendamento realizado, já será possível fazer a primeira etapa da requisição do produto. Para isso, acesse os detalhes do agendamento, role a página até bloco de procedimentos e clique em requisitar produtos.
Após clicar, surgirá uma subtela para realizar a confirmação da requisição.
Após requisitar, nesta mesma tela você poderá excluir esta requisição e também haverá um atalho para visualizar a requisição. Este atalho levará para o mesmo caminho localizado no menu de Estoque, onde é possível visualizar e fazer a gestão destas requisições.
Gestão das requisições de produtos
Na página de requisições, será possível buscar buscar e visualizar a mesma para iniciar o processo de separação dos produtos.
1 | Visualizando a requisição
Clicando em visualizar, a requisição será aberta e nesta etapa é importante conferir todos os dados. Nesta tela constará os dados d e requisição, de agendamento, a situação da requisição (status) e o campo com os produtos solicitados e separados.
2 | Separando e reservando os produtos
Na aba de produtos solicitados, é o local onde a separação começa a ser feita. Confira o produto, observando a quantidade solicitada e a quantidade que consta em seu estoque próprio ou consignado. Então, clique no botão separar produto.
Assim que clicar no botão separar produto, uma subtela será aberta e nela que faça a confirmação da separação, inclusive informando a quantidade de produto. É possível separar o produto de diferentes origens, seja do estoque próprio ou consignado. Confira os dados e clique em confirmar.
Assim que confirmar a separação o produto já constará na aba de produtos separados, alterando o índice de progresso da separação, assim como o status da requisição, que passa a ser em separação.
💡Dica: se o produto fizer parte de um grupo de produtos, é possível realizar a troca do mesmo. Exemplo, pense que o seu produto é uma prótese que está vinculada à grupo de produtos contendo 5 variações da mesma prótese e no momento da separação você deseja trocar por uma diferente. Nesta etapa é possível realizar a troca da mesma. Para isso, clique em substituir produto.
Após fazer a conferência e reserva dos produtos, clique em finalizar separação para concluir esta etapa e informar que os produtos já foram devidamente separados.
3 | Aguardando coleta dos produtos
Assim que finalizar a separação, o novo status será definido como aguardando coleta. Nesta etapa, o profissional entrará na tela de requisições de produto e fará a visualização e confirmação desta coleta.
Ao abrir a requisição para coletar, o profissional precisará clicar em confirmar coleta e informando o seu nome. Feito isso, o produto estará coletado e o status da requisição devidamente alterado para coletado.
4 | Conferência e saída do estoque
Após realizar a coleta, o fluxo seguirá normalmente. O paciente será atendido, o produto será utilizado e posteriormente será necessário voltar neste menu de requisição e registrar a utilização do produto.
Após registrar o uso do produto, o status da requisição mudará para aguardando conferência. Então o profissional do estoque acessará esta requisição e a confirmação de uso para que ocorra a movimentação por uso e saída no estoque.
Ao confirmar a saída do produto do estoque por tudo, clique em finalizar requisição.
Do agendamento à utilização do produto
A requisição também cria uma sequência mais organizada para o estoque:
Agendamento → Requisição → Separação → Coleta → Conferência → Saída
Essa diferença é importante porque o produto não é simplesmente baixado assim que é associado a um procedimento. Primeiro, ele é separado e fica reservado para aquela utilização. A saída efetiva do estoque acontece só depois da conferência.
Isso permite que a equipe tenha uma visão precisa do que está:
Pendente;
Em separação;
Aguardando coleta;
Aguardando conferência;
Conferido e pronto para a saída do estoque.
💡Dica: Separe e confira antes da utilização: a requisição permite preparar os produtos com antecedência e conferi-los antes da baixa definitiva. Enquanto a conferência não é concluída, os itens permanecem reservados no estoque.
Uma gestão de estoque mais inteligente
A requisição de estoque conecta o planejamento dos procedimentos à gestão dos materiais necessários para realizá-los. Ao antecipar a separação, reservar os produtos e conferir antes da saída definitiva, a empresa ganha mais controle sobre o estoque e consegue tomar decisões de compra com maior precisão.
No fim, o benefício não está apenas em organizar uma etapa operacional. Está em reduzir desperdícios, evitar erros, melhorar o planejamento e garantir que os produtos certos estejam disponíveis no momento certo.
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