Importador de Múltiples Documentos a Gestor Documental
Para realizar la carga masiva de documentos en formato PDF en el Gestor Documental, se debe acceder al módulo correspondiente y seguir la ruta indicada a continuación:
Gestor Documental → Listado de Documentos → Espacio de Trabajo
Una vez ingresado al Espacio de Trabajo.
Luego de ingresar al Espacio de Trabajo, se habilitará la pestaña correspondiente.
En la barra de herramientas, se encontrará la opción “Importador de Múltiples Documentos ↑↓”.
Para continuar con el proceso de carga masiva, seleccione la opción “Generar Plantilla”, la cual permitirá obtener el archivo base necesario para preparar la información de los documentos que serán incorporados al Gestor Documental.
La plantilla contempla los siguientes campos:
RUT del trabajador: corresponde al Rol Único Tributario del trabajador asociado al documento. Campo obligatorio.
Nombre y apellidos del trabajador: corresponde al nombre completo del trabajador asociado al documento. Campo obligatorio.
Tipo de documento: se debe seleccionar el tipo de documento que será cargado en el Gestor Documental. Campo obligatorio.
Descripción: se debe ingresar una descripción que permita identificar y/o complementar la información asociada al documento. Campo obligatorio.
Nombre y apellidos de los participantes del flujo: corresponde a las personas que participarán en el flujo de gestión o aprobación del documento. Campo opcional.
Fecha de vencimiento: corresponde a la fecha en que caduca o vence el documento, cuando corresponda. Campo opcional.
Nombre y extensión del documento: se debe indicar el nombre exacto del archivo que será cargado, incluyendo su extensión. Por ejemplo: nombre_archivo.pdf. Campo obligatorio.
Importante: El nombre ingresado en este campo debe coincidir exactamente con el nombre del archivo PDF que se encuentra disponible para realizar la carga masiva.
Ejemplo:
Es importante que, antes de realizar la importación, todos los documentos PDF que serán cargados se encuentren almacenados en una única carpeta en el computador.
Esta carpeta debe contener exclusivamente los documentos que se desean importar, ya que al momento de seleccionar la carpeta para realizar la carga, el sistema procesará todos los archivos contenidos en ella.
Una vez listo los pasos anteriores procedemos a cargar los documentos desde Listado de Documentos en la barra de herramientas encontraremos la opcion de Importador de Múltiples Documentos ↑↓ donde debemos seleccionar Importar Datos.
En el Paso 1, se debe cargar la plantilla Excel previamente completada.
Una vez cargada la plantilla Excel, el sistema mostrará la información contenida en ella, permitiendo verificar los datos registrados antes de continuar con el proceso.
Una vez validada la información, el sistema avanzará automáticamente al Paso 2
se deberá cargar la carpeta que contiene los documentos en formato PDF preparados previamente.
Para continuar con el proceso de importación, deberá seleccionar la opción “Subir”.
Si la información y los archivos se encuentran correctamente cargados, se deberá seleccionar la opción “Aceptar” para confirmar y continuar con el proceso de importación.
Una vez finalizado el proceso de importación, se deberá actualizar o refrescar el módulo “Listado de Documentos” para visualizar los documentos que fueron incorporados.
Finalmente, una vez actualizado el módulo, todos los documentos importados se visualizarán en el “Listado de Documentos”.
De esta manera, se podrá verificar que los documentos fueron incorporados correctamente al Gestor Documental, finalizando así el proceso de importación masiva.
