Como é Feito o Envio Automático dos Lembretes
Assim que você agenda um paciente no Codental, o sistema prepara o envio da mensagem de confirmação.
Aproximadamente 24 horas antes da consulta, uma mensagem é enviada para o número de celular cadastrado na ficha do paciente. Após a confirmação ser realizada pelo paciente, a agenda é alterada conforme sua resposta.
Verde: Consulta confirmada.
Vermelho: Consulta cancelada pelo paciente.
Caso a consulta esteja marcada para uma segunda-feira, você pode configurar se o envio da mensagem será na sexta, sábado ou domingo anterior, conforme as preferências da clínica.
Dica: Para ajustar quando as mensagens serão enviadas, consulte o artigo Como ativar e configurar as mensagens automáticas.
Diferenças Entre WhatsApp e SMS na Confirmação
O Codental permite o envio de lembretes por WhatsApp ou SMS, porém a forma de confirmação pelo paciente varia:
WhatsApp: O paciente recebe uma mensagem com botões "SIM" e "NÃO". Ao clicar em um dos botões, ou responder com, SIM, ou NÃO, a confirmação ou o cancelamento da consulta é registrado automaticamente no sistema.
SMS: O paciente recebe uma mensagem de texto contendo um link. Ao clicar nesse link, o paciente é direcionado a uma página onde pode confirmar ou cancelar a consulta. Esse método é igualmente simples, porém ao invés dos botões na própria mensagem, a interação ocorre através do link enviado.
Alterando o Texto da Mensagem
Somente a mensagem via WhatsApp pode ser alterada, mas dentro de modelos pré-aprovados pela Meta (empresa responsável pelo WhatsApp). Isso significa que o texto segue padrões estabelecidos e não pode ser totalmente personalizado. Essas regras existem para evitar spam e garantir uma boa experiência ao usuário no WhatsApp.
Se quiser alterar a mensagem do WhatsApp, veja o artigo Como alterar a mensagem de confirmação de consulta do WhatsApp.
Verificando as Respostas e Interagindo com o Paciente
Como o envio é feito pela central de mensagens do Codental (um número da nossa plataforma), assim que o paciente responde, abre-se uma janela de 24 horas durante a qual você pode interagir diretamente com ele.
Isso significa que você pode enviar respostas, tirar dúvidas ou fornecer orientações adicionais diretamente na Central de Mensagens, sem precisar usar outro canal de comunicação.
Para conferir as respostas dos pacientes, clique no ícone de diálogo no menu principal, acessando a Central de Mensagens.
O que é Necessário para o Envio dos Lembretes?
Número de telefone com DDD: Verifique se o telefone do paciente está correto.
Opção WhatsApp ou SMS definida: Defina no cadastro do paciente o canal a ser utilizado. Veja o artigo Como cadastrar um novo paciente.
Confirmação de consultas ativada nas configurações: Verifique o artigo Como ativar e configurar a confirmação automática das consultas.
Créditos de Mensagens: É necessário adquirir créditos para o envio dos lembretes, seja WhatsApp ou SMS. Alguns planos oferecem bônus mensais de SMS, porém o WhatsApp é sempre adquirido à parte. Certifique-se de ter créditos disponíveis para que as mensagens sejam enviadas corretamente.
Dica: Caso não queira gastar com créditos, você pode usar a confirmação manual das consultas. Ela é gratuita, enviada pelo seu número, pode ser personalizada e agiliza a sua rotina. Verifique o artigo Como confirmar as consultas manualmente.
Dúvidas sobre o custo de mensagens automáticas
Saiba mais sobre créditos de WhatsApp e SMS neste artigo:
Cobrança de Mensagens Automáticas no Codental: Como Funciona e Quanto Custa?
Conclusão
A confirmação automática das consultas no Codental, seja via WhatsApp ou SMS, facilita a comunicação, reduz faltas e melhora a experiência do paciente. Ao entender as diferenças de cada canal, saber como ajustar a mensagem e gerenciar créditos, você garante o pleno funcionamento desta funcionalidade. Caso reste alguma dúvida, entre em contato com nosso suporte.
Agora que você entende como funciona a confirmação automática, entenda também Como cadastrar um novo paciente e otimize ainda mais sua rotina!